Методы исследования систем управления

В настоящее время  на предприятии работа ведется в  двусменном режиме. Численность рабочих 60 человек.

Главная цель ЗАО «Планета» - получение прибыли, за счет купли – продажи металлолома. Задачи фирмы – расширение своих возможностей на рынке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организационная структура

 

Организационная структура  предприятия представлена на схеме 1, см. приложение А. Должностные функции сотрудников:

1. Генеральный директор

• Руководит в соответствии с законодательством о предприятии;

• Организует работу предприятия, направляет их деятельность на достижение высоких темпов развития и совершенствования производства, эффективности техники и прогрессивной технологии, научной организации труда, производства и управления, совершенствования хозяйственного механизма;
• Обеспечивает выполнение программы обновления продукции, всех обязательств перед государственным бюджетом, поставщиками. Заказчиками и банками;
• Принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, созданию безопасных и благоприятных условий  для их труда, соблюдений требований законодательства об охране окружающей среды;
• Осуществляет меры по социальному развитию коллектива, проводит работу по воспитанию кадров в духе сознательного и добросовестного отношения к труду, укреплению трудовой и производственной дисциплины;
• Решает все вопросы в пределах предоставленных ему прав и поручает выполнение отдельных функций другим должностным лицам.

 

 

2. Заместитель генерального директора по коммерческой работе

Подчиняется непосредственно  директору фирмы.

• Руководит. Организует и контролирует работу фирмы по купле- продажи продукции, по охране труда в сфере своей деятельности, по соблюдению трудового законодательства;
• Обеспечивает соблюдение законодательства об охране труда, стандартов безопасности труда, правил, норм и правовых документов по охране труда;
• Обеспечивает своевременное и правильное составления заявок на материалы;
• Контролирует соблюдение правил внутреннего распорядка, проводит мероприятия по укреплению трудовой дисциплины;
• Организует работу коммерческого отдела и контроль качества продукции;
• Руководит работой по оформлению технической документации, удовлетворяющей качество, принимает участие в сдаче готовой продукции.
• Контролирует соблюдение рабочими правил охраны труда, ТБ, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной безопасности.

3) Главный бухгалтер.

• Формирует учетную политику исходя из специфики условий хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей деятельности организации.
•     Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям.
• Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов, учету имущества, обязательств, основных средств, материально-производственных запасов, денежных средств, финансовых, расчетных и кредитных организаций, издержек производства и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг).  
• Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на производство, составление калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), учет по центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой отчетности.
• В соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ обеспечивает своевременное перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в кредитные организации, средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам.
•    Обеспечивает контроль за расходованием средств фонда оплаты труда, организацией и правильностью расчетов по оплате труда работников
• Обеспечивает соблюдение финансовой и кассовой дисциплины.
• Организует работу с Налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, Фондами социального страхования, обязательного медицинского страхования.
• Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке.
• Руководит работниками бухгалтерии, организует работу по повышению их квалификации.
• Принимает участие в проведении финансового анализа и формирования налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита; готовит предложения по улучшению деятельности организации, устранение потерь и непроизводственных затрат.

Далее более подробно, я остановлюсь на сотрудниках  коммерческого отдела.

    1) Декларант коммерческого отдела.

•   Осуществляет оформление грузовых таможенных деклараций разных типов на перевозки грузов в международных сообщениях.
• Производит проверку правильности, полноты заполнения и комплектности перевозочных и сопроводительных документов.
• Выполняет начисление причитающихся таможенных платежей и сборов, руководствуясь постановлениями Правительства РФ, приказами Государственного таможенного комитета РФ и иными нормативными документами.
• Вводит в установленном объеме информацию в АСУ или передает ее в таможенный отдел.
• Ведет оперативный учет производственных показателей, перевозочной и сопроводительной документации.
• Выдает грузоотправителям и грузополучателям справки и оперативную информацию по вопросам применения тарифов и таможенному оформлению перевозочных и сопроводительных документов.

2) Инженер по организации закупок лома судовыми партиями

• Составляет графики работ, заказы, заявки, инструкции, пояснительные записки, карты, схемы и другую техническую документацию, а также установленную отчетность по утвержденным формам и в установленные сроки
• Оказывает методическую и практическую помощь при реализации проектов и программ, планов и договоров на закупку лома судовыми партиями.
• Осуществляет экспертизу технической документации, надзор и контроль над состоянием и эксплуатацией оборудования.
• Следит за соблюдением установленных требований, действующих норм, правил и стандартов.
• Организует работу по повышению научно-технических знаний работников
• менеджер

     3) Менеджер по закупкам металлолома, экспедированию ж/д транспортом.

• Планирует, руководит или координирует деятельность по закупке сырья, материалов, оборудования, товаров и услуг.
• Анализирует рыночную  систему для определения наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды.
• Проводит инвентаризацию, управляет процессом закупки и поставки продуктов и материалов.
• Определяет себестоимость товаров, формулирует и координирует исполнение политики торговли компании для обеспечения прибыли.
• Разрабатывает и внедряет операционные, системные и должностные инструкции, процедуры и линии поведения.
• Руководит и координирует деятельность персонала, занятого в закупке, продаже и распределении материалов, оборудования и запасов.
• Готовит отчет о рыночных условиях и издержках на закупку.
• Готовит, пересматривает и обрабатывает распоряжения и заказы на закупку материалов и оборудования.
• Представляет компанию при формулировании политики закупок, а также при ведении переговоров и заключении контрактов с поставщиками.

4) Ассистент коммерческого отдела

• Проверяет счет – фактур на правильность их оформления
• Сдает  договора в архив
• Печатает  коммерческие  письма, заявки, акты и других документы

коммерческого отдела

• Расценивает  приемо-сдаточные акты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.  Потоки информации, ориентированные на утверждение конкретных документов

 

 

В рыночной экономике  информация стала товаром, ее получение, хранение, использование подчиняются  законам товарно-денежных отношений. Сегодня информацию относят к  числу важнейших ресурсов предприятия и умение эффективно использовать этот ресурс, без преувеличения, определяет способность предприятия к выживанию в условиях конкуренции.  Вот лишь некоторые статистические данные, подтверждающие роль информации в управлении предприятием.

По мнению американского журнала “Management Services”, в США доля персонала, занятого переработкой информации, в течение первой половины двадцатого века практически оставалась неизменной, а во второй половине века она стала неуклонно возрастать и уже к середине семидесятых  годов достигла половины всех занятых;

73% американских, 63% английских и 85% японских менеджеров  считают, что главным  препятствием к успешному управлению является неэффективный обмен информацией;

Согласно  различным  исследованиям от 50% до 90% времени менеджера, при  осуществлении им своих функций, расходуется  на  коммуникации (общение), как  часть     информационного обмена в процессах принятия решений.

Таким образом, успешное управление напрямую зависит  от квалификации менеджера в управлении  информацией.

Внутри организации  существуют следующие виды обмена информацией:

Межуровневый  обмен информацией 

Нисходящие  потоки информации - таким путем  подчиненным сообщается о текущих  задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых  процедурах, конкретных поручениях и  т.д.

Восходящие  потоки информации - это отчеты о  выполнении заданий, предложения по совершенствованию технологии, проблемы с внедрением новой техники и  т.д. Таким путем руководство узнает о текущих и назревающих проблемах  и предлагаемых вариантах решения.

Горизонтальный  обмен информацией

Совещания руководителей  подразделений-смежников. 

Обсуждение  кооперации участвующих в выпуске  какого-то вида продукции подразделений.

Совещания руководителей  подразделений,  имеющих сходные производственные задачи.

Работа в  рамках рабочих групп (управление проектом).

Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых  для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен  в виде организационной процедуры.

Рассмотрим движение потоков информации в фирме на примере «Расходного  кассового  ордера на получение денежных средств  под отчет»

 

 

 

 

Схема 2 – Движение документа  «расходный кассовый ордер на получение  денежных средств под отчет»

 

 

1. Бухгалтер заполняет форму
2. Лицо, которое должно получить подотчетные денежные средства расписывается в данном документе
3. Гл.бухгалтер утверждает
4. Директор утверждает
5. Расходный кассовый ордер возвращается к бухгалтеру и на его основании сотрудник получает подотчетные денежные средства.

В связи с небольшим  размером фирмы документ получает довольно узкий круг хождения, как и все  остальные документы. Таким образом  давать какие предложения по совершенствованию  действующей схемы потока информации бессмысленно, т.к. он и так предельно сжат.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

          В данной работе были рассмотрен  такой вопрос, как методы исследования  систем управления. Довольно подробно  и глубоко представлены классификация  методов исследования систем управления, сущность этих методов и их значение, показаны методы формализованного представления сиситем управления, даны понятия об информационных потоках и информационных моделях организации, взаимосвязи задач управления.

         В практической части дана характеристика ЗАО «Планета», сформулированы цели и задачи фирмы, представлена организационная структура, схема потоков информации внутри организации.

      Безусловно, эффективность предприятия зависит в конечном итоге от  правильности выбора ее основных параметров и практикуемых методов. Решение именно этой задачи является сейчас ключевой проблемой для российских предприятий.