Организация электроного документаоборота

Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.  
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.

Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу

4 глава. Влияние электронного документооборота на деятельность организации

4.1 Эффект от внедрениея СЭД

По данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

· Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

· Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Экономия времени на различные операции:

· 20 % - поиск и ожидание поступления документов;

· 20 % - согласование и утверждение документов;

· 10% - передача документов между подразделениями;

· 10% - подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД - более 60%.

Операция	Время для бумажного документа	Время для электронного документа
Доставка входящего документа сотруднику	5 часов	3 минуты
Доставка входящего документа конечному исполнителю	15 часов	4 часа
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно-распорядительных документов	27 часов	6 часов
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов

 

Из таблицы следует, что при использовании СЭД экономится 72,5 % времени.

4.2 Эффективность внедрения СЭД «ДЕЛО»

· Уменьшаются затраты.

· Повышается качество обслуживания заказчиков, а значит, и повышается их лояльность.

· Как следствие, повышается удовлетворенность клиентов.

· Увеличивается скорость реагирования на запрос.

· Возможность контролировать все происходящие бизнес-процессы в режиме реального времени.

· Обеспечивается лучшая управляемость - можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

· Увеличивается скорость распространения информации по компании. В крупных компаниях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны.

· Изменение корпоративной культуры - внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.

· Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

· Более быстрое и качественное принятие решений.

· Обеспечение соответствия существующим правилам и законам.

· Повышение привлекательности для инвестиций.

· Облегчение внедрения системы управления качеством.

· и многое другое.

Эффективность внедрения системы «ДЕЛО» для различных категорий пользователей организации:

· Руководителей. Система электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.

· Должностных лиц (исполнителей). Система электронного документооборота «ДЕЛО» предоставляет «виртуальное рабочее место», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.

· Служб документационного обеспечения. Система электронного документооборота «ДЕЛО» является профессиональным решением для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.

· Помощников руководителей и секретарей-референтов. Система электронного документооборота «ДЕЛО» позволяет поддерживать качественное информационное и документационное обеспечение руководства.

· ИТ-специалистов. Система электронного документооборота «ДЕЛО» имеет гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящей работе я попытался комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

При использовании СЭД «ДЕЛО» получаем:

· Экономию времени - на поиск документов тратятся не часы, а секунды.

· Ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа.

· Процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в онлайновом режиме.

· Время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа.

· Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

· Отсутствие ключевых сотрудников в офисе не останавливает работу с документами - СЭД «ДЕЛО» обеспечивает возможность удаленной работы с документами.

Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации.

Список использованной литературы

1. Кудряев В.А. Организация  работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. 432с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2007. - 384 с.

3. Кудряев В.А. Организация  работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - 432с.

4. http://cognitive.ru/products/euph-doc/

5. http://www.optima-workflow.ru/

6. http://www.lanit.ru/search/index.php?q=LanDocs&s=

7. http://www.boss-referent.ru/about/

8. http://www.directum.ru/315412.aspx

9. http://www.naudoc.ru/

10. http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/