Методы исследования и проектирования функций и целей управления

Цели этой сложнейшей подсистемы организации устанавливаются в виде системы показателей, отражающих объем, ассортимент продукции, качество, производительность, затраты и т.д.

Подсистема, связанная с  исследованиями и разработками, реализует  цели нововведений на предприятии. Ее направленность - это поиск новых видов продукции и услуг для замены устаревших, определение целей проведения научных исследований и разработок, введения новшеств и модернизации всех сфер деятельности предприятия.

Подсистема «Персонал» направлена на работу с трудовым коллективом и формулирует свои цели по найму, расстановке, обучению, продвижению и оплате труда работников предприятия. Важнейшей целью этой подсистемы является высокая заинтересованность сотрудников в решении общих задач предприятия и создание для этого благоприятного климата.

Подсистема «Финансы»  нацеливает свою деятельность на организацию  финансирования, кредитования, налоговых обязательств, составление бюджетов (по предприятию в целом, его подразделениям и программам).

Подсистема «Менеджмент» имеет в качестве своей ключевой задачи эффективное достижение целей организации, исключающее нерациональные затраты времени, ресурсов и талантов. В соответствии с нею подсистема устанавливает цепи по активизации работников всех подразделений организации по контролю за движением и использование всех его ресурсов и т.п. Для этого производится глубокий анализ проблем во всех сферах и областях деятельности организации и выделяются те, которые требуют наибольшего внимания и усилий, так как являются главными факторами достижения желаемых результатов. Эти проблемы специфичны для каждой организации [5.С.93].

Следующим этапом работы было рассмотрение процедуры проведения исследования с использованием методов исследования и проектирования функций управления.

Исследовать функции управления в конкретном подразделении —  значит определить, кто и что делает, как связаны между собой сотрудники в процессе управления, как связаны  управленческие решения, почему именно эти, а не другие решения готовятся  в этом конкретном подразделении. Знать  это необходимо для того, чтобы  обеспечить эффективное управление функциональных обязанностей аппарата управления в целом. Проектирование системы управления, организации, в том числе и любого конкретного предприятия, невозможно без определения состава функций управления. При этом необходимо исследовать множество факторов:

1. характеристики организации как системы — входа, самого процесса, выхода;
2. стадии жизненного цикла продукта;
3. цикл принятия решений;
4. содержание процесса управления.

Рассмотрим, как учитываются  эти факторы при исследовании и проектировании функций управления.

Фактор «Характеристики организации как системы» позволяет выделить функции по управлению ресурсами, основными фондами (здания и сооружения), действующими производственными процессами и продуктом. К ним отнесены функции управления материально-техническими, трудовыми, энергетическими, информационными и другими ресурсами, а также управление производственными процессами — управление результатами деятельности предприятия (промышленной продукции и услугами).

Фактор «Стадии жизненного цикла продукта» предполагает исследование полного набора функций управления на всех стадиях жизненного цикла; заготовительной, обработочной, сборочной, испытательной.

Фактор «Цикл принятия решений» позволяет зафиксировать все стадии подготовки управленческого решения. К ним относятся:

1. Подготовка решения.
2. Утверждение решения.
3. Внедрение решения.
4. Оценка результатов внедрения решения.

Подготовка решения — это обоснование, составление и проверка правильности решения, которая осуществляется аппаратом управления и заканчивается визированием вновь подготовленных документов.

Утверждение решения — это фиксация факта принятия решения, его утверждение. Эту деятельность осуществляет руководитель подразделения или организации, ответственный за принятие данного решения.

Внедрение — деятельность, связанная с отдачей соответствующих распоряжений руководителями и исполнителями.

На этой стадии оценивается  результат, полученный после реализации принятого ранее управленческого  решения; оценивается и само решение (необходимость его утверждения), и результаты внедрения управленческого  решения.

Таким образом, порядок формирования состава функций управления следующий:

1. выбор исследуемого объекта;
2. формирование набора специфических функций;
3. выбор конкретной специфической функции, подлежащей исследованию;
4. исследование необходимости применения общих функций управления в пределах выбранной специфической функции;
5. формирование конкретных функций в терминах управленческих решений.

Выберем, например, в качестве объекта исследования производственный отдел машиностроительного предприятия.

Исследованию подлежит специфическая  функция «Управление основными  производственными процессами». Для  реализации данной функции необходимо применять полный набор общих  функций, а именно по планированию, организации, регулированию, контролю и учету. Рассмотрим схему формирования функций управления (рис. 2.4.).

Анализируя схему формирования состава функций управления, можем  сделать следующие выводы:

• Для реализации выбранной нами функции «Управление основными производственными процессами» необходимо применять полный набор общих функций управления, а именно: планирование основных производственных процессов, организация основных производственных процессов, регулирование основных производственных процессов, контроль основных производственных процессов, учет показателей деятельности основных производственных процессов. Полный набор общих функций управления также необходим и для реализации остальных четырех специфических функций, указанных в схеме.

             

 

 

 

 

 

 

 

 

             Рис.2.4. Фрагмент схемы формирования состава функций управления

 

•  В рамках каждой из перечисленных функций управления необходимо сформулировать полный набор управленческих решений, реализующих эти общие функции.
• Поскольку управленческое решение всегда конкретно, то наименования «Подготовка управленческих решений по планированию основного производства» или «Оценка управленческих решений по планированию основного производства» (как это указано в схеме) не характеризуют конкретное содержание управленческой деятельности и, следовательно, являются функциями управления, выраженными в терминах управленческих решений.
• Предметное содержание функций управления должно вестись на уровне конкретных управленческих решений.
• Состав управленческих решений должен быть определен на основе изучения практической деятельности работников каждого подразделения и регламентирующих документов, таких как Положение об организации, должностные инструкции и другие [5.С. 101].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МЕТОДОВ ИССЛЕДОВАНИЯ И ПРОЕКТИРОВАНИЯ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО «АЛЕНА»

 

 

В данной главе будет рассмотрено  практическое применение методов исследования и проектирования функций управления на примере ООО «Алена».

Исследование и проектирование функций управления является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как  любое их изменение приводит к  изменению структуры управления. Выделение функций управления вызвано  ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная  функция характеризует специфическую  управленческую деятельность, то совокупность  таких функций позволяет формировать  конкретную систему управления.

Поскольку для ООО «Алена»  главные количественно сформулированные цели: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в  кафе и прибыльности предприятия, то для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов. Для выяснения требований проводился опрос посетителей кафе. Выяснилось, что клиенты хотят:

1. посидеть в уютной теплой обстановке;
2. вкусно поесть качественно приготовленные блюда, пить некрепкие спиртные напитки (пиво, сухие вина);
3. чувствовать себя в безопасности;
4. получить вежливое и приятное обслуживание.

Отсюда выстраиваются  следующие цепочки. Рассмотрим их в табл. 3.1.

 

 

 

Таблица 3.1

Функция	Исполнитель	Кто контролирует
Принятие заказа от клиента	Официант, бармен	Бармен, администратор
Передача заказа в производственный отдел (на кухню)	Официант, бармен	администратор
Изготовление заказанного  блюда	Повар	Официант, бармен
Подача блюда клиенту	Официант	Бармен
Наблюдение за безопасностью  клиентов	Охранник	Официант, бармен, администратор

 

Для обеспечения кафе продуктами и напитками выполняются следующие  действия (табл.3.2):

Таблица 3.2

Функция	Исполнитель	Кто утверждает, контролирует
Составление меню, списка необходимых  продуктов и напитков	Официант, бармен по заказам  клиентов	Администратор
Передача списка продуктов  в бухгалтерию	Официант, бармен	Администратор
Оплата продуктов и  напитков	Бухгалтер	Директор
Получение продуктов и  напитков от поставщиков	Водитель, экспедитор	Администратор
Складирование продуктов  и напитков	Экспедитор, помощник повара	Администратор

 

Взаимодействие с предприятиями, поставляющими электроэнергию, воду, тепло, контролирующими организациями при необходимости осуществляет директор, с налоговой инспекцией - бухгалтер. Платежи в эти инстанции готовит бухгалтер по распоряжению директора и под его контролем, за его первой подписью.

Анализ этих управленческих функций показывает:

1. явную перегруженность администратора (функции администратора, бухгалтера и экспедитора выполняет одно лицо).
2. отсутствует отдел (или физическое лицо)  планомерно работающее с клиентами, изучающие их потребности, вкусы, планирующие какие-либо мероприятия. Официанты заняты текущей работой по обслуживанию клиентов. Администратор и так перегружен. В функции бармена это не входит.
3. В городе пока отсутствует предложения такого рода. Для ООО «Алена» ситуация достаточно благоприятная, чтобы провести анализ своей работы, подготовить стратегию своего развития.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Исследование – необходимый  элемент любой деятельности, но в  зависимости от вида деятельности реализуется  в той или иной мере.

Развитие и совершенствование  предприятия базируется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования систем управления.

Управление, главным содержанием  которого является принятие решений, трудно представить без исследовательской  деятельности. По мере развития управления роль и доля исследований возрастает. Исследование помогает глубже понять ситуацию, определить проблему и, следовательно, найти наиболее эффективное ее решение. Для современного управления исследование – важная характеристика профессионализма. Современный менеджер должен приобретать  и осваивать навыки исследовательской  деятельности. И от выбора методов  исследования будет завесить достоверность  полученных результатов.