Руководство администратора

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Июня 2013 в 20:53, курсовая работа

Описание работы

На первый взгляд работа с Access кажется не столь простой, как, например, работа с текстовым редактором, где можно сразу же приступать к набору теста. Прежде чем мы вообще сможем управлять собственными данными с помощью Access, необходимо создать базу данных, состоящую из таблиц.
На основе базовых таблиц создаем запросы, которые обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам. В Access результат запроса можно всегда использовать так же, как таблицу. На основании запроса можно разработать форму или отчет.
Далее создаем формы, которые являются наиболее удобным средством отображения данных. Преимущество формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде.

Содержание работы

ВВЕДЕНИЕ 2
1 АННАЛИЗ ИСХОДНЫХ ДАННЫХ И РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ 3
1.1 Основания и назначение разработки 3
1.2 Назначение БД 3
1.3 Описание предметной области 3
2 РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРАТОРА 7
2.1 Требования к информационному и программному обеспечению 7
2.3 Разработка форм 22
2.4 Создание запросов 23
2.5 Разработка отчётов 24
3 РУКОВОДСТВА ПОЛЬЗОВАНИЯ БД 26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 29

Скачать архив (203.98 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Файлы: 1 файл

KP_Boldyreva.docx

— 212.38 Кб (Скачать файл)

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 2

1 АННАЛИЗ ИСХОДНЫХ ДАННЫХ И РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ 3

1.1 Основания и назначение разработки 3

1.2 Назначение БД 3

1.3 Описание предметной области 3

2 РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРАТОРА 7

2.1 Требования к информационному и программному обеспечению 7

2.3 Разработка форм 22

2.4 Создание запросов 23

2.5 Разработка отчётов 24

3 РУКОВОДСТВА ПОЛЬЗОВАНИЯ БД 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 29

ВВЕДЕНИЕ

На основе базовых таблиц создаем запросы, которые обеспечивают быстрый и эффективный доступ к данным, хранящимся в таблице. Поэтому они представляют собой важное дополнение к таблицам. В Access результат запроса можно всегда использовать так же, как таблицу. На основании запроса можно разработать форму или отчет.

Далее создаем формы, которые являются наиболее удобным средством отображения данных. Преимущество формы для ввода и редактирования данных состоит в простоте и наглядности, так как записи таблицы или запроса представлены в форме в удобном виде.

Создаем отчеты позволяющие представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Причем возможности оформления данных для вывода на печать настолько же гибки, как и возможности отображения на экране.

1 АННАЛИЗ ИСХОДНЫХ ДАННЫХ И РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ

1.1 Основания и назначение разработки

Основание разработки является выполнение данной курсовой работы.

Назначением курсовой работы является приобретение навыков самостоятельной разработки БД в СУБД Access.

1.2 Назначение БД

Областью применения данной БД является ООО «Омега-сервис», основная функция которой – доставка воды покупателям.

Данная БД упрощает работу по ведению документации, позволяя хранить и обрабатывать всю информацию в электронном виде, экономя время сотрудников.

1.3 Описание предметной области

Все данные содержатся в таблицах, список которых приведен в Таблице 1.1.

Начало работы базы данных начинается с занесения в нее информации о сотрудниках, клиентах и поставщиках.

Поступление товара на склад осуществляется по заказу сотрудника поставщику, заранее внеся информацию о товаре в БД («Товары»). Каждая строка заказа содержит данные о заказываемом товаре и об объеме заказа. При поступлении товара на склад обновляется его количество на складе («Движение товара»). Также мы можем вернуть товар поставщику, указав причину возврата.

Теперь когда товар есть на складе, сотрудник может оформить заказ от покупателя. Заказ покупателя должен содержать информацию о покупателе, сотруднике, который этот заказ доставит, и непосредственно информацию о самом заказе: время доставки, товар и объем. Когда заказ оформлен, товар отгружается со склада (количество на складе обновляется). Когда заказ будет оплачен, в форме этого заказа появится флажок «Оплачен». Покупатель также может вернуть товар, указав соответствующие причины.

Таблица 1.1 - Список таблиц

Наименование таблицы	Наименование полей таблицы
Компания	Компания, Директор, Телефон, Область/Регион, Город, Улица, Дом.

Продолжение таблицы 1.1

Сотрудники

ИД сотрудника,

Фамилия,

Имя,

Отчество,

Компания,

Должность,

Город,

Улица,

Дом,

Корпус,

Квартира,

Телефон,

Дата рождения,

Паспортные данные,

Дата приема на работу,

Оклад,

Дополнительная информация.

Поставщики

ИД поставщика,

Наименование поставщика,

Контактное лицо,

Телефон,

Область,

Город,

Улица,

Дом,

Дополнительная информация.

Покупатели

ИД покупателя,

Имя покупателя,

Контактное лицо,

Налоговый статус,

Город,

Район,

Улица,

Дом,

Корпус,

Квартира,

Телефон,

Способ оплаты,

Дополнительная информация.

Продолжение таблицы 1.1

Товары

ИД товара,

Наименование,

Категоория,

Цена закупочная,

Цена розничная,

Единица измерения,

Описание.

Склады

ИД склада,

Наименование склада.

Движение на складе

ИД склада,

ИД товара,

Количество на складе,

Дата.

Заказ от покупателя

ИД заказа,

ИД покупателя,

ИД сотрудника,

Дата заказа,

Время доставки,

Состояние заказа,

Дополнительная информация.

Сведения о заказе покупателя

ИД заказа,

ИД товара,

Количество.

Заказ поставщику

ИД заказа,

ИД поставщика,

ИД сотрудника,

Дата заказа.

Сведения о заказе поставщику

ИД заказа,

ИД товара,

Количество.

Оплата от покупателя

ИД операции,

ИД заказа,

ИД покупателя,

Дата,

Сумма.

Возврат от покупателя

ИД операции,

ИД покупателя,

ИД товара,

Количество,

Дата,

Причины возврата.

Продолжение таблицы 1.1

Возврат поставщику

ИД операции,

ИД покупателя,

ИД товара,

Количество,

Дата,

Причины возврата.

Список пользователей БД «Омега-сервис»:

Руководитель;
Бухгалтерия;
Менеджеры;
Кладовщики;
Водители.

В зависимости от того, кем является пользователь, зависит его доступ к данным, содержащимся в БД. Полномочия пользователей можно разделить на внесение данных в БД (Таблица 1.2) и просмотр уже имеющихся данных (Таблица 1.3).

Таблица 1.2 - Список пользователей и вводимые ими данные

Пользователь	Вводимые данные
Руководитель	Вносит информацию о компании и сотрудниках.
Менеджеры	Вводит данные о покупателе. Оформляет заказы от покупателей. Вносит оплату от покупателей. Вносит информацию о возврате товара.
Кладовщики	Вносит информацию о складах и имеющихся на них товарах. Оформляет заказ поставщику.

Таблица 1.3 - Список пользователей и получаемые ими данные

Пользователь	Получаемые данные
Руководитель	Вся информация
Бухгалтерия	Оплата от покупателя
Менеджер	Может посмотреть информацию о товаре и наличие его на складе, информацию по клиентам и поставщикам.
Кладовщик	Может просматривать информацию по товарам
Водитель	Может просматривать информацию по покупателям и поставщикам

2 РУКОВОДСТВО АДМИНИСТРАТОРА

2.1 Требования к информационному и программному обеспечению

Для использования Microsoft Office Access 2007 необходимо оборудование, приведённое в Таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Требования к системе

Компонент	Требование
Процессор	Частота не ниже 500 МГц
Память	ОЗУ не менее 256 МБ
Место на жестком диске	1,5 ГБ. Часть места на диске будет освобождена после установки при удалении с него исходного загрузочного пакета.
Устройство чтения дисков	Дисковод для компакт-дисков или DVD-дисков
Экран	Разрешение не менее 1024x768 точек
Операционная система	Microsoft Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2), Windows Server 2003 с пакетом обновления 1 (SP1) или более поздняя версия¹
Прочее	Для ряда дополнительных возможностей совместной работы требуется наличие подключения к Microsoft Windows Server 2003 с пакетом обновления 1 (SP1) или более поздней версии с запущенными службами Microsoft Windows SharePoint Services. Для сбора данных с использованием электронной почты требуется Microsoft Outlook 2007. Internet Explorer 6.0 или более поздней версии, только 32-разрядный обозреватель. Для функциональности Интернета требуется подключение к Интернету (может взиматься дополнительная плата).
Дополнительно	Фактические требования и функциональность продукта могут отличаться в зависимости от системной конфигурации и операционной системы.

¹Мастер очистки Office недоступен в 64-разрядных операционных системах.

2.2 Разработка таблиц и схемы данных

Схема данных приведена на Рисунке 1.

Межтабличные связи — это та основа, с помощью которой можно обеспечить целостность данных, чтобы в базе данных не было непарных записей. Непарная запись — это запись, у которой нет ссылки на другую запись. Виды связей используемых в БД приведены в Таблице 2.2.

Все таблицы данной БД удовлетворяют трём нормальным формам.

Таблица 2.2 - Типы связей и их примеры в данной БД

Тип связи

Примеры

1↔1

Один-к-одному

В данной БД такой тип связи не представлен

1↔∞

Один-ко-многим

Компания ↔ Сотрудники

Сотрудники ↔ Заказ от покупателя

Сотрудники ↔ Заказ поставщику

Заказ от покупателя ↔ Сведения о заказе покупателя

Заказ от покупателя ↔ Оплата от покупателя

Покупатели ↔ Заказ от покупателя

Покупатели ↔ Возврат от покупателя

Товары ↔ Сведения о заказе покупателя

Товары ↔ Движение на складе

Склады↔ движение на складе

Товары ↔ Сведения о заказе поставщику

Заказ поставщику ↔ Сведения о заказе поставщику

Поставщики ↔ Заказ поставщику

Поставщики ↔ Возврат поставщику

∞↔∞

Многие-ко-многим

Товары ↔ Склады

Товары ↔ Заказ от покупателя

Товары ↔ Заказ поставщику

Сотрудники ↔ Покупатели

Сотрудники ↔ Поставщики

Таблица «Компания» (Таблица 2.3) содержит данные о компании.

Таблица 2.3 - «Компания»

Название поля	Тип данных	Свойства поля
#Компания	Текстовый	Размер поля: 50 Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Директор	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: Да Индексированное поле: Нет
Телефон	текстовый	Размер поля: 50

Продолжение таблицы 2.3

Страна	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: Нет Индексированное поле: Нет
Область/Регион	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: Нет Индексированное поле: Нет
Город	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: Нет Индексированное поле: Нет
Улица	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: Нет Индексированное поле: Нет
Дом	Числовой	Размер поля: Целое Обязательное поле: Нет Индексированное поле: Нет

Таблица «Сотрудники» (Таблица 2.4) содержит данные о сотрудниках, которые работают в компании.

Таблица 2.4 - «Сотрудники»

Название поля	Тип данных	Свойства поля
# ИД сотрудника	Счётчик	Размер поля: длинное поле Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Фамилия	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: нет Индексированное поле: нет
Имя	Тестовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: нет Индексированное поле: нет
Отчество	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: нет Индексированное поле: нет
Компания	Текстовый	Размер поля: 50 ПОДСТАНОВКА: Тип элемента управления: Поле со списком Тип источника строк: Таблица или запрос Источник строк: SELECT [Компания].[Компания] FROM Компания;

Продолжение таблицы 2.4

Должность	Текстовый	Размер поля: 50
Город	Текстовый	Размер поля: 30
Улица	Текстовый	Размер поля: 30
Дом	Числовой	Размер поля: целое
Корпус	Текстовый	Размер поля: 5
Квартира	Числовой	Размер поля: целое
Телефон	Текстовый	Размер поля: 50
Дата рождения	Дата/время	Формат поля: Краткий формат даты
Паспортные данные	Поле МЕМО	Формат текста: Обычный текст
Дата приема на работу	Дата/время	Формат поля: Средний формат даты
Оклад	Денежный	Формат поля: денежный
Дополнительная информация	Поле МЕМО	Формат текста: Обычный текст

Таблица «Покупатели» (Таблица 2.5) содержит данные о покупателях, с которыми работают сотрудники. Каждой покупателю присваивается свой ИД.

Таблица 2.5 - «Покупатели»

Название поля	Тип данных	Свойства поля
#ИД покупателя	Счетчик	Размер поля: длинное поле Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Имя покупателя	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: нет Индексированное поле: нет
Контактное лицо	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: нет Индексированное поле: нет
Налоговый статус	Текстовый	Размер поля: 50 ПОДСТАНОВКА: Тип элемента управления: Поле со списком Тип источника строк: Список значений Источник строк: "Юридическое лицо";"Физическое лицо"
Город	Текстовый	Размер поля: 50 Обязательное поле: нет Индексированное поле: нет

Информация о работе Руководство администратора