Документирование управленческой деятельности

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных  и других дел, связанных между  собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело", например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".

При составлении  номенклатуры дел, необходимо иметь  в виду, что заголовки дел могут  уточняться в процессе формирования и оформления дел.

2. Установление сроков хранения дел.

Образующиеся в  делопроизводстве каждой организаций  документы после их исполнения сдаются в канцелярию, часть их отдается в структурные подразделения (бухгалтерии, отдела кадров, другие подразделения, самостоятельно ведущие делопроизводство). Здесь они помещаются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства.

Номенклатура дел  – это перечень всех дел, заводимых в делопроизводстве данной организации, с указанием сроков их хранения. Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с типовыми или ведомственными (отраслевыми) перечными документов. Запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

Все дела разделяются  как минимум на три группы:

1. Дела кратковременного (не более 10 лет) хранения - документы, содержащие оперативную информацию и необходимые для практического пользования в течение короткого срока. К ним относятся и большинство документов бухгалтерского учета. В архив все дела передаются только по описям.
2. Дела долговременного хранения – в основном это документы по личному составу: приказы по кадрам, личные дела уволенных, лицевые счета (хранятся не менее 75 лет), акты о несчастных случаях (хранятся не менее 45 лет), протоколы квалификационных и аттестационных комиссий (хранятся не менее 15 лет)и другие категории документов. Все эти документы передаются в архив по окончании года по отдельной описи.
3. Дела постоянного хранения – документы, которые по своей информационной насыщенности представляют собой научно-историческую ценность и поэтому относятся к составу Архивного фонда РФ и подлежат по истечении определенного законодательством срока (от 5 до 15лет) передаче в государственные или муниципальные архивы. Это организационно-распорядительная документация: приказы по основной деятельности, протоколы, аналитические обзоры, справки, а также годовые планы, отчеты и целый ряд других документов. Состав их установлен перечнями и номенклатурой дел, но окончательно определяется тем государственным или муниципальным архивом, который эти документы впоследствии принимает.

3. Формирование дел.

Формирование  дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы  должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в день окончания исполнения.

При формировании дела в него помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются  в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой  документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и соответствующего государственного архива.

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в  деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д..

Внутри дела документы  должны быть расположены так, чтобы  они по своему содержанию последовательно  освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к  документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному  составу группируются в дела в  соответствии с установленными сроками  их хранения. Целесообразно при больших  объемах документов приказы по личному  составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

поручения вышестоящих  организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления  и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы  по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год  и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1. Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие. – М.: Изд-во Эксмо, 2005. – 624 с.
2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006 г. – 560 с.
3. Янкович Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе: Учебник. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006 г. – 160 с.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998 г.