Основные требования к формированию документооборота в туристической организации

Следовательно, все первичные  учетные документы должны быть заполнены  в валюте Российской Федерации. Аналогичные  требования предъявляются к первичным  учетным документам, являющимся основой  для составления аналитических  регистров налогового учета. Изложенная позиция подтверждается Письмами Минфина  Российской Федерации от 12.01.2007 г. N 03-03-04/1/866, от 11.02.2003 г. N 16-00-14/56. 

Составляются первичные  учетные документы непосредственно  в момент совершения операции, а  если это невозможно, то непосредственно  после ее окончания. За своевременное  икачественное оформление первичной документации, передачу документов в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете организации, а также за достоверность сведений, содержащихся в них, отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.⁶

Рассмотрим основные особенности  документооборота между туроператором  и турагентом, турагентом и туристом.

Согласно статье 9 Федерального закона от 24.11.1996 г. N 132-ФЗ "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" (далее - Закон N 132-ФЗ)⁷ продвижение и реализация туристского продукта турагентом осуществляются на основании договора, заключаемого между туроператором и турагентом. Турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, - от своего имени.

В договоре, заключаемом  между туроператором и турагентом, должны содержаться:

• условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта;
• полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;
• условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров;
• порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта;
• условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам и (или) иным заказчикам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом;
• взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом и (или) иным заказчиком за непредставление или представлениенедостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.

Из данной нормы можно  сделать вывод, что между турагентом и туроператором может быть заключен только агентский договор (статья 1005 ГК РФ).⁸ Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.08.2005 г. по делу N А05-26155/04-26 суд вынес решение: если турфирма самостоятельно не формирует тур, то она выступает в роли агента, а значит, как бы не был назван договор с туроператором, по сути, он будет всегда посредническим.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 ГК РФ в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать  самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору.

Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты  первичных документов, перечисленные  в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Итак, отчет агента может содержать:

• название документа;
• дату его составления;
• название турфирмы-агента;
• содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т.п.);
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;
• сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;
• сумму посреднического вознаграждения;
• наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Если агентским договором  не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые  доказательства расходов, произведенных турагентом за счет туроператора (пункт 2статьи 1008 ГК РФ), если, конечно, туроператор возмещает турагенту какие-то расходы.

Туроператор, имеющий возражения по отчету турагента, должен сообщить о них турагенту в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым туроператором.

Документооборот между турагентом и туристом.

Взаимные права и обязанности  турфирмы и туриста определяются договором о реализации туристского продукта.

Согласно статье 10 Закона N 132-ФЗ реализация туристского продукта осуществляется на основании договора, заключаемого в письменной форме между туроператором и туристом и (или) иным заказчиком, а в случаях, предусмотренных Законом N 132-ФЗ, между турагентом и туристом и (или) иным заказчиком. Указанный договор должен соответствовать законодательству Российской Федерации, в том числе законодательству о защите прав потребителей.

К существенным условиям договора о реализации туристского продукта относятся:

• полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения), почтовый адрес и реестровый номер туроператора;
• размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (место нахождения) и почтовый адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение;
• сведения о туристе, а также об ином заказчике и его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;
• общая цена туристского продукта в рублях;
• информация о потребительских свойствах туристского продукта - о программе пребывания, маршруте и об условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, об условиях проживания (месте нахождения средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке туриста в стране (месте) временного пребывания, о наличии экскурсовода (гида), гида-переводчика, инструктора-проводника, а также о дополнительных услугах;
• права, обязанности и ответственность сторон;
• условия изменения и расторжения договора;
• сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком претензий к туроператору в случае нарушения туроператором условий договора;
• сведения о порядке и сроках предъявления туристом и (или) иным заказчиком требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либотребований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности туроператора и по банковской гарантии.

Кроме того, договор о  реализации туристского продукта, заключаемый  между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом, наряду с условиями, предусмотренными статьей 10 Закона N 132-ФЗ, должен также включать:

• полное и сокращенное наименования, адрес (место нахождения) и почтовый адрес турагента;
• информацию о том, что лицом (исполнителем), оказывающим туристу и (или) иному заказчику услуги по договору о реализации туристского продукта, является туроператор;
• информацию о возможности туриста в случае возникновения обстоятельств, указанных в статье 17.4 Закона N 132-ФЗ, обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора или об уплате денежной суммы по банковской гарантии непосредственно к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.

Неотъемлемой частью данного  договора является туристская путевка, типовая форма которой утверждена Приказом Минфина Российской Федерации от 09.07.2007 г. N 60н "Об утвержденииформы бланка строгой отчетности". Данная форма является бланком строгой отчетности и составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Как указало УФНС Российской Федерации по городу Москве в своем  Письме от 15.07.2009 г. N 17-15/72957, организация, ведущая туристскую деятельность, вправе осуществлять наличные денежные расчеты  без применения ККТ при условии  оформления и выдачи формы бланка строгой отчетности "Туристская путевка".

Если же расчет производился с юридическими лицами или оказываются  дополнительные услуги (например, бронирование билетов, оформление загранпаспортов), то применять ККТ нужно.

Рассмотрим вопрос применения ККТ и бланков строгой отчетности в случае осуществления расчетов с турфирмой в безналичной форме.

Обратимся к мнению официальных  органов.⁹ 

В Письме Роспотребнадзора от 31.08.2007 г. N 0100/8935-07-32 "Об особенностях правоприменительной практики, связанной с обеспечением защиты прав потребителей в сфере туристического обслуживания" сказано, что путевка оформляется в любом случае, при наличных и безналичных расчетах, даже если турфирма использует кассу.

Однако некоторые специалисты  выражают точку зрения, что кассовый чек уже является первичным учетным  документом, который подтверждает тот  факт, что между фирмой и покупателем  осуществлен наличный денежный расчет (или расчет с использованием платежных  карт). Следовательно, применять бланк турпутевки в данной ситуации не обязательно.

По мнению автора, именно разъяснения Роспотребнадзора соответствуют  нормам Закона N 132-ФЗ и Правилам оказания услуг по реализации туристского продукта, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.07.2007 г. N 452.

Отметим, что согласно статье 14.5 КоАП РФ невыдача бланков строгой отчетности влечет предупреждение или наложение административного штрафа на 

• должностных лиц - от 3000 до 4000 руб.;
• юридических лиц - от 30 000 до 40 000 руб.

Сотрудники турфирмы довольно часто выезжают в служебные командировки. При приобретении работником туристской компании электронного билета для поездок  в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные  расходы, могут являться маршрут/квитанция  электронного пассажирского билета и багажной квитанции.

Пунктом 2 Приказа Минтранса Российской Федерации от 08.11.2006 г. N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции должна быть оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете и багажной квитанции или дополнительно к оформленной не на бланке строгой отчетности маршрут/квитанции должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством ККТ чек.

Вместе с тем, документами, подтверждающими расходы при  приобретении работником турфирмы электронного авиабилета, также могут быть документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иные оправдательные документы, оформленные унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющие факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата полета). Такой вывод содержится в Письмах Минфина Российской Федерации от 04.06.2010 г. N 03-03-06/1/384, от 21.08.2008 г. N 03-03-06/1/476, от 07.09.2007 г. N 03-03-06/1/649, от 27.08.2007 г. N 03-03-06/1/596, от 13.08.2007 г. N 03-01-10/6-239, от 17.07.2007 г. N 03-03-06/4/99.

Следующим шагом при разработке системы документооборота являются разработка и утверждение форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Помимо стандартных форм бухгалтерской отчетности, рекомендуемых  к использованию Минфином Российской Федерации, турфирма может разработать  свои формы, которые будут использоваться ею для определения результатов в сфере финансового или управленческого учета.

После этого следует разработать  и утвердить график документооборота, который турфирма разрабатывает  самостоятельно, основываясь на Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105 (далее - Положение N 105).

Как следует из пункта 5.2 Положения N 105, работа по составлению графика документооборота организуется главным бухгалтером туристкой организации, а утверждается приказом руководителя.

Оформить график можно  либо в виде схемы, либо в виде перечня  работ по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых каждым подразделением туристской компании, а также с  указанием их взаимосвязи и сроков оказания услуг. Пример графика документооборота представлен в Приложении к Положению N 105.