Планирование рабочего времени менеджера

Подраздел, отдел, подотдел		Итоговый протокол совещания			Дата
Тема:	Место проведения: Продолжительность:
Ведущий обсуждения	Ведущий протокол (с указанием № тел.)			Повестка дня От                     .
Участники совещания			Привлечённые участники
Результат	Поручение(срок исп.)			Контроль

 

Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.

Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.

Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

• Переговоры по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет».

С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети.

Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

• Рациональное ведение корреспонденции.
1. Подготовьте стандартные ответы;
2. Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;
3. Не увлекайтесь размножением документов;
4. Своевременно уничтожайте архивы;
5. Доверяйте сектретарю в разборе почты;
6. Совершенствуйте документооборот;
7. Стремитесь к простой системе документооборота.

 

4.  Как я управляю своим  временем

Время представляет самую большую ценность для меня.  Джон Адер в своей книге «Как управлять своим временем» приводит пять проблем,

напрасно тратящих время.  Рассмотрим эти проблемы и то, как я с ними справляюсь.

- Откладывание работы

Я начинаю свой рабочий день с работы, которая мне неинтересна, но которую надо сделать.  А далее я выполняю то, что мне нравится и интересно.  Такой подход практически исключает проблему.

- Неэффективное делегирование полномочий

 В самом начале своей деятельности  – после окончания ВУЗа  - у  меня не было подчиненных. По  мере работы, я стал руководить  сначала одним сотрудником, затем  двумя,  теперь у меня в подчинении около 20 человек. Руководство персоналом накладывает на меня серьезную ответственность. Перед огранизацией я в ответе как за хорошую работу каждого сотрудника, а перед сотрудниками я в ответе за развитие личных качеств каждого, за мотивацию к работе и так далее.  Делегирование полномочий является хорошим фактором мотивации в работе, а также влияет на развитие качеств сотрудника, поэтому я использую этот прием в своей работе. Не менее важно и то, что хороший руководитель, а я стремлюсь быть хорошим руководителем, не делегируя полномочий будет неэффективно использовать свое рабочее время, выполняя менее важную работу.

- Неумение справляться с канцелярской работой

Максимум необходимой мне для работы информации я храню в компьютере.  Оставшаяся часть документов без труда сортируется мной и хранится в ящиках стола.  Это помогает мне справляться с канцелярской работой.

- Проведение ненужных собраний.

Структура управления в нашей организации построена таким образом, что каждое функциональное подразделение имеет своего руководителя. Поэтому мне приходится ставить задачи, за исключением некоторых случает,  только руководителям подразделений. Все вопросы с ними решаются мной в процессе ежедневной работы, а это исключает надобность в собраниях.

- Неумение расставлять приоритеты

Рекомендации,  на что обратить внимание на этой неделе, я получаю на еженедельных оперативных совещаниях. С учетом этих рекомендаций я расставляю приоритеты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Если подытожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:

• Время – это уникальнейший ресурс человека.
• Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.
• Необходимо внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.
• Необходимо делегировать работу другим людям.
• Необходимо отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.
• Не надо огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.
• Необходимо делать всё в своё время!
• Необходимо ставить правильные цели!
• Необходимо постоянно следить за распорядком дня!
• Нельзя  забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!
• Необходимо планировать свой день, неделю и даже месяц.
• Нельзя забывать о контролировании сделанного.

Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприятия, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы.

 

1. Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент». М., 1998
2. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках». М.: Интерэксперт, 1995
3. Кричевский Р.Л.  «Если вы руководитель…». М.: Дело 1996
4. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, 1995