Управление персоналом с помощью проектного подхода

    Куратор проекта – это лицо имеющее полномочия вносить изменения в задачи проекта до определенного предела, а также имеющее полномочия для применения мер руководящего воздействия в адрес руководителя проекта, непосредственных руководителей  участников проекта для выделения ресурсов, применения взысканий и поощрений. Контроль куратора – это контроль за своевременностью и стоимостью исполнения ключевых точек всего проекта (вех проекта). Самой важной ключевой точкой является дата завершения проекта и общая стоимость проекта. Также контроль может вестись и по другим ключевым точкам календарного плана – например утверждение рабочей документации или сметы, передача заказчику объекта по акту и пр.

         Для удобства контроля за этими точками нами были разработаны контрольные карты проекта. Контрольные карты представляют собой графики, показывающие отклонения в днях от запланированной даты завершения проекта и отклонения в рублях от запланированной стоимости проекта. Получив такую карту куратор видит, что при текущем положении, если не принять соответствующих мер проект может завершиться на позже намеченного, а также может стоить компании дороже. Далее следуют меры руководящего воздействия, понуждающие руководителя проекта, руководителей участников проекта к своевременному выполнению или удешевлению выполнения. Но если причина нарушений будет уважительной, куратор убеждает заказчика перенести сроки или увеличить стоимость всего проекта.  

    2.3.3. Контроль со стороны проектного  офиса компании

    При работе с проектами зачастую заказчик или куратор должны разъяснять руководителю проекта порядок оформления календарных планов, самостоятельно затребовать информацию о ходе выполнения отдельных задач, наличии задач и пр. и самостоятельно сводить эту информацию для соответствующих выводов. Работа проектного офиса позволяет собирать и анализировать данные об оформлении проектов и ходе реализации проектов, анализировать и предоставлять заказчику или куратору проанализированные данные в "сухом остатке". Схематично это можно представить так, как показано на рис. 5.: кураторы и заказчики высвобождаются от рутинной работы, которую можно стандартизировать (сбор информации, формирование различных таблиц, отправка директив об устранении нарушений стандарта ит.п.) и передают эти функции проектному офису.

            Рис.5 

    В нашей компании проектный офис занимается отслеживанием своевременности  завершения и соответствия плановой стоимости как отдельных задач  так и проектов в целом. А также  контролем за правильностью оформления проектных документов и календарных планов на корпоративном сервере. Другими словами роль проектного офиса сводится к двум основным функциям:

1. контроль правильности оформления календарных планов и документов – обеспечивает объективность представляемых данных. Эта функция осуществляется через:

• проверку документов проекта перед открытием проекта на соответствие стандартам компании;

• проверку календарных планов перед открытием проекта на соответствие стандартам компании;
• проверку проектных документов в ходе реализации проекта (при утверждении какого либо документа наличие визы представителя проектного офиса – обязательно);
• проверку изменений календарных планов проектов в ходе реализации проекта через электронную систему контроля соответствия календарных планов проектов стандартам компании.

2. отслеживание хода реализации проектов – позволяет заказчикам и кураторам проектов иметь представление о текущем состоянии дел для принятия решения о дальнейших действиях. Осуществление этой функции проводится через:

• Отслеживание текущего состояния реализации проекта с помощью Project Server (например отслеживание роста стоимости и длительности проекта через соответствующее представление и отправка директив руководителям проектов об устранении допущенных нарушений;

     3. Эффективность от внедрения проектного подхода

    Если  при выполнении мероприятий обычно контроль ведется от директора УК через исполнительных директоров и  руководителей подразделений далее  к начальникам отделов и служб  и к непосредственным исполнителям, то в проектном подходе заказчик (как правило это директор УК) и куратор проекта контролируют только руководителя проекта, который ведет непосредственную работу с исполнителями (см. рис.7).

Рис.7

    Таким образом исполнители каждой задачи подотчетны непосредственно руководителю проекта, который отвечает перед заказчиком за результат, его качество, стоимость и своевременность всего проекта, перед куратором за качество, стоимость и своевременность исполнения отдельных блоков работ проекта.

    В функции контроля и отчета по проектам в отличие от контроля по мероприятиям «исчезает» звено контроля за руководителем подразделения – начальником отдела или руководителем службы. Таким образом высвобождается ресурс исполнительного директора руководителя подразделения и начальника отдела (службы).

    В различных проектах величина высвобождаемых трудозатрат руководителей различна, но в целом она составляет не менее 3 человеко-часов в неделю по одному проекту, если учесть, что в нашей  компании одновременно реализуется  более ста проектов, получается внушительная цифра - еженедельно экономия составит – не менее трехсот человеко-часов руководителей высшего и среднего звена. Высвобожденный ресурс направляется на решение новых задач и реализацию новых проектов, таким образом объем реализуемых мероприятий составляет большую величину, чем можно предположить.

    Ряд достаточно крупных проектов уже  реализован

    Количество  проектов в ТМС групп непрерывно растет, контролировать и управлять  проектами в таких условиях позволяют  следующие средства:

• Административный ресурс (проводятся проектные комитеты с участием директора УК, Кураторов и Заказчиков проектов)
• Обучение руководителей проектов
• Стандартизация работы с проектами, Функционирование проектного офиса 
  (описание обязательных условий оформления проектов в качестве требований стандартов, непрерывный анализ информации об оформлении и ходе реализации проектов)

4. Заключение

    Подводя итоги вышесказанному можно сделать  следующие выводы:

• Проектный подход наиболее эффективен в решении нестандартных, творческих задач;
• В управлении персоналом проектный подход позволяет быстро и качественно выполнить работу либо выявить причины невыполнения этой работы;
• Для достижения поставленных целей и стратегической цели компании необходимо разбить поставленные цели на подцели понятные и выполнимые для участника проекта;
• Для того, чтобы цели были достигнуты, а результаты получены каждый участник проекта должен выполнить свою работу качественно и в срок;
• Для качественного и своевременного выполнения участником проекта своей работы нужно качественное планирование;
• Корпоративное управление персоналом в проектах уменьшает вероятность некачественного планирования.
• Проектный подход в управлении, с использованием инструментов Microsoft Project, Project Server и электронной системы контроля соответствия календарных планов проектов стандартам компании, составляющей и ведущей контрольные карты проектов, позволит более эффективно использовать имеющиеся ресурсы, раздвинет горизонты планирования и снимет необходимость периодического обсуждения руководством тактических вопросов вместо стратегических.

    Проектный подход дело новое – его активно  используют не более  ста российских компаний, и ТМС групп одной из первых в России применила корпоративный подход в управлении проектами.