Организационное планирование. Организация, регулирование, контроль как функции управления.

Системность организационной структуры характеризуется ее целенаправленностью, т. е. наличием единства цели и единого руководства действиями структурных подразделений и персоналом по ее достижению.

Устойчивость коммуникаций определяется надежностью и оперативностью используемых видов связи между подразделениями и персоналом в составе подразделения.

Оперативность характеризуется расходом времени на выполнение технологических процессов, разработанных для реализации плана.

Ресурсоемкость организационной структуры характеризуется расходом всех видов ресурсов (людских, финансовых, информационных, материально-технических, энергетических и др.), необходимых для ее функционирования.

Способность к  самосовершенствованию характеризуется наличием в организации действующего механизма реагирования на несоответствия, который позволяет на систематической основе улучшать процессы и результаты.

При оценке состояния организационной структуры, которой предстоит выполнять принятый план при определенной технологии, необходимо также использовать следующие параметры:

• количество, подчиненность и организация взаимодействия, задействованных в реализации плановых задач;
• фонд рабочего времени персонала подразделений, задействованных в решении плановых задач (суточных, месячных, годовых – в зависимости от трудоемкости решаемых задач и времени, отпущенного на их решение);
• уровень квалификации персонального состава;
• уровень мотивации персонала на решение плановых задач.

Оценка состояния организационной  структуры и ее готовность выполнить  плановое задание должна быть конкретной и отвечать на следующие вопросы:

• сколько человек определенной квалификации необходимо для реализации поставленной задачи и сколько их всего в наличии;
• какие меры необходимо предпринять для того, чтобы организационная структура позволила выполнять принятый план.

В случае, если организационная  структура не в состоянии выполнить  поставленную задачу, то принимаются  меры по улучшению состояния имеющейся  структуры и ее кадрового состава. Как часть системы управления рассматривается и распределение ответственности и полномочий персонала на проведение корректирующих мероприятий.

Важнейшим элементом  готовности организационной структуры  к выполнению плановых заданий является обеспечение компетентности кадрового  состава. Исходя из этого требования, в план мероприятий должны быть включены:

• определение необходимой компетентности персонала, выполняющего работу;
• профессиональная подготовка персонала таможенного органа.

После реализации намеченных выше мер должна быть проведена повторная  оценка состояния организационной структуры, с тем чтобы убедиться, что она и состав ее кадрового наполнения готовы выполнять намеченный план.

Обеспечение ресурсами. Система правления предполагает создание условия для качественного выполнения функций обеспечения организации всеми видами ресурсов (финансовыми ресурсами, оборудованием, оргтехникой, средствами измерения и другими видами ресурсов). Для бюджетных организаций почти все затраты определяются утверждаемой вышестоящей организацией сметой расходов. Поэтому одни из важнейших элементов системы обеспечения организации ресурсами является процесс закупок.

Организация должна обеспечить соответствие закупаемой продукции  требованиям, которые устанавливаются  на основе показателей качества результатов  деятельности организации. С этой целью организация должна оценить и выбрать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соотвествии с требованиями организации. Для этого разрабатываются критерии отбора, оценки и повторной оценки закупаемой продукции и соблюдены определенные принципы взаимодействия с поставщиками.

Организация обеспечения процесса деятельности по реализации таможенной службы предметами труда. Выполнение функции организации снабжения производственного цикла предметами труда (материалами и информацией) является важнейшим фактором эффективной деятельности организации. Сущность выполнения этой функции предполагает:

• порядок разработки и мониторинг планов выполнения каждой функции организации, в том числе планов загрузки подразделения;
• обеспечение производственного процесса необходимыми ресурсами (материалами и производственной информацией) в плановые сроки, в том числе наличие системы внутрипроизводственной транспортировки и механизма учета движения (приемки, хранения и выдачи) комплектующих и материалов на складах и в производстве.

Оценка существующего  состояния организации снабжения  производственного процесса предметами труда с использованием отмеченных выше показателей позволяет выявить  ее недостатки. Анализ этих недостатков  дает возможность выявить причину каждого из них и разработать комплекс мер по улучшению организации снабжения (обеспечения) производственного процесса в таможенных органах предметами труда.

Подготовка  системы операционного управления. Одним из ключевых элементов функции «организация» является создание производственной (операционной) системы. Цель этой системы – обеспечение экономически эффективной реализации намеченных планов. Она определяет процедуру реализации разработанных технологий, методы мотивации персонала, систему учета и контроля результатов деятельности, учитывающую конкретные условия и обеспечивающие результативность итогов труда. В процессе построения операционной системы решаются, например, вопросы местоположения соответствующего таможенного подразделения, выбора его масштабности (мощности, пропускной способности), технологической интеграции и специализации труда персонала.

В настоящее время  наиболее предпочтительной системой рабочего управления деятельностью организации  является система, которая соответствует  требованиям международных стандартов ИСО серии 9000 «Система менеджмента качества». Требования стандартов ИСО имеют целью создание условий для обеспечения соответствия результатов деятельности установленным требованиям Поэтому их необходимо считать основными требованиями к качеству системы управления предстоящими процессами.

По каждому требованию стандарта ИСО руководство таможенного  органа должно дать ответы на следующие  вопросы:

• достаточно ли полно и однозначно отражают имеющиеся в таможенном органе документы конкретное требование стандарта и можно ли по нему судить, что соблюдении е требования соблюдено;
• ознакомлен ли персонал с этими документами;
• имеет ли персонал эти документы в своем распоряжении;
• понимает ли персонал содержание этих документов и требований, изложенных в них;
• фактически используется ли персонал эти документы в своей работе.

Важным методическим элементом системы рабочего управления в таможенных органах, позволяющим  обеспечить стабильность качества труда  и систематическое его улучшение, является цикл управления качеством. Цикл предполагает рассмотрение законченной технологической операции, производственной функции или этапа работы на любом уровне управления – от конкретного исполнителя (инспектора, рабочего, служащего) до руководителя коллектива (начальника отдела, начальника таможни). Проработка всех элементов цикла управления качеством по всем этапам производства и технологическим операциям в соответствии с элементами жизненного цикла продукции (услуги) позволяет создать требуемый механизм обеспечения стабильного качества результатов труда. При этом главное внимание обращается на профилактическое предотвращение отклонений от установленных требований к качеству результатов труда и создание условий для соблюдения технологических режимов.

Разработка (корректировка) механизма активизации персонала. Реализация разработанного плана может потребовать новых методов активизации персонала. Для этого необходимо оценить действующий механизм активизации и, при необходимости, внести в него соответствующие коррективы.

Обычно механизм активизации  персонала основывается на применении различных мер материального  и морального поощрения в зависимости  от результатов труда. При этом важно  четко идентифицировать результат  труда, определить метод его количественной и качественной оценки и установить зависимость от него мер поощрения. При данной гласности процедурам поощрения могут использоваться, например, различные конкурсы.

Эффективность действующего механизма активизации персонала  можно судить по совокупности следующих показателей:

• обеспечение выполнения плановых заданий;
• обеспечения качества результатов труда;
• наличие качественной оценки персонального трудового вклада в выполнение плановых заданий;
• наличие количественной оценки качества труда персонала;
• трудоемкость применения мотивационного механизма.

Таким образом, организация  процесса управления как одна из общих  функций управления является практическим связующим звеном между утвержденным планом (принятым решением) и его  реализацией. Это деятельность органов и аппаратов управления, направленная на достижение целей таможенных органов путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления.

Третий учебный  вопрос

Контроль  как ключевая функция управления. Принципы проведения контроля в таможенных органах.

Важнейшим элементом  реализации планирования в таможенных органах является функция регулирования. Эта функция в системе управления включает набор действий руководителя по обеспечению запланированного порядка  осуществления управляемого процесса, включающий:

• учет результатов деятельности;
• контроль количественных и качественных характеристик результатов труда;
• сравнение результатов с запланированными параметрами и регистрацию несоответствий;
• выявление причин несоответствия;
• разработку и реализацию корректирующих действий;
• разработку и реализацию предупреждающих действий;
• применение мер поощрения персонала за качественные результаты труда.

Учет результатов  деятельности. Учет является одной из функций системы управления, обеспечивающей субъекта управления информацией о ходе выполнения плана. Он является основой осуществления системы мониторинга.

Учет и контроль –  это звенья в обратной связи контура  управления, процессы , при помощи которых  руководство организации определяет: правильно ли его решения и нуждаются ли они в корректировке. Задачи учета и контроля заключаются в предоставлении руководству информации о том, что запланированный процесс осуществляется в соответствии с планом и достигаются поставленные цели организации. В процессе учета и контроля осуществляются измерения фактически протекающего процесса и сравнение достигнутых результатов  с установленными требованиями и принятыми решениями. Эта такая функция управления, которая позволяет выявить возникающие проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Контроль создает условия для объективного анализа и позволяет определить необходимость перемен, которые должны быть реакцией на изменение внешней и внутренней среды, в том числе изменением планов организации.

Огромное количество показателей, включаемое в систему  отчетности таможенных постов и таможен, в итоге приводит к увеличению численности работников таможенных органов, занятых непосредственно  таможенным оформлением и таможенным контролем товаров.

Контроль по времени  его осуществления подразделяют:

• предварительный (входной);
• текущий (пооперационный, периодический, летучий);
• заключительный.

Предварительный, или, как  его принято называть – входной, контроль относится ко всем элементам  производства – средствами труда, предметами труда, персоналу и документации, определяющий требования к технологии и качеству результатов труда.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Он позволяет обнаружить и  исключить отклонения от намеченных планов, технологических инструкций и процедур. Текущий контроль осуществляется непосредственные исполнители, а также вышестоящее руководство любого уровня.

Заключительный контроль осуществляется после завершения работы. Он позволяет определить, насколько правильно выполняется намеченный план и, если работа будет повторяться, скорректировать технологию ее выполнения с учетом обнаруженных отклонений. Итоги заключительного контроля используются для мотивации и активизации исполнителей.