Требования к организации рабочих мест менеджеров

На многих видах служебных  документов, и прежде всего на документах, отправляемых  в учреждения, которому направляется данный документ. Адресат  располагается в правом  углу документа. В адресате названия учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже.

Текст является основным, главным реквизитом формуляром делового письма. Документ отражает объективную  действительность, поэтому первое требование к содержанию документа  - точное и правильное освещение событий. Формулировки документа  должны быть правильными  в юридическом отношении. Текст делового письма должен быть четким, не допускающим различных толкований. Краткость документа неразрывно связана с его конкретностью и точностью.

Текст деловых писем  состоит из двух частей:

- вводной, содержание  основания и мотива составления документа;

- основной, в которой  излагается предложения, просьбы,  выводы, решения.

Каждый документ имеет  дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе. Могут иметь различные назначения. Так, дата, предоставляемая в бланке(бланк представляет лист бумаги С напечатанным на нем названием учреждения, предприятия, организации), должна быть датой подписания документа. Нередко дату в бланке ставят  при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях дата подписания и дата отправки документа должна совпадать. Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет читать документ, следует адресовать корреспонденцию конкретным  должностным лицам. В этом случае наименование организации пишется  в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя в дательном.

 К удостоверению  делового письма относят  его подписание, проставление печати, утверждение. Подпись – обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки.

Документы и  корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие. Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно.

В основном печать исходящих документов находиться введении секретаря. Задача менеджера составить  документ (менеджер составляет только те документы,  которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь оказывает компьютер. Для этого в память компьютера вложены образцы деловых писем, документов и остается  только вносить небольшие исправления. Обработка исходящих документов состоит из операций, показанных на «рис.2.1»

Рис. 2.1. Блок-схема  работы с исходящими документами

 

Проект исходящего документа составляется исполнителем, проверяется секретарем. Исходящие  документы оформляются в двух экземплярах.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения  в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем  двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Организация работы с  документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получение до уничтожения или передачи на архивное хранение «рис. 2.1»

К таким работам относят: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов  в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, данной работе проанализированы требования к организации рабочих мест менеджеров. Целью данной работы было рассмотрение организации рабочих мест менеджеров, основы электробезопасности на рабочем месте менеджера.

Рассматривая рабочее место менеджера, можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет, зависит и то как будет работать менеджер. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций менеджера, тем производительнее и эффективнее будет работа менеджера.

Самоменеджмент –  это последовательное и целенаправленное использование испытанных практических методов работы в повседневной деятельности, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Организация рабочего места  а, следовательно, и личного труда  – это не столько личное дело руководителя, а исходное звено организации  работы всего аппарата управления. Руководитель овладевший навыками самоорганизации  труда, рабочего места, рационально использует свое рабочее время, рассматривая ее как часть рабочего времени всего аппарата управления.

Главное, чтобы у менеджера  было желание улучшить свой труд.

Основная цель персонального  менеджмента состоит в том, чтобы  наилучшим образом использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (уметь самоопределятся), легче переодалевать внешние обстоятельства как на работе так и в личной жизни.

Выполнение работы позволило  проанализировать требования к организации рабочих мест менеджеров; выработать умение обобщать и анализировать сведения, содержащиеся в научной и учебной литературе и излагать материалы собственных исследований; узнать много нового и интересного  о работе менеджера с деловыми письмами, о их приемах подготовки и правилах составления; воспитать в себе организованность, любознательность, инициативность, что в дальнейшем поможет мне при работе менеджером.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Крицкая В.В. Персональный менеджмент: Методические рекомендации к выполнению контрольной работы. – Архангельск: Изд-во АГТУ,2005. – 26с.
2. Персональный менеджмент: Учебник для вузов/С.Д.Резник, Ф.Е.Удалов, С.Н.Соколов и др.; Под общ. Ред. Д-а экон. наук, проф. С.Д.Резника. – Пенза: Изд-во ПГАСА, 2000. – 544с.
3. Свидерский А.В. Охрана труда, Мн: МГВТ, 2005. -  317с.
4. Островский А.В. Допустимые нормы нагрузки на работников предприятий отрасли, Мн: ВШ, 2005. -  574с.
5. Быстрова А.И. Охрана труда для руководящих работников, Мн: РИВШ, 2005. -  215с.
6. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: «Дело», 1995. – 704с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата_____________                                      Личная подпись студента______________