Понятие и виды отпусков

При составлении документа  так же важно помнить:

• Продолжительность отпуска не должна быть меньше, чем установлено законодательством (статья 115 ТК РФ). Следует обратить внимание на сотрудников, которым положен удлиненный или дополнительный отпуск. В случае разделения отпуска на части, хотя бы одна из его частей не должна быть меньше 14 дней (статья 125 ТК РФ).
• В случае перенесения отпуска с согласия работника на следующий рабочий год отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (статья 124 ТК РФ).
• Третье. Отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поэтому необходимо проследить, не произошло ли у работника при этом смещение рабочего года (например, в связи с использованием в течение рабочего года отпуска за свой счет свыше 14 календарных дней или отпуска по уходу за ребенком - статья 121 ТК РФ).

 

Для графика отпусков предусмотрена специальная унифицированная  форма №Т-7⁷. С примером ее заполнения можно ознакомиться в Приложении 3.

После заполнения формы  №Т-7, происходит согласование и утверждение  документа. Обязательным условием является мнение выборного профсоюзного органа данной организации (если таковой существует на данном предприятии), которое должно быть изложено в письменной форме. Реквизиты этого документа указываются в соответствующих строках формы №Т-7. То есть в левом верхнем углу ниже названия организации указываются дата (месяц прописью) и номер протокола заседания.

Поскольку график отпусков является локальным нормативным  актом организации, то целесообразно  согласовать его проект с руководителями структурных подразделений. Свою визу на проекте графика отпусков также должен поставить главный бухгалтер организации, поскольку именно бухгалтерия будет отвечать за выплату работникам отпускных. Затем документ визируется руководителем кадровой службы и передается на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу. Вне зависимости от того, каким числом руководитель организации утвердил график отпусков, он вступает в силу с 1 января календарного года.

Утверждение должно происходить  не позже 17 декабря. Работники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись, это можно сделать тремя способами. Продление и перенесение отпуска так же отражается в графике отпусков. Такая процедура должна быть основана на приказе и подтвердительных документах.

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Заявление о предоставлении отпуска

 

Для издания приказов по личному составу, к которым  относятся и приказы о предоставлении отпуска, необходимо наличие в них  ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (заявление), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

В ходе проверок документации по личному составу в любой  организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.

Наиболее массовым документом-основанием является заявление - документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему⁸.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги в соответствии с установленной предприятием формой (образцом) и подписывается лично человеком, подающим заявление.

Для придания заявлению  юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу — представителю  работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторе с указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа — слово «заявление». Текст документа должен содержать предмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручная подпись работника.⁹

Заявление на отпуск - это  документ, содержащий просьбу работника  о предоставлении ему отпуска  определенного вида и продолжительности. Функциональное назначение рассматриваемого заявления состоит в инициации процедуры предоставления работнику отпуска, с последующим изданием приказа о предоставлении отпуска.

Таким образом, заявление  на отпуск необходимо писать в следующих случаях:

• предоставление отпуска сотрудникам, недавно принятым на работу (отпуск для них не предусмотрен в графике, так как он утвержден был раньше)
• предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска тем, кто имеет на него право до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (часть 3 статьи 122 ТК РФ).
• компенсация части отпуска, превышающей 28 дней (статья 126 ТК РФ)
• предоставление неиспользованного отпуска (или компенсации за него) с последующим увольнением (статья 127 ТК РФ)
• получение всех видов неоплачиваемых отпусков (статья 128 ТК РФ)
• предоставление учебного оплачиваемого отпуска (статья 173,174 ТК РФ)

В заявлениях на отпуск в  тексте обязательно указание вида отпуска, периода работы, за который он предоставляется, даты начала и окончания отпуска.

Важным моментом так  же является то, что при подготовке заявления о предоставлении отпуска  к нему обязательно следует приложить  документы, подтверждающие обоснованность обращения заявителя:

1. отпуск по беременности  и родам - листок нетрудоспособности;

2. отпуск в связи  с рождением ребенка (по уходу  за ребенком) - свидетельство о  рождении ребенка;

3. учебный отпуск - справка-вызов  из образовательного учреждения;

4. отпуск за стаж  работы (предоставляется отдельным  категориям работников в соответствии с федеральным законодательством) - справка о подтверждении стажа (выписка из личного дела).

Форма заявления на отпуск предусмотрена в Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации¹⁰. Пример оформления заявлений приведен в Приложениях 4, 5.

Заявление пишется в  одном экземпляре. На заявлении проставляется  виза руководителя структурного подразделения.

Виза – это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с  содержанием документа¹¹.

Таким образом, заявление  о предоставлении отпуска является одним из оснований для издания приказа о предоставлении отпуска работнику. Написание заявления необходимо в случаях, не предусмотренных графиком отпусков (так как график уже сам по себе является достаточным основанием для издания приказа). К заявлению необходимо прилагать документы, подтверждающие право работника на соответствующий отпуск.

 

2.4 Приказ  о предоставлении отпуска

 

После утверждения графика  отпусков следующим этапом документального  оформления отпусков в общем случае является издание приказа о предоставлении отпуска работникам организации.

Вообще же приказ относится  к организационно–распорядительным  документам, то есть к виду письменного  документа, в котором фиксируют  решение административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.¹² Приказ является одним из самых распространенных видов распорядительных документов, которые издаются администрацией всех организаций.

Приказ о предоставлении отпуска - это документ, на основании  которого фиксируется факт предоставления работникам предприятия отпусков¹³. Приказ на отпуск издается руководителем предприятия, а распоряжение о предоставлении отпусков - другими уполномоченными руководителем предприятия должностными лицами. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (введен в действие с 1 июля 1994 г.¹⁴) и Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2002 г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, относятся:

• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Отметим, что заявление  о предоставлении отпуска необходимо в тех случаях, когда работник выходит в отпуск в иное время, не совпадающее с графиком отпусков.

Уточним, что приказом документируется факт предоставления как основного (ежегодного оплачиваемого) отпуска, так и других видов оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков.

Как правило, оформление проекта приказа о предоставлении отпуска производится с применением  унифицированных форм №Т-6 и Т-6а, которые предусмотрены Госкомстатом РФ¹⁵. При этом унифицированная форма №Т-6 применяется для документирования факта предоставления отпуска одному работнику, тогда как унифицированная форма №Т-6а - для документирования факта предоставления отпуска двум и более работникам. То есть кадровая служба организации имеет возможность оформить в приказе за одной датой и одним регистрационным номером факт предоставления отпуска нескольким работникам. Какую форму использовать, решает сама организация. Недостаток формы №Т-6а в том, что ее использование не всегда удобно, так как предусмотрено мало места для внесения сведений. В то же время форма №Т-6а значительно сокращает количество издаваемых приказов, что упрощает документооборот предприятия.

Итак, основанием предоставления отпуска является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, для которого предусмотрены две унифицированные формы Т-6 и Т-6а. Он относится к приказам по личному составу, а так же к организационно – распорядительным документам, следовательно, используются реквизиты, характерные для всех организационно – распорядительных документов. Оформляется на общем бланке с продольным расположением реквизитов с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

2.5 Уведомление  об отпуске

 

Уведомление - это документ, которым работодатель сообщает работнику  официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.

Уведомление относится  к документам, которые не имеют  официального статуса — этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, в том числе и при предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков.

Уведомление об отпуске - это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника  о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска¹⁶. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. С примером такого уведомления можно ознакомиться в Приложении 12.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.

Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме¹⁷.

Допускается уведомление  работников одного структурного подразделения  об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради  руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).

Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска  дает основание для переноса отпуска  на другой срок.

В случае отказа работника  от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.

Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования¹⁸ (образец см. в Приложении 13):

1. документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать,
2. документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте ,
3. документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства,
4. текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства., а также последствия этих действий для работника (В соответствии с графиком отпусков ООО «Аркада» на 2010 год и руководствуясь статьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 01 июня 2010 года продолжительностью 28 календарных дней);
5. документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии (Вице-президент по работе с персоналом Н.Н. Петрова).