Современные информационные технологии в управлении

3.1 Понятие,  значение и требования к информационным ресурсам менеджмента

Главная особенность современного этапа  развития общества заключается в  его информатизации, цель которой - внедрение средств вычислительной и телекоммуникационной техники во все сферы человеческой деятельности. 

Информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Таким образом, основой информатизации являются информационный ресурс, а также средства его обработки и доставки потребителю. "Законодательно информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах (в библиотеках, архивах, фондах, банках данных и т.д.)".

"При использовании информационных ресурсов в бизнес - процессах предприятия к ним предъявляются определенные требования, к которым относятся:

- своевременность, т.е. получение информационных ресурсов в установленные сроки;

-достоверность, определяющая допустимый уровень искажения как поступающих, так и результатных информационных ресурсов, при котором сохраняется эффективность функционирования предприятия;

- достаточность, предполагающая полноту информационных ресурсов для решения управленческих задач предприятия;

- адресность, т.е. конкретную целевую направленность информационных ресурсов на специалиста по интересующим его вопросам для эффективной организации бизнес-процессов предприятия;

- правовая корректность, т.е. соответствие информационных ресурсов нормативно-правовым и регламентирующим документам;

- многократность использования;

- высокая скорость сбора, обработки, передачи

- оперативность, т.е. актуальность информации для необходимой обработки и принятия решений в изменившихся условиях".

В этих условиях одной  из важнейших задач современного менеджмента является определение реальной экономической оценки:

1. затраты, связанные с подготовкой  информационных ресурсов для  решения задач менеджмента предприятия;

2. эффективность использования  информационных ресурсов в процессе управления предприятием.

Следует также иметь виду и специфику информационного процесса, которую составляют следующие аспекты:

1) Затраты на сбор и подготовку  информации отличаются от затрат  на производство материальных  ценностей существенно большей  неопределенностью. И несмотря  на то что информационный ресурс приобрел характер товара, тем не менее остается проблематичной правомерность поиска общественно необходимых затрат на подготовку информации, количественное выражение которой было бы сравнимо с общественно необходимыми затратами труда на производство материальных ценностей.

2) То обстоятельство, что однажды  полученная информация по своей  природе может использоваться  произвольно и при этом не  расходуется, еще не означает, что она действительно может  быть использована любым заинтересованным лицом. Решающее значение всегда имеет реальная доступность информационного ресурса, которая на практике зачастую в большей или меньшей степени ограниченна. Возможность располагать необходимой информацией для решения задач менеджмента становится одним из важнейших требований в процессе функционирования предприятия.

3) Экономическая полезность информационных  ресурсов менеджмента в большей  мере, чем в отношении материальных  ценностей, определяется фактором  времени и качеством. Устаревшая  или неполная информация может не только сама оказаться полностью обесцененной, но и привести к значительным потерям стоимости производимых на ее основе товаров, работ и услуг.

4) Необходимо обеспечить эффективные условия взаимозаменяемости между информационными ресурсами и остальными элементами производственного процесса предприятия. Эта задача связана с довольно сложными проблемами разделения и максимально эффективного использования трудовых и материальных ресурсов, а также затрагивает вопросы использования капитальных вложений, к которым относятся прежде всего определение доли затрат на развитие информационно-технологической инфраструктуры, составляющей важное условие экономии других ресурсов в процессе производственной деятельности предприятия.

Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Полученная информация определяет взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней информационной среды, к которым относятся финансово-экономическая, политико-правовая, социально-культурная, экологическая и другая информация.

Внутренние информационные ресурсы  формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там специалистов, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними. Внутренняя информационная среда предприятия охватывает все внутренние бизнес-процессы, позволяет принимать оптимальные управленческие решения, управлять функционированием предприятия, анализировать возникшие проблемы, создавать новые изделия и услуги и т.д.

Таким образом, информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, а информационные ресурсы - это отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы в информационных системах. Внешние информационные ресурсы формируются внешней информационной средой фирмы и отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, а внутренние информационные ресурсы формируются внутренней информационной средой, т.е. совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там специалистов, технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

3.2 Информационные процессы, проходящие в менеджменте организации

Процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными.

Поиск информации - это процесс извлечения хранимой информации.

Методы поиска информации:

-непосредственное наблюдение,

- общение со специалистами по интересующему вас вопросу;

- чтение соответствующей литературы;

- просмотр видео, телепрограмм;

- прослушивание радиопередач, аудиокассет;

- работа в библиотеках и архивах,

- запрос к информационным системам, в том числе базам и банкам компьютерных данных;

- поиск информации в Интернете,

- другие методы.

Сбор информации - это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации - это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки. Способ хранения информации зависит от ее носителя (книга - библиотека, картина - музей, фотография - альбом). ЭВМ может рассматриваться как устройство для компактного хранения информации с возможностью быстрого доступа к ней. Передача (обмен) информацией - это процесс, в ходе которого передатчик (источник) передает информацию, а получатель (приемник) ее принимает. В процессе передачи информации обязательно участвуют источник и приемник информации. Между источником и приемником действует канал передачи информации -- канал связи. Канал связи -- совокупность технических устройств, обеспечивающих передачу сигнала от источника к получателю. Кодирующее устройство -- устройство, предназначенное для преобразования исходного сообщения источника к виду, удобному для передачи. Декодирующее устройство -- устройство для преобразования кодированного сообщения в исходное. Деятельность людей всегда связана с передачей информации. В процессе передачи информация может теряться и искажаться, в качестве примеров можно привести искажение звука в телефоне, атмосферные помехи в радио, искажение или затемнение изображения в телевидении, оба направления, например телефон, телеграф). По каналу могут одновременно передаваться несколько сообщений. Каждое из этих сообщений выделяется (отделяется от других) с помощью специальных фильтров. Например, возможна фильтрация по частоте передаваемых сообщений, как это делается в радиоканалах. Пропускная способность канала определяется максимальным количеством символов, передаваемых по нему в отсутствие помех. Эта характеристика зависит от физических свойств канала. Для повышения помехозащищенности канала используются специальные методы передачи сообщений, уменьшающие влияние шумов. Например, вводят лишние символы. Эти символы не имеют реального содержания, но используются для контроля правильности сообщения при получении. С точки зрения теории информации избыточно все то, что делает литературный язык красочным, гибким, богатым оттенками, многоплановым, многозначным.

Обработка информации - это упорядоченный процесс ее преобразования в соответствии с алгоритмом решения или другими формальными правилами.

Защита информации (в более узком смысле) понимается как предотвращение доступа к информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения (несанкционированный, нелегальный доступ), непредумышленного или недозволенного использования, изменения или разрушения информации.

Защита информации (в широком смысле) я то комплекс организационные иравпиых и технических мер по предотвращению угроз информационной безопасности и устранению".

Наиболее эффективным средством  организации информационных процессов  является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, размещения, обработки и выдачи информации. Наличие таких средств - главная особенность информационных систем, отличающих их от простых скоплений информационных материалов. Например, личная библиотека, в которой может ориентироваться только ее владелец, информационной системой не является. Итог по этому параграфу можно подвести такой, что процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными. Поиск информации - это процесс извлечения хранимой информации. Сбор информации - это деятельность субъекта, в ходе которой он получает информацию об интересующем его объекте. Хранение информации - это процесс поддержания исходной информации в виде, обеспечивающем выдачу данных по запросам конечных пользователей в установленные сроки".

Таким образом, сделаем вывод о том, что процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации, называются информационными. В них входят: поиск информации, включающий методы; сбор и хранение информации, обработка и защита информации. Наиболее эффективным средством организации информационных процессов является информационная система, оснащенная средствами ввода, поиска, размещения, обработки и выдачи информации.

3.3 Информационные  системы и технологии, их история,  классификация в организационном  менеджменте

История развития информационных систем:

Первые информационные системы появились в 50-х годах. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Такие системы называются системами обработки транзакций. К транзакциям относят следующие операции: выписка счетов, накладных, составление платежных ведомостей и другие операции бухгалтерского учета. В 60-ег. средства вычислительной техники получили дальнейшее развитие: появляются операционные системы, дисковая технология, значительно улучшаются языки программирования. Появляются системы управленческих отчетов (СУО), ориентированные на менеджеров, принимающих решения. В 70-ег. информационные системы продолжают активно развиваться. В это время появляются первые микропроцессоры, интерактивные дисплейные устройства, технология баз данных и дружественное по отношению к пользователю программное обеспечение (средства, позволяющие работать с программой, не изучая ее описания). Эти достижения создали условия для появления систем поддержки принятия решений (СППР). В отличие от систем управленческих отчетов, которые предоставляют информацию по заранее установленным формам отчетности, СППР предоставляют ее по мере возникновения необходимости. Существуют 3 стадии принятия решения: информационная, проектная и стадия выбора. На информационной стадии исследуется среда, определяются события и условия, требующие принятия решений. На проектной стадии разрабатываются и оцениваются возможные направления деятельности (альтернативы). На стадии выбора обосновывают и отбирают определенную альтернативу, организуя слежение за ее реализацией. Важнейшей целью СППР является обеспечение технологией формирования информации, а также технологическая поддержка принятия решения в целом. В 70-80-хг. в офисах начали применять разнообразные компьютерные и телекоммуникационные технологии, которые расширили область применения информационных систем. К таким технологиям относятся: текстовая обработка, настольное издательство, электронная почта и др. Интеграцию этих технологий в одном офисе называют офисной информационной системой. ИС начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. 1980-ег. характеризуются еще и тем, что информационные технологии начали претендовать на новую роль в организации: компании открыли для себя, что информационные системы являются стратегическим оружием. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

Классификация информационных систем в организационном  менеджменте

"Современное  развитие общества приводит к  возрастанию объема и усложнению  задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации автоматизированной информационной системы (АИС).

Автоматизированная  информационная система - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная  система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой.

Существует большое  количество разнообразных АИС, которые  классифицируются по различным признакам.

1. В соответствии с признаком классификации по уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными системами высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач, управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т.д.

2. Классификация по области функционирования экономического объекта ориентирована на производственно-хозяйственную деятельность предприятий и организаций различного типа. К ним относятся автоматизированные информационные системы промышленности и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

3. По видам процессов управления ИС делятся на следующие виды.

ИС управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие технологические процессы, энергетика).

ИС управления организационно-технологическими процессами представляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе иерархические системы управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.