Роль кадровой службы в организации управления персоналам на предприятии

-обеспечение  рационального распределения нагрузки  между работниками отдела

-создание  условий для роста и повышения  квалификации персонала

-осуществление  контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины

-внесение  предложений о поощрении отличившихся  работников, наложении взысканий  на нарушителей производственной  дисциплины

-контроль за своевременным составлением отчетности

Начальник кадровой службы должен знать:

1) постановления,  распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности службы

2) нормативные  акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения  работ в отделе

3) основы  экономики, организации труда  и управления

4) законодательство  о труде и охране труда в  РФ

5) правила  внутреннего трудового распорядка

6) правила  и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

Задачи и функции и структура  кадровой службы

Теперь  поговорим подробнее о задачах  и функциях и структуре организации.

Кадровая  служба решает следующие задачи:

-осуществление  работы по подбору, расстановке  и использованию рабочих и  специалистов

-формирование  стабильно работающего трудового  коллектива

-создание  кадрового резерва

-организация  системы учета кадров

Кадровая  служба выполняет следующие функции:

-работка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития конкретной организации

-оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством РФ

-учет  личного состава

-хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству

-контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

-изучение  движения кадров, анализ текучести  кадров, разработка мероприятий  по ее устранению

-анализ  деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров

-создание  условий для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов

-работа  по созданию резерва на выдвижение

-подготовка  предложений по улучшению расстановки  и использованию работников

-подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной комиссии  подготовка материалов для представления  работников к поощрению и награждению

-принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых  работников

-организация  контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

-ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам.

Полномочия, которыми, как правило, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:

-право  требовать от всех подразделений  организации представления необходимых  для ее работы материалов

-право  принимать работников организации  по вопросам перемещения и  увольнения

-право  взаимодействовать с другими  организациями по вопросу подбора  кадров

-право  требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех  указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров

Структура кадровой службы.

Полноценная кадровая служба обычно включает в  себя несколько секторов с четким разделением функции:

1. сектор  учета и анализа, кадрового  делопроизводства. В его компетенцию  входит разработка кадрового  плана в бизнес-плане организации,  подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках,  формирование и ведение личных  дел сотрудников и т.д.

2. сектор  подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д. сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

3. сектор  социальной политики создает  благоприятный психологический  климат в коллективе, внедряет  корпоративную культуру, проводит  социометрические исследования, поощряет  индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества  и развития

Если  организация не очень большая, эти  сектора могут быть объединены.

Деятельность  любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих  разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Основные направления и цели кадровой работы на предприятии

Сейчас  в нашей стране повышение роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:

1. Сегодня  существенно изменились условия,  в которых кадровая служба  развивается. Эти изменения связаны  с переходом устойчивого во  времени дефицита трудовых ресурсов  к их избытку. Главными резервами  становятся лучшее использование  кадров, оптимальное их распределение  по рабочим местам, возрастание  нагрузки на каждого члена  коллектива. Сокращение численности  персонала – важнейший рычаг  повышения эффективности производства  на первом этапе перехода к  рыночной экономике.

2. Уменьшение  численности работников должно  быть компенсировано большей  интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией  работника. В связи с этим  возрастает ответственность кадровых  служб в выборе направлений  квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм  обучения и стимулирования их  труда.

3. Реализация  перестройки кадровой политики  влечет за собой расширение  функциональных обязанностей работников  кадровых служб, повышение их  самостоятельности в решении  кадровых проблем.

Ныне  кадровые службы не отвечают уже новым  требованиям кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном решением вопросов приема и увольнения работников, оформления кадровой документации. Отсутствует на предприятиях и единая система работы с кадрами, прежде всего система научно обоснованного  изучения способностей и склонностей, профессионального и должностного продвижения работников в соответствии с их деловыми и личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень оплаты труда  их работников не соответствуют задачам  реализации активной кадровой политики. В стране практически не ведется  подготовка специалистов для работы в кадровых службах.

Кадровая  служба в современных условиях должна быть организатором и координатором  всей работы с кадрами на предприятии. Она призвана выполнять функцию  контроля за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, социально-психологическим климатом в коллективе, социальной защитой работников.

Характер  выполняемых функций и решаемых задач предопределяет и требования к кадровой службе, в частности  необходимость проведения научно-исследовательских  разработок (например, опросов для  выявления факторов, причин, последствий  применительно к трудовым отношениям), установление контактов с территориальными органами управления трудом, со службой  занятости и профориентации, вузами и техникумами (колледжами), с частными структурами, специализирующимися  на подборе кадров, в связи с  необходимостью изучения ситуации на рынке труда, подбора кадров, их обучения и повышения квалификации и т.д.

Эффективность работы кадровой службы на предприятии  зависит от:

- ее структуризации  и конкретизации функций каждой  структурной единицы;

- взаимосвязанной  работы структурных подразделений  внутри самой службы;

- органической  связи работы кадровой службы  с работой технической и экономической  службой предприятия;

- кадрового  обеспечения службы.

Предназначение  рядового отдела кадров обычно сводится к ведению кадрового делопроизводства и подбору персонала. Отделы кадров в крупных компаниях осуществляют разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала  внутри компании, формирование команды  и корпоративной культуры, разработку схем мотивации. Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников компании в  перспективе, исследование кадрового  потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных специалистов внутри компании. Менеджеры отдела кадров осуществляют оценку профессиональных и личностных качеств специалистов, находящихся в резерве, организуют процессы обучения и повышения квалификации, а также аттестации сотрудников. Также менеджеры отдела кадров занимаются разработкой должностных инструкций, поиском кандидатов, проведением собеседований и подбором персонала на необходимые вакансии. Психологи отдела кадров анализируют причины текучки кадров, контролируют и отслеживают состояние рабочей обстановки и соблюдение дисциплины в отделах компании, помогают найти оптимальное решение в конфликтных ситуациях возникающих между работниками. Инспектора отдела кадров оформляют документы, связанные с приемом, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с кадровым законодательством, а также занимаются оформлением и ведением трудовых книжек, учетом личного состава предприятия. Инспектора отдела кадров также занимаются подготовкой документов для представления их в пенсионный фонд и налоговую инспекцию.

В общем  можно сказать, что роль кадровой службы высока, тем более для предприятий  осуществляющих организационно – экономическую  деятельность в условиях сегодняшней  экономической ситуации.

Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень  важную роль. Она должна быть координатором  и организатором всей работы с  кадрами, кадровой политики и любых  других мероприятий по работе с кадрами.

Кадровые  службы современных предприятий  можно условно разделить на три  группы.

• Консерваторы. Работают по старинке, выполняют технические  функции кадрового делопроизводства.

• Умеренные  новаторы. Наряду с кадровым делопроизводством  выполняют отдельные функции  по управлению человеческими ресурсами: подбор персонала, аттестация сотрудников  и формирование программы их обучения. В штат отдела кадров иногда попадает психолог, и тогда это подразделение  занимается социально-психологическим  микроклиматом в коллективе.

Новаторы. Активно внедряют передовые кадровые технологии. Последнее время в  крупных компаниях даже создают  самостоятельную структуру «Центр оценки, развития и обучения персонала», которая работает не только с собственными сотрудниками, но и проводит открытые и корпоративные тренинги для других фирм. Это позволяет сделать подразделение не только самоокупаемым, но и прибыльным. При большой численности сотрудников каждая функция по управлению персоналом может выполняться отдельным подразделением в составе кадровой службы. Но в реальной ситуации в момент ее организации реализуются далеко не все функции.

Каждая  организация, которая решила «завести»  себе работников, должна знать, что  в соответствии с трудовым законодательством  Российской Федерации этот процесс  необходимо надлежащим образом документально  оформлять.

Причем  документального оформления требует  не только прием работников на работу, но также и их переводы, изменения  существующих условий труда, расторжение  трудовых договоров и еще множество  вещей, происходящих в процессе работы. Необходимы в организации и правила  внутреннего трудового распорядка, положение о премировании, а также  еще ряд документов, регламентирующих труд работников. Отсутствие в компании кадровой документации может повлечь за собой печальные последствия для работодателя, которые выразятся как в штрафах со стороны труд инспекции, так и в проблемах с работниками. Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменились структура и численный состав самой кадровой службы.

Порядок деятельности кадровой службы на предприятии в современных  условиях

Ныне  кадровые службы не отвечают уже новым  требованиям кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном:

- Решением  вопросов приема и увольнения  работников,

- Оформления  кадровой документации.

- Отсутствует  на предприятиях и единая система  работы с кадрами, прежде всего  система научно обоснованного  изучения способностей и склонностей,  профессионального и должностного  продвижения работников в соответствии  с их деловыми и личными  качествами.

- Структура  кадровых служб, качественный  состав и уровень оплаты труда  их работников не соответствуют  задачам реализации активной  кадровой политики.

- В стране  практически не ведется подготовка  специалистов для работы в  кадровых службах.