Значение информации в менеджменте

k = a/b

где a - объем информации, выходящей из элемента системы, b - объем информации, входящей в элемент системы.

Объемы могут быть измерены числом документов, показателей или трудоемкостью  обработки.

При движении информации вверх обычно k<1, а вниз - k>1.

Агрегация информации может осуществляться с использованием трех направлений: функционально-логического, аналитического и статистического [10].

Первое основано на функциональных и логических связях параметров и показателей между собой, а также на их отношениях к состоянию объекта и целей функции.

Второе - на определении интегральных и экстремальных характеристик данных, связанных функциональными зависимостями.

Третье - на представлении параметров их статистическими распределениями и характеристиками.

Сжатие или свертывание информации предполагает преобразование информации на более короткое ее отображение  с использованием меньшего числа  символов.

При движении информации происходит изменение семантической ее ценности. Семантика обычно учитывает целесообразность, ценность, полезность или существенность информации. Полезность информации, используемой в системе управления, оценивается  по тому эффекту, который она оказывает  на результат управления.

В связи с этим А. А. Харкевич предложил меру ценности информации, определяемой изменением вероятности достижения цели реализации какой-либо задачи при получении дополнительной информации. Если дополнительная информация не изменит вероятности достижения цели, то она называется дезинформацией и измеряется отрицательным количеством информации. При этом надо учитывать существенность самого события, существенность времени совершения события и получения информации о нем, а также существенность места, адреса и других характеристик реализации функции управления. Иногда надо учитывать и различные позиции, с которых решаются задача или выполняется управленческая функция.

Семантическая ценность информации изменяется во времени. Эти изменения особенно сильно сказываются в оперативном  управлении.

Сокращение протяженности потоков  документированной информации осуществляется двумя путями: установлением и  содержанием минимально необходимого, но достаточного количества документов для управленческой деятельности и  повышением оперативности документооборота.

Для реализации указанных путей  разработаны следующие рекомендации[10]:

1.использовать в управленческой  деятельности рациональные графики  движения информации;

2.производить упорядочение документов  в соответствии с номенклатурой  дел;

3.согласовывать формы и содержание  документов, направляемых в два  и более адреса использования;

4.четко использовать формирование  и реализацию резолюций;

5.определять порядок рассмотрения  документов при отсутствии отдельных  должностных лиц;

6.своевременно тиражировать документы  в соответствии с количеством  потребителей;

7.рационально использовать время  с учетом предварительной подготовки  документа.

 

5. Совершенствование информационных потоков.

Совершенствование информационных потоков в системе  управления базируется на использовании  следующего перечня рекомендаций, ориентированных  на конечные результаты управленческой деятельности[10].

1.Терминология  при формировании схем информационных  потоков должна быть единой.

2.Информировать и получать информацию  следует у того, кто связан  с выполнением или подготовкой  решения.

3.Чтобы не было незаменимых  работников аппарата управления, следует унифицировать и описывать  процедуру подготовки и прохождения  документов.

4.Прежде чем готовить, принимать  и исполнять решение, следует  убедиться в его необходимости.

5.Всякое управленческое решение  должно готовится и реализоваться с минимальными затратами средств.

6.Исполнитель должен быть заинтересован  в качественном своевременном  исполнении решения.

7.Контроль исполнения должен  быть двойным, работу контролеров  также надо стимулировать и  контролировать.

8.Однотипные, постоянно повторяющиеся  решения должны контролироваться  не в процессе исполнении, а  по результатам с возложением  максимальной ответственности на  исполнителя.

9.Готовящий решение и его  исполняющий должны быть достаточно  о нем информированы.

10.Управленческое решение должны  готовить и исполнять квалифицированные  исполнители.

11.Исполнение решения следует  поручать работникам, которые обладают  реальной возможностью выполнить  его в установленное время.

12.При подготовке и исполнении  решения сотрудникам в большей

мере следует взаимодействовать  по горизонтальным уровням управления, вышестоящих руководителей информировать  только о результатах.

13,Следует не забывать что  статистическая информация за  длительный период важнее, чем  сиюминутные сведения.

14.Вмешиваться в исполнение решения  следует только в том случае, когда имеются отклонения, которые  не могут быть устранимы исполнителями.

15.Источники первичной информации  по одному и тому же решению  должны быть едиными.

16.Первичные документы должны  готовиться в минимальном количестве  экземпляров, передаваться в порядке  подотчетности и храниться в  архивах или в конечных контрольных  подразделениях.

17.Документы следует конструировать  таким образом, чтобы, детально  не вчитываясь, можно было выносить  оценочные суждения типа: хорошо, плохо, лучше, хуже и т.д.

18.Деятельность исполнителей не  следует детально регламентировать, необходимо оставлять им возможность  находить рациональные пути в  организации своей работы.

19.При большом количестве документально  оформляемых технологических процессов  управления следует отдавать  предпочтение стандартным решениям.

20.Каждое вновь принимаемое решение  следует проверять на наличие  связи и непротиворечивости с  ранее принятыми решениями.

21.Каждое управленческое решение  следует проверять на надежность  по исполнителям, техническим средствам  и финансовым возможностям.

 

1.6. Информационное обеспечение.

Информационная система с позиции  менеджмента представляет систему  управления, где реализуются различные  ее функции. Функции управления можно  классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам  управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются  определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются  такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС, предназначенный  для отражения информации, характеризующей  состояние управляемого объекта  и являющейся основой для принятия управленческих решений [8].

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организации  документооборота; систем классификации  и кодирования экономической  информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО - повышение  качества управления организацией на основе повышения достоверности  и своевременности данных, необходимых  для принятия управленческих решений [8].

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление  информации, которые отвечали бы любым  требованиям пользователей, а также  условиям автоматизированных технологий [8].

 

2. Информационные системы и технологии.

2.1 Информационная система. Классификация.

Современные предприятия и фирмы  представляют собой сложные организационные  системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся  в сложном взаимодействии друг с  другом. Функционирование предприятий  и организаций различного типа в  условиях рыночной экономики поставило  новые задачи по совершенствованию  управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми  ресурсами.

Рыночная экономика приводит к  возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации  производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями  продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации  современной автоматизированной информационной системы (ИС).

Информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических  средств и специалистов, предназначенная  для обработки информации и принятия управленческих решений [8].

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического  и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой.

Информационная система может  быть определена с технической точки  зрения как набор взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений  и управление в организации. В  дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также  помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия [2].

Информационные системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации или  в окружающей среде (рис. 2.1) [2].

Три процесса в информационной системе  производят информацию, в которой  нуждаются организации для принятия решений, управления, анализа проблем  и создания новых изделий или  услуг, - это ввод, обработка и  вывод. В процессе ввода фиксируются  или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки  этот сырой материал преобразуется  в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где  они будут использоваться.

Информационные системы также  нуждаются в обратной связи, которая  является возвращаемыми обработанными  данными, нужными для того, чтобы  приспособить элементы организации  для помощи в оценке или исправлении  обработанных данных.

Существуют формальные и неформальные организационные компьютерные информационные системы [2].

Формальные системы опираются  на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования  этих данных.

Рисунок 2.1.- Структура информационной системы

 

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных  соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет накапливаться и обрабатываться. Такие системы необходимы для жизни организации, но анализ их качеств - вне темы данной курсовой работы.

Хотя компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные  сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером  и компьютерной программой, с одной  стороны, и информационной системой - с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них - техническое  основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или программное  обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют  работой компьютеров. Но компьютеры - только часть информационной системы.

Можно в качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью  молотков, гвоздей и дерева, но они  сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения  на пути к созданию элементов - это  тоже части дома. Компьютеры и программы - это только инструменты и материалы, но они сами по себе не могут производить  нужную для организации информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для  которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные  процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры  должны объединить компьютерную грамотность  с системной информационной грамотностью.

Существует и иное толкование ИС, принципиально не отличающееся от вышеизложенных. Так, например, М. И. Крулькевич несколько иначе определяет информационную систему.

Информационная система - это средство организации информационного обеспечения  процессов управления, способствующее своевременному поступлению необходимой  и достоверной информации во все  звенья системы управления, нуждающиеся  в ней.