Платежный календарь, порядок составления

Реестр заявок —  это перечень заявок, консолидированных  по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать  полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении  денег.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный  календарь»

После проверки и  одобрения оплаты предоставленных  заявок считается, что платежный  календарь как бизнес-процесс  реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в  какие сроки. Именно на данном этапе  важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает  порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат  платежной дисциплины предприятия  и его репутацию добросовестного  партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие  вырабатывает схему, целесообразную и  удобную для него.

При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать  определенным принципам:

• достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);
• организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);
• возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);
• динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).

Наиболее наглядный  вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).

5. Регламентация бизнес-процесса  «Платежный календарь»

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в  регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными  для исполнения всеми подразделениями  и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке  прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях  сотрудников, последовательности действий.

6. Автоматизация бизнес-процесса  «Платежный календарь»

Для поддержания  оперативного управления денежными  потоками потребуется автоматизация  соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

• создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
• формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
• реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
• разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Некоторые предприятия  для автоматизации бизнес-процессов  управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.

 

3. Разработка платежного календаря

1. Платежный календарь, Главная цель разработки.

План  поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий  год с разбивкой по кварталам  или месяцам, дает лишь общую основу управления денежными потоками предприятия. Вместе с тем, высокий динамизм этих потоков, их зависимость от множества  факторов краткосрочного действия определяют необходимость разработки планового  финансового документа, обеспечивающего  ежедневное управление поступлением и  расходованием денежных средств предприятия. Таким плановым документом выступает платежный календарь.

Термин «платежный календарь» имеет ряд аналогов – «кассовый бюджет», «текущий бюджет поступления и расходования денежных средств» и других. Каждый из этих терминов имеет право на существование, если содержанием этих документов является оперативный, составленный в рамках одного месяца план денежных потоков (поступления и расходования денежных средств) по предприятию в целом или отдельным его центрам ответственности (структурным единицам и подразделениям). Вместе с тем, следует учесть, что оперативные планы денежных потоков – это прежде всего установленные в рамках одного месяца сроки и объемы платежей, поэтому более предпочтительным в этих целях является использование термина «платежный календарь».

Платежный календарь, разрабатываемый  на предприятии в разнообразных  вариантах, является самым эффективным  и надежным инструментом оперативного управления его денежными потоками. Он позволяет решать следующие основные задачи:

• свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств ("оптимистический", "реалистический", "пессимистический") к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;
• в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем «самым эффективность денежного оборота предприятия;
• обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;
• в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, т.е. его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;
• включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (а соответственно и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

Основной целью разработки платежного календаря (во всех его вариантах) является установление конкретных сроков поступления денежных средств и платежей предприятия и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий. С учетом этой цели платежный календарь определяют иногда как"план платежей точной даты".

Наиболее распространенной формой платежного календаря, используемой в  процессе оперативного планирования денежных потоков предприятия, является его  построение в разрезе двух разделов:

1) график  
2) графика предстоящих поступлений денежных средств.

Однако если планируемый вид денежного потока носит односторонний характер (только положительный или только отрицательный), платежный календарь разрабатывается в форме одного соответствующего раздела.

Временной график платежей дифференцируется в платежном календаре обычно в ежедневном разрезе, хотя отдельные  виды этого планового документа  могут иметь и другую периодичность  – еженедельную или ежедекадную (если такая периодичность не оказывает  существенного влияния на ход  осуществления денежного оборота  предприятия или вызвана неопределенностью  сроков платежей).

Виды платежного календаря дифференцируются в рамках предприятия в разрезе  отдельных видов хозяйственной  деятельности, а также в разрезе  различных типов центров ответственности (структурных единиц и подразделений).

Основные виды платежного календаря  предприятия, дифференцированные по этим признакам, имеют следующий вид.

По операционной деятельности.

В целом по предприятию:

• Налоговый платежный календарь;
• Календарь инкассации дебиторской задолженности;
• Календарь обслуживания финансовых кредитов;
• Календарь выплат заработной платы.

По отдельным центрам ответственности:

• Календарь (бюджет)  формирования производственных запасов;
• Календарь (бюджет) управленческих расходов;
• Календарь (бюджет) реализации продукции

По инвестиционной деятельности.

В целом по предприятию:

• Календарь (бюджет) формирования портфеля долгосрочных инвестиций
• Календарь (капитальный бюджет) реализации программы реальных инвестиций.

По отдельным центрам, ответственности :

• Календарь (капитальный бюджет) реализации отдельных инвестиционных проектов;

По финансовой деятельности.

В целом по предприятию:

• Календарь (бюджет) эмиссии акции;
• Календарь (бюджет) эмиссий облигаций;
• Календарь амортизаций основного долга по финансовым кредитам.

1. В системе оперативного  управления денежными потоками  по оперативной деятельности  предприятия.

 
Налоговый платежный календарь. Этот плановый документ разрабатывается по предприятию в целом и содержит обычно только один раздел – "график налоговых платежей" (возвратные платежи по налоговым перерасчетам денежных средств включаются обычно в календарь инкассации дебиторской задолженности). В составе этого платежного календаря отражаются суммы всех видов налогов, сборов и других налоговых платежей, перечисляемых предприятием в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды. Календарной датой уплаты избирается, как правило, последний день установленного срока перечисления налоговых платежей каждого вида.

Календарь инкассации дебиторской  задолженности. Этот вид платежного календаря разрабатывается обычно по предприятию в целом (хотя при наличии специализированного подразделения – кредитного отдела – он может охватывать группу платежей только этого центра ответственности). По текущей дебиторской задолженности платежи включаются в календарь в суммах и сроки, предусмотренные соответствующими договорами (контрактами) с контрагентами. По просроченной дебиторской задолженности эти платежи включаются в данный плановый документ на основе предварительного согласования сторон. Календарь инкассации дебиторской задолженности содержит только один раздел – "график поступления денежных средств". В целях отражения реального денежного оборота предприятия датой поступления денежных средств считается день их зачисления на расчетный счет предприятия (это позволяет исключить период флоута в расчетах с дебиторами).

Календарь обслуживания финансовых кредитов. В соответствии с действующей международной практикой составления «отчетности и прогнозирования денежных потоков обслуживание финансовых кредитов отражается в составе операционной (а не финансовой) деятельности предприятия. Это связано с тем, что проценты за кредит, лизинговые платежи и другие расходы предприятия по обслуживанию финансового кредита входят в состав себестоимости продукции и соответственно влияют на размер формируемой операционной прибыли. Указанный календарь разрабатывается в целом по предприятию и содержит лишь один раздел – "график выплат, связанных с обслуживанием финансового кредита". Суммы и даты выплат включаются в платежный календарь в соответствии с условиями кредитных (лизинговых) договоров.

Календарь выплат заработной платы. Такой платежный календарь разрабатывается обычно на Предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц (филиалов, цехов и т.п.). Даты таких выплат устанавливаются на основе коллективного трудового договора или индивидуальных трудовых контрактов, а суммы платежей – исходя из штатного расписания и разработанной соответствующей сметы затрат. Указанный платежный календарь содержит обычно один раздел – "график выплат заработной платы".

Календарь (бюджет) формирования производственных запасов разрабатывается обычно для соответствующих центров затрат (структурных подразделений, осуществляющих материально-техническое обеспечение производства). В состав платежей этого календаря входят обычно стоимость закупаемых сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, а также расходы по транспортированию и страхованию в процессе перевозки. Если формируемые производственные запасы требуют специальных режимов хранения (охлаждения, газовой среды и т.п.), то данный вид платежного календаря может отражать и расходы по их хранению. Указанный календарь содержит лишь один раздел – "график платежей, связанных с формированием производственных запасов". Суммы и даты этих платежей устанавливаются в соответствии с договорами с контрагентами или планами закупки товарно-материальных ценностей. Обычно в составе этих платежей отражается и погашение кредиторской задолженности предприятия по расчетам с поставщиками.