Проектные офисы и их функции

Правительство Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Национальный исследовательский  университет

"Высшая школа экономики"

Нижегородский филиал

 

Факультет Бизнес-информатики и прикладной математики

 

Реферат по дисциплине «Управление проектами»

 

Тема: Проектные офисы и их функции

 

Выполнила:

Студент группы № 10БИ-1

Панкова Мария Владимировна

Проверил:

Доцент

Журавлева Наталья Юрьевна

 

Нижний Новгород, 2013 г.

Содержание

 

Введение 3

1.Проектные офисы 4

2. Функции проектных офисов 8

3. Внедрение проектного офиса на примере к-и «Лаборатория Касперского» 10

Заключение 13

Список литературы 14

 

 

Введение

В течение  многих лет ИТ-подразделения боролись за сдачу проектов вовремя и в  рамках бюджета. Но с современным  акцентом на получение большей отдачи от ИТ-вложений приходится контролировать проекты еще жестче, чем когда-либо. Эта проблема заставила многих обратиться к проектным офисам (Project Management Office, PMO) как к средству для повышения эффективности информационных технологий, снижения расходов и улучшения результатов проектов с точки зрения соблюдения сроков выполнения и бюджетов проектов.

Для эффективного решения этих, и ряда других важных задач, применяются проектные офисы - подразделения, осуществляющие централизацию  и координацию управления проектами  компании¹. Формирование и поддержка работы проектного офиса - сложная задача, которая может успешно решаться только при высоком уровне зрелости компании в области управления проектами. Проектный офис структурирует, декомпозирует и выделяет повторяемые бизнес-процессы, имея целью в будущем повысить эффективность планирования и качество выполнения проектов. Проектный офис также документирует, консультирует и пропагандирует лучшие практики проектного менеджмента в организации.

В данной работе будет подробно рассмотрено понятие  проектного офиса, его функций. А так же будет рассмотрено внедрение проетного офиса на примере компании «Лаборатория Касперского».

 

1.Проектные офисы

Проектные офисы  призваны предоставить директорам информационных служб структуру, необходимую как для стандартизации практики управления проектами, так и для способствования управлению портфелями ИТ-проектов, а также для определения методологии повторяемых процессов. 

В начале работы, хотелось бы ответить на вопрос «Зачем компаниям организовывать проектные офисы?», рассмотрим подробнее предпосылки к созданию проектных офисов в крупных компаниях.

Людям, работающим  в больших компаниях, знакомы следующие ситуации:

• разные подразделения производят разные продукты по разным методологиям и бизнес-процессам;
• «правая рука очень часто не знает, что делает левая»;
• у проектов временами тяжело найти одного хозяина (каждое подразделение готово отвечает только за свою часть);
• приоритеты и требования к проектам меняются почти каждый день; 
  заказчик желает получить все и сразу (и не желает ничего слышать про спринты и итерации);
• проектами часто управляют квалифицированные в своей области специалисты, но без необходимых компетенций проектного управления 
  и т.д. и т.п.

В подобных случаях особую значимую роль приобретают Проектный  Офис и Корпоративная система  управления проектами.

Организация проектного офиса - это прежде всего  показатель зрелости системы управления проектами в компании. 

Проектный офис (Project management office, PMO) – временное организационное образование, предназначенное для реализации функций проектного управления. Он включает обученный штат менеджеров и технического персонала, оснащен необходимыми современными программными и техническими системами. В зависимости от вида и назначения проектный офис может занимать соответствующее положение в организационной иерархии. PMO руководит управлением проектов, программ или совокупностью тех и других. Проекты, поддерживаемые или управляемые PMO, могут быть связаны только общим руководством.

PMO могут работать в самых  разных областях, от предоставления  помощи в управлении проектами  в виде обучения, программного  обеспечения, стандартизованных  принципов и процедур до прямого  управления и ответственности  за достижение целей проекта.  Конкретный PMO может получить полномочия  действовать как единый участник  проекта, имеющий решающее слово  в начальной стадии каждого  проекта, может иметь полномочия  давать рекомендации или может  завершать проекты, чтобы цели  бизнеса оставались согласованными. Кроме того, PMO может участвовать  в отборе, управлении и, в случае  необходимости, перемещении персонала,  занятого на нескольких проектах, и – по возможности – персонала,  занятого на одном проекте.

Проектный офис предназначен для поддержки  управления проектами в организации. В нем ведутся архивы проектов, разрабатываются методические рекомендации и руководящие материалы по управлению проектами, проводится обучение и консультации руководителей проектов (РП) и членов проектных команд, разрабатываются  и ведутся компьютерные модели проектов. В организациях, где внедрено мультипроектное управление (общее управление ресурсами организации, задействованными в различных проектах), проектный офис служит как раз штабом такого управления. 

Но проектные офисы не являются панацеей от проблем, связанных с  проектами, включая борьбу с нынешним прохладным бизнес-климатом. Нет единого рецепта успеха — важно, что структура проектного офиса напрямую зависит от корпоративной культуры компании. Они также не принесут компаниям быстрых результатов или немедленной, поддающейся количественному определению экономии. Компании, в которых есть проектные офисы, сообщают, что они вовсе не обязательно позволяют получить простые в использовании методы оценки производительности и сокращения расходов.

Типичными подразделениями проектного офиса являются(см. рис. 1) :

• Аналитический отдел, в котором ведутся компьютерные модели проектов,
• Методологический отдел, в котором разрабатываются стандарты управления проектами в организации,
• Архив, в котором ведутся архивы проектной документации.

Рис. 1 Пример структуры  проектного офиса  в проектной компании.

Кроме того, существует две базовые  модели проектного офиса. Первая —  консультативный проектный офис, который выполняет консалтинговую роль, обеспечивая руководителей  проектов в подразделениях обучением  и лучшими опытом выполнения проектов. Вторая модель — и централизованный проектный офис, имеющий в своем штате руководителей проектов, которые выделяются подразделениям компании для работы над конкретными проектами. На то, по какой модели будет организован проектный офис и как будет укомплектован его состав, оказывает влияние несметное число организационных факторов, включая поставленные цели, традиционные влияния и культурные установки. Если проектные офисы не нарушают сложившейся организационной культуры, то они действительно помогают директорам информационных служб реализовывать стратегические ИТ-проекты, удовлетворяющие как финансового директора, так и внутренних заказчиков. По прошествии времени директора информационных служб должны дать три года на получение прибыли — проектные офисы могут обеспечить экономию денег организации, улучшая управление ресурсами, сокращая число провалов проектов и поддерживая те из них, которые предлагают наибольшую окупаемость.

 

2. Функции проектных  офисов

Функции PMO в  организации могут варьироваться  от роли совещательного органа, чья  деятельность ограничивается рекомендациями по поводу конкретных практик и процедур отдельных проектов, до формального  делегирования полномочий от высшего  руководства компании. В этих случаях PMO может в свою очередь передать свои полномочия конкретному менеджеру  проекта. PMO будет административно  поддерживать менеджера проекта  либо с помощью персонала, занятого на одном этом проекте, либо с помощью  работника, участвующего в нескольких проектах. Члены команды проекта  будут либо полностью заниматься только этим проектом, либо могут участвовать  в других проектах и, в свою очередь, подчиняться PMO.

По мнению Куртиза Кука, президента и главного администратора консультационной компании Novations Project Management в Антанте, несмотря на то что проектные офисы отличаются по размеру, структуре и обязанностям, директора информационных служб могут ожидать от проектного офиса функционирования в следующих семи сферах.

• Поддержка проекта: обеспечение менеджеров в подразделениях руководствами по управлению проектами.
• Процесс управления проектом/методология: разработка/развитие и осуществление адекватного и стандартизированного процесса.
• Обучение: руководство по обучающим программам или составление необходимых требований для посторонней компании.
• Дом для руководителей проектов: поддержка централизованного офиса, сотрудники которого выделяются для работы над проектами.
• Внутренний консалтинг и руководство: советы служащим о лучших методах выполнения.
• Программные средства управления проектом: выбор и поддержка программных средств управления проектом для использования служащими.
• Контроль и регулирование портфеля активов: учреждение штата руководителей программ, которые могут управлять связанными между собой проектами, такими как развитие инфраструктуры, разработка настольных приложений и т. д., и соответственно распределять ресурсы.

 

 

3. Внедрение проектного офиса на примере к-и «Лаборатория Касперского»

«Лаборатория Касперского»— международная группа компаний с центральным офисом в Москве, специализирующаяся на разработке систем защиты от компьютерных вирусов, спама, хакерских атак и прочих киберугроз. Компания входит в четвёрку ведущих мировых производителей программных решений для защиты конечных устройств (Endpoint Protection)^[2][3]. «Лаборатория Касперского» была основана 26 июня 1997 года небольшой группой единомышленников во главе с Евгением Касперским.

Центральный офис «Лаборатории Касперского» находится  в Москве, откуда осуществляется управление деятельностью компании и развитием  её бизнеса на глобальном уровне. Компания ведёт свою деятельность более чем в 200 странах и территориях мира. Именно из-за масштаба компании и разнообразия производимых продуктов в 2009 перед руководством и менеджерами компании встала  проблема внедрения единого проектного офиса. При внедрении проектного офиса компания « Лаборатория Касперского» ставила перед собой следующие задачи:

• Разработка единых подходов к организации проектов
• Любой сотрудник может быть инициатором проекта
• Организация должна учиться на своем опыте
• Разработка единых правил финансирования и ресурсного обеспечения
• Прозрачность деятельности для руководства
• Улучшение горизонтальных взаимодействий
• Укрепление чувства ответственности менеджеров
• Улучшение финансового учета

При внедрении  проектного офиса компанией была проведена серьезная работа , одним из этапов которой был SWOT-анализ. Данные, используемые мной в данной работе, взяты из доклада Александра Самбук( вице-президент по управлению качеством) и Георгия Ковалева( руководитель направления по развитию методологий управления проектами). Данные по SWOT-анализу так же заимствованы из данной презентации:

Все факторы  были учтены, и руководители сделали  следующие выводы:

Из данных «в цифрах» можно выделить следующие:

• Зарегистрировано 350 проектов
• 160 руководителей проектов
• Прошли обучение более 150 сотрудников

Инициаторы  внедрения проектного офиса отмечают, что не все, что было задумано, получилось. Так же компания «наметила» следующие перспективы развития:

• Портфельное управление
• Дифференцированное управление для разных проектов
• Взращивание руководителей проектов
• Годовое планирование в увязке с MBO

 

Заключение

Внедрение проектного офиса положительно влияет на большинство бизнес-процессов, происходящих в рамках инвестиционного проекта. Основными преимуществами внедрения проектного офиса являются:

а) существенное снижение затрат на управление проектами,

б) наличие независимого и  объективного источника информации о состоянии дел внутри проекта,

в) обеспечение надлежащего  уровня согласованности проектов и  их реализация в соответствии со стратегией компании.

В любом случае, создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов и способствовать развитию бизнеса.

Таким образом, проектный офис является действенным инструментов, способным существенно повысить эффективность процесса создания и внедрения проекта.

 

Список литературы

1. Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными и  проектами / Пер. с англ. Е. Мамонтова, А. Баженова, А. Арефьева.. — М.: ДМК Пресс, 2010.
2. Ильин В. Проектный офис — центр управления … проектами. Системный подход к управлению компанией. — М.: Вершина, 2007. — 264 с.
3. Полковников А.В., Дубовик М.Ф. Управление проектами. — М.: Эксмо, 2010. — 528 с.
4. Block T.R. (1998). «The project office phenomenon». PM Network, Vol. 12(3), pp. 25–30.

¹ Кендалл И., Роллинз К. Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами: максимизация ROI: пер. с англ.- М.: ЗАО «ПМСОФТ», 2004. — 576с.