Коммуникации и их роль в управлении персоналом организации

С 1 июня 2011 года Управление Пенсионного фонда РФ в г.Комсомольске-на-Амуре  децентрализовано и функции выплаты  пенсий, возложенные на него ранее, переданы в вышестоящую организацию-Центр  по выплате пенсий в г.Хабаровске.

В настоящее время  в Отделении ПФР по Хабаровскому краю числится 1135 сотрудников, большая  часть из них – 944 – работают в  территориальных органах ПФР, обслуживая по вопросам пенсионного страхования  и пенсионного обеспечения 366 тыс. пенсионеров, 1 млн. 286 тыс. застрахованных лиц и 84 тыс. страхователей. Схема организационной структуры УПФР представлена в приложении 1.

Управление Пенсионного  фонда РФ в г.Комсомольске-на-Амуре  и Комсомольском районе является правопреемником отдела социальной защиты населения администрации г.Комсомольска-на-Амуре в части назначения, перерасчета и выплаты трудовых пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работавших на день смерти.

4.2. Задачи и функции предприятия

УПФР в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и  иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Положением о  Пенсионном фонде Российской Федерации, решениями Правления Пенсионного фонда Российской Федерации, Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю и Положением об УПФР. Согласно Положению об УПФР основными видами деятельности являются следующие:

1. Выявление, регистрация и учет в установленном порядке страхователей в соответствии с действующим законодательством.
2. Ведение государственного банка данных по всем категориям страхователей, индивидуального (персонифицированного) учета сведений обо всех категориях застрахованных лиц.
3. Организация работы по учету средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию, целевому использованию средств обязательного пенсионного страхования, а также контроль за их использованием.
4. Привлечение добровольных взносов физических и юридических лиц в ПФР, участие физических лиц в программе софинансирования пенсий.
5. Составление и представление в Отделение ПФР в установленном порядке заявок на финансирование выплаты трудовых пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работавших на день смерти.
6. Своевременное назначение, перерасчет и выплата трудовых пенсий на основе данных индивидуального (персонифицированного) учета, пенсий по государственному пенсионному обеспечению, а также выплата социальных пособий на погребение умерших пенсионеров, не работавших на день смерти.
7. Ведение базы данных по пенсионерам.
8. Бесплатное консультирование страхователей и застрахованных лиц по вопросам обязательного пенсионного страхования и информирования их о нормативных правовых актах, об обязательном пенсионном страховании.
9. Прием граждан, рассмотрение их обращений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции Управления Пенсионного фонда РФ, принятие по ним соответствующих мер.
10. Ведение разъяснительной работы среди населения, страхователей по вопросам пенсионного обеспечения, пенсионного страхования и индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.
11. Представительство в суде и арбитражном суде при рассмотрении вопросов пенсионного обеспечения и страхования, уплаты взносов в ПФР.
12. Проведение у страхователей проверок документов, связанных с назначением, перерасчетом и выплатой обязательного страхового обеспечения, представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.
13. Представление интересов застрахованных лиц перед страхователями.
14. Осуществление взыскания в судебном порядке недоимки по страховым взносам и пеней.
15. Ведение учета страховых взносов физических лиц, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию.
16. Своевременный учет в соответствующих разделах специальной части индивидуального лицевого счета поступивших страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии, размера назначенной пенсии и выплат за счет средств пенсионных накоплений.
17. Организация работы по назначению, а также назначение дополнительного ежемесячного материального обеспечения и доплат к пенсии, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
18. Осуществление контроля за обоснованностью представления документов для назначения, перерасчета и выплаты трудовых пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, в том числе на льготных условиях в связи с особыми условиями труда.
19. Организация и хранение документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

На сегодняшний день УПФР активно участвует в региональных социальных программах по оказанию адресной социальной помощи пенсионерам и  инвалидам. Финансируется улучшение условий проживания престарелых в домах-интернатах. Создан и поддерживается в актуальном состоянии Регистр лиц, имеющих право на государственную социальную помощь, и создана общегосударственная база данных «Ветераны».

Согласно Федеральному Закону от 29.12.2009 № 256-ФЗ «О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей» с января 2009 года УПФР начало работу по назначению и выплате материнского (семейного) капитала.

Приоритетом остается дальнейшее повышение уровня обслуживания населения через клиентские службы и консультационные пункты.

В осуществлении деятельности УПФР используются современные технологии сбора, передачи, хранения и обработки  пенсионной информации.

4.3 Общая структура организации

Руководство УПФР осуществляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности приказом управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по Хабаровскому краю.

Начальнику Управления подчиняются два заместителя, которым  подчиняются отделы по направлениям (рис.4.1):

Рисунок 4.1 Структура  организации

Первый заместитель  начальника управления курирует отделы: Отдел назначения пенсий, Отдел перерасчета пенсий, Отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц, отдел социальных выплат, Клиентская служба.

Второй заместитель  начальника управления курирует отделы: Отдел персонифицированного учета, Отдел администрирования страховых взносов и взыскания задолженности, Отдел взаимодействия со страхователями, Отдел выездных проверок.

Непосредственно начальнику управления подчиняются отделы: Отдел автоматизации, Группа учета поступления и расходования средств, Экономический отдел, Юридическая группа, Отдел по кадрам и ведению делопроизводства, Административно-хозяйственная группа.

В штатном составе  персонала числится 216 работников.

          В Пенсионном Фонде г. Комсомольска-на-Амуре и Комсомольского района осуществляется линейно-функциональная организационная структура управления.

         Существующая организационно - управленческая структура Управления Пенсионного Фонда РФ является линейно – функциональной по принципу своего построения и сильно централизованной. При такой структуре управления производством каждое подразделение выполняет четко определенные функции в общей цепочке производственного процесса. По сути, это - конвейер, и каждое подразделение четко знает свою роль в функционировании этого конвейера.

         Основная цель в процессе организации управления персоналом – регламентация деятельности работника, которая определяется должностной инструкцией.

         В Пенсионном Фонде разработаны положения об отделах, службах в объёмах, требуемых установленными стандартами. Для обеспечения выполнения функций указанных подразделений разработаны должностные инструкции для всего персонала, обеспечивающего работу структурных подразделений. Указанные должностные инструкции (пересматриваемые каждые 3 года или в случае изменений условий работы) вручаются под роспись каждому исполнителю. Особенностью должностной инструкции является то, что она составляется по ГОСТу.

         Управление Пенсионного Фонда в г. Комсомольске-на-Амуре возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность начальником Отделения Пенсионного Фонда Российской Федерации г. Хабаровска, который организует всю работу учреждения и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед вышестоящими начальниками и трудовым коллективом. Начальник УПФР представляет госучреждение во всех организациях и предприятиях, распоряжается имуществом учреждения, заключает договора, издает приказы по учреждению, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников госучреждения.          Определяет задачи и указывает сроки их выполнения. Начальнику Управления ПФР также необходимо владеть информацией не только о результатах отдельных отделов (групп). Его задача - видеть весь комплекс работ, получать оперативную информацию по деятельности и путем анализа полученных данных уметь определить факторы, повлиявшие на тот или иной результат.

         При существующей структуре управления начальнику УПФР непосредственно подчиняются:

• Заместитель начальника УПФР;
• Заместитель начальника УПФР;
• Начальник отдела персонифицированного учета;
• Начальник отдела взаимодействия со страхователями;
• Начальник отдела администрирования страховых взносов и взыскания задолженности;
• Начальник отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц;
• Руководитель клиентской службы;
• Начальник отдела назначения пенсий;
• Начальник отдела перерасчета пенсий;
• Начальник отдела социальных выплат;
• Начальник отдела выездных проверок;
• Начальник экономического отдела;
• Начальник отдела по кадрам и ведению делопроизводства;
• Начальник отдела автоматизации;
• Главный бухгалтер;
• Руководитель юридической группы;
• Руководитель административно-хозяйственной группы;

         Заместители начальника УПФР назначаются на должность и освобождаются от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом начальника предприятия. На должность заместителя начальника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы. Осуществляют руководство организацией и совершенствуют деятельность Управления Пенсионного Фонда РФ в г.Комсомольске-на-Амуре и Комсомольском районе и организуют в целом работу Управления ПФР, ведут прием посетителей.

Организационная структура аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

 

4.4 Коммуникационные процессы в УПФР

 

Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Управление Пенсионного фонда РФ в г.Комсомольске-на-Амуре – не исключение.

Выбор метода коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации. Большинство руководителей структурных подразделений УПФР предпочитают использовать несколько методов коммуникации, дополняющих и усиливающих друг друга. Например, после проведения совещания с подчиненными (устная коммуникация) направлять им копии приказов, официальных писем, на основе которых состоялось обсуждение  (письменная коммуникация).

Устная коммуникация является наиболее эффективной с точки зрения привлечения и сохранения внимания получателя информации, а также получения обратной связи. В то же время устная коммуникация не позволяет отправителю послания в полной мере контролировать его содержание, сопряжена со значительным уровнем помех в системе. В качестве устной коммуникации в УПФР г.Комсомольска-на-Амуре используются производственные совещания, технические учебы, личные беседы, телефонный разговор.

Письменная коммуникация обеспечивает более высокую степень чистоты передачи информации и позволяет сохранить ее в неизменном виде в течение неопределенного времени, что является очень важным для реализации функции управленческого контроля, а также дает возможность получателю информации уточнять ее неограниченное число раз. 
В качестве письменной коммуникации в УПФР г.Комсомольска-на-Амуре используются приказы, постановления, должностные инструкции, служебные записки, информационный стенд, сообщения, направленные по локальной сети.

Организация структуры  УПФР в г.Комсомольске-на-Амуре создана таким образом, что информационный обмен осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют кто, с кем и в какой форме может общаться внутри управления.

Для выполнения своих  производственных функций сотрудники УПФР должны взаимодействовать, т.е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.

Управление имеет формальную систему коммуникации, которая предписывается формальной организационной структурой.

 

Рисунок 4.2 Основные направления  коммуникационных потоков

Из рисунка видно, что  в УПФР существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Каждое из направлений предполагает взаимодействие сотрудников, находящихся на разных уровнях организационной иерархии, поэтому существенно отличаются по своим целям, характеру передаваемой информации, методам, продолжительности и частоте.

Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя подчиненному, например, в УПФР это письменные приказы, устные распоряжения, публичные выступления, селекторные совещания, видеоконференции, процедура приема на работу, аттестация работников. Коммуникация сверху вниз играет важнейшую роль в управлении организацией, поскольку непосредственно влияет на мотивацию и способность сотрудников выполнять свои производственные функции и, следовательно, обеспечивать достижение организационных целей. Ее главная цель - предоставление информации о том, что (как, когда, где) должны делать сотрудники УПФР.

Примерами коммуникации снизу вверх в УПФР по г.Комсомольску-на-Амуре являются еженедельные или ежемесячные отчеты, служебные записки, заявления, личные беседы. В распорядке работы начальника управления выделено время для приема сотрудников по личным вопросам.

Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне. Основной целью горизонтальной коммуникации является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников, т.е. для оптимизации производственного поведения и реализации целей УПФР.  
Поскольку при горизонтальной коммуникации, ее участники находятся на одном иерархическом уровне, информационный обмен более дружелюбный и эффективный, чем в случае вертикальной коммуникации. Такой обмен является хорошим средством развития компетенции сотрудников, усиления их мотивации за счет межфункционального взаимообогащения, возможности посмотреть на проблему с другой точки зрения. Примерами горизонтальной коммуникации в УПФР г.Комсомольска-на-Амуре являются координационные совещания, технические учебы, предложения о совместных действиях, предоставление данных для другого структурного подразделения, неформальное общение.