Учет наличных денег

51 «Расчетные счета»

 

Сданы денежные средства на валютный счет 

52 «Валютные счета»

 

Сданы денежные средства на специальные счета в банке 

55 «Специальные счета в  банках»

 

Переданы деньги инкассатору  для отправки в банк 

57 «Переводы в пути»

 

Произведена оплата поставщику из кассы предприятия 

60 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками»

 

Выплачены из кассы покупателю денежные средства. Такая выплата  может быть произведена в случае возврата покупателю излишне полученной суммы. 

62 «Расчеты с покупателями  и заказчиками»

 

Произведено погашение краткосрочного кредита или займа 

66 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам»

 

Произведено погашение долгосрочного  кредита или займа 

67 «Расчеты по долгосрочным  кредитам и займам»

 

Выплачена из кассы заработная плата 

70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда»

 

Выданы из кассы под  отчет денежные средства 

71 «Расчеты с подотчетными  лицами»

 

Выплачены из кассы предприятия  денежные средства работникам в счет расчетов по прочим операциям 

73 «Расчеты с персоналом  по прочим операциям»

 

Выплачены денежные средства по расчетам с учредителями 

75 «Расчеты с учредителями»

 

Выплачены денежные средства из кассы предприятия по расчетам с разными дебиторами и кредиторами 

76 «Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами»

 

Выплачены денежные средства по прочим операциям, не связанным непосредственно  с основной деятельностью. Например, выплачена из кассы предприятия  сумма штрафа за нарушение условий  договора. 

91 «Прочие доходы и расходы»

 

  

 

 

Хозяйственная операция 

Дебет

 

Выявлена недостача денежных средств при инвентаризации кассы 

94 «Недостачи и потери  от порчи ценностей»

 

И др. 

 

 

 

При работе с кассовыми  документами необходимо обращать внимание на то, чтобы:

приходные кассовые ордера и  квитанции к ним, а также расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой  ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки  или исправления в этих документах не допускаются. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства;

в наличии должны быть все  разрешительные подписи, предусмотренные  формой документов. Причем подписи  должны быть не любые, а подлинные  подписи лиц, имеющих право подписывать  такие документы;

в приходных и расходных  кассовых ордерах указывается основание  для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Если в расходном кассовом ордере или приходном кассовом ордере указаны прилагаемые документы, то эти документы должны быть в наличии;

выдача приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается;

прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться  только в день их составления;

расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег  по платежной (рас- четно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается;

выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе не принимается. Эта сумма  считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, находящиеся  в кассе, но не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход  предприятия;

сумма прописью должна начинаться с большой буквы и с начала строки, что позволит избежать злоупотреблений  кассира. Ведь в ряде случаев достаточно легко, например, «одну тысячу двести рублей» превратить в «Двадцать одну тысячу двести рублей»;

приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются  кассиром, а приложенные к ним  документы наряду с самими приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами погашаются штампом  или надписью «Оплачено» с указанием  даты (числа, месяца, года). На многих предприятиях, согласно логике на приходных документах ставят штамп «Получено», а на расходных  документах штамп «Оплачено». На наш  взгляд, это не является фактическим  нарушением требований порядка кассовых операций, хотя формально нарушение  есть. Ведь, согласно Порядку ведения  кассовых операций должен стоять штамм  «Оплачено». В результате некоторые  проверяющие - приверженцы формализма пишут замечания. Поэтому, не хотите даже небольшой проблемы - ставьте  штампик «Оплачено». Хотелось бы вкратце пояснить, собственно, для каких целей необходим этот штампик. Представим такую ситуацию. Работник пишет заявление с просьбой оказать ему материальную помощь. Его просьба находит отзыв в душе руководителя, и работник получает, например, 5000 руб. материальной помощи. Кассир подшивает данный документ к кассе, однако штамп «Оплачено» не ставит. Этот дает работнику не очень моральную (но мы сейчас говорим о возможностях, а не о морали) возможность, если это заявление вновь окажется в его руках, получить эти 5000 руб. еще раз, подделав даты и выдав этот документ за новое заявление. Наличие штампа «Оплачено» автоматически исключит возможность такой аферы, т.к. будет наглядно видно, что деньги по данному заявлению уже были выплачены.

 

Но в соответствии с  требованиями Порядка ведения кассовых операций мало оформить поступление  и выдачу денежных средств приходным кассовым ордером и расходным кассовым ордером. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

 Заметим, что требование  о ведении журнала регистрации  приходных и расходных кассовых  ордеров и заменяющих их документов  часто не выполняется в ходе  практической деятельности. В то  же время ведение такого журнала  обеспечивает выполнение мер  дополнительного контроля за движением денежных средств. Несомненно, что ведение данных журналов вручную приносит дополнительные хлопоты бухгалтеру.

 

Хотя, если бухгалтерия ведется  в автоматизированной программе  компьютерного учета, то рассматриваемые  журналы формируются автоматически  без дополнительных трудозатрат.

 

Так, в программе 1С (конфигурация «Бухгалтерский учет») для этого  необходимо зайти в следующие  меню:Журналы ----------> Касса ---------> Реестр

 

 

Затем в журнале «Реестр  документов» можно выбрать необходимые  настройки (меню «Настройки»).

 Но и на этом обязанности  по ведению кассы не заканчиваются.  Кассир должен все поступление  и расходование денежных средств  учесть в кассовой книге. В  соответствии с требованиями  Порядка ведения кассовых операций  кассовая книга должна быть  на предприятии только одна. Она  должна быть пронумерована, прошнурована  и опечатана печатью. Количество  листов в кассовой книге заверяется  подписями руководителя и главного  бухгалтера данного предприятия.

 

Кто-то, кто слышал о таком  документе, как отчет кассира, спросит: «А отчет кассира - это что, какой-то другой документ?».

 Поясним, что записи  в кассовой книге ведутся в  2-х экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов  должны быть отрывными и служат  отчетом кассира. То есть это  тот же самый документ, но называемый  отчетом кассира. А первые экземпляры  листов остаются в кассовой  книге и представляют собой  собственно кассовую книгу. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Если учет ведется на компьютере, то отчет кассира ничем не будет отличаться от кассовой книги, разве что название будет «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». В последнем за каждый месяц «Вкладном листе кассовой книги», сформированном на компьютере, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее коли­чество листов кассовой книги за год.

 

Записи в кассовую книгу  производятся кассиром сразу же после  получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги  операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в  кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.

 

Подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера предприятия  или лица, его заменяющего.

 

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

 

Получая наличные деньги в  оплату за проданный товар, предприниматель  пробьет кассовый чек на ККМ, и  зафиксирует поступление выручки  в Книге учета доходов и  расходов. Причем согласно Закону о  ККТ пробивать кассовый чек ему  необходимо как при расчетах с  физическими лицами, инди­видуальными предпринимателями, так и при расчетах с организациями. На основании показаний контрольно-кассовой техники предприниматель будет вести учет своих доходов, полученных наличными денежными средствами.

 

Другие поступления наличных денег для предпринимателя не являются его доходами от предпринимательской  деятельности, пробивать их по кассе  не нужно, следовательно, и отражать в Книге учета доходов и  расходов не надо.

 

Оплачивая те или иные расходы  наличными деньгами, предприниматель  получит от продавца товаров, работ, услуг документ, подтверждающий факт оплаты: чек ККМ, корешок к приходному кассовому ордеру, товарный чек и  др.

 

Перечисленные документы  и будут являться теми первичными учетными документами, которые необходимы для отражения расходных операций в Книге учета доходов и  расходов. А выписывать расходный  ордер при этом ему совсем не обязательно.

 

Заработная плата, которая  начисляется сотрудникам индивидуального  предпринимателя, выдается на основании  пятого раздела Книги учета доходов  и расходов. В Таблице № 5 сотрудники расписываются в получении начисленных  денежных сумм. Следовательно, отдельную  платежную ведомость на выдачу заработной платы предприниматель оформлять  не должен.

 

Такой порядок предпринимателю  удобен в том случае, если он сам  выполняет обязанности кассира, самостоятельно получает и расходует  наличные денежные средства.

 

Если предприниматель  загружен другой работой, то он может  переложить обязанности кассира  на наемного работника.

 

Доверяя свое имущество наемному работнику, предприниматель возлагает  на него материальную ответственность  за переданные ему ценности. Материальная ответственность может быть возложена  на работника при наличии следующих  условий:

имуществу предпринимателя  нанесен действительный ущерб;

имеет место противоправное поведение работника;

вина работника установлена;

между противоправным поведением работника, его виной и ущербом, возникшим у предпринимателя, существует связь.

 

Действительный ущерб  выражается в реальном уменьшении имущества  работодателя или в ухудшении  имущества, а также в необходимости  для работодателя произвести затраты  либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.

 

Материальная ответственность  не накладывается на работника, если ущерб причинен вследствие действия непреодолимой силы, нормального  хозяйственного риска или крайней  необходимости. Также сотрудник  не будет возмещать ущерб, если предприниматель  не обеспечил условия для хранения имущества.

 

Перечень случаев, когда  работник может быть привлечен к  полной материальной ответственности, приведен в статье 243 Трудового кодекса  РФ. Это случаи, когда:

полная материальная ответственность  возложена на сотрудника Трудовым кодексом РФ или другим законом;

выявлена недостача ценностей, полученных по договору или доверенности;

ущерб причинен умышленно;

ущерб причинен в состоянии  алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

ущерб причинен в результате преступных действий или административного  проступка;

сотрудник разгласил служебную  или коммерческую тайну;

ущерб причинен не при исполнении трудовых обязанностей.

 

В перечисленных выше случаях  работник обязан возместить предпринимателю  причиненный ущерб в полном размере, а также ущерб, который возник у него из-за возмещения вреда третьим  лицам.

 

При этом предприниматель  не имеет права на возмещение со стороны работника неполученных доходов (упущенной выгоды) и должен доказать вину работника в причинении ущерба.

 

Категории работников, с которыми могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности, приведены в постановлении Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. К ним  относятся:

работники, которые имеют  дело с наличными деньгами (кассиры, контролеры и контролеры-кассиры и другие работники);

работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку  материальных ценностей (заведующие складов, ломбардов, камер хранения, а также  кладовщики, кастелянши, агенты по заготовке  или снабжению, экспедиторы и  другие);