Эффективный менеджер, стили руководства, роли и функции в организации, профессиональные и личные качества

4. Контроль

Непредвиденные  обстоятельства могут заставить  организацию отклониться от основного  курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным  найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем  организации будет нанесен серьезный  ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под  угрозу. Контроль - это процесс обеспечения  того, чтобы организация действительно  достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого  контроля: Установление стандартов - это  точное определение целей, которые  должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение  того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и  сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство  организации не только знает о  том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для  успешного осуществления третьей  фазы, а именно, - стадии, на которой  предпринимаются действия, если это  необходимо, для коррекции серьезных  отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр  целей, для того, чтобы они стали  более реалистичными и соответствовали  ситуации.

Контроль-это  системное наблюдение за выполнением  планов, заданий и результатами хозяйственной  деятельности, обеспечение с помощью  информации обратной связи с управляемым  объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах  деятельности (анализ), работой по диагностике  и оценке процессов развития и  достижения поставленных целей. Процесс  контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов. С помощью  контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает  активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности.

Существует  три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме  определенной политики, процедур и  правил. Прежде всего, он применяется  по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов  и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый  этап процесса контроля - это установка  стандартов, т.е. конкретных, поддающихся  измерению целей, имеющих временные  границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей  результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей  функционирования с заданными стандартами  определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

 Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль  является эффективным, если он имеет  стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

 

5. Профессиональные и  личные качества менеджера.

Как и  функции, качества руководителя могут  быть разделены на несколько групп  по определенным критериям. Качества руководителя можно рассредоточить на трех основных сферах: личной сферы (которая касается заботы руководителя о себе, своем здоровье и имидже, культуре межличтностного общения и развитии личных качеств, требующиеся для наилучшего выполнения задач), профессиональной сферы (включающей в себя поддержание и развитие профессиональных навыков, общую эрудицию, стремление внести посильный вклад в усовершенствование деятельности предприятия и умение оптимально планировать работу на краткие и долгие сроки) и деловой сферы (включающие способности руководителя к организаторству, личные качества, необходимые для руководителя, а так же высокий уровень самоконтроля.

первая  группа качеств руководителя обозначается как «личные качества». Вот они :

1. Высокие  моральные стандарты по отношению  к самому к себе и окружающим  вне зависимости от их положения  и иерархической лестнице.

2.Физическое и психологическое здоровье руководителя.

3. Внутренняя  культура.

4. Непосредственно личные качества руководителя: отзывчивость, заботливость, благожелательное отношение ко всем сотрудникам.

5.Оптимизм.

Необходимость высоких моральных качеств руководителя обусловлена прежде всего его постоянным нахождением среди людей, каждый из которых представляет собой своеобразную личность с неповторимыми особенностями. Поэтому ни один из подчиненных не должен чувствовать себя ущемленным или униженным. Помимо этого, моральное долженствование руководителя выражается в том, что он своим поведением подает пример остальным сотрудникам, которые стремятся равняться на него как на порядочного человека. Физическое и психологическое здоровье руководителя состовляют неотъемлемые черты его имиджа, на который так же  должны стремиться равняться подчиненные. Хорошо выглядящий, улыбающийся и уверенный в себе начальник с ровным характером, благорасположенный к подчиненным, всегда вызывает уважение и стремление общаться, искать у него поддержки и помощи, доверять и выполнять его требования.

Под внутренней культурой подразумевается, прежде всего, умение руководителя общаться с  сотрудниками, так чтобы они чувствовали, что перед ними хорошо образованный и воспитанный человек. Руководитель должен обладать высоким уровнем  интеллигентности. Отсюда вытекают и  сугубо личные качества, на которых  основывается легитимность его личности как человека, имеющего право на руководство.

Вторая  группа качеств носит название профессиональной. Профессионально необходимые качества руководителя — индивидуально-личностные и социально-психологические особенности человека, в комплексе обеспечивающие успешность его работы на конкретной управленческой должности. Эти качества изучаются с помощью метода экспертных оценок и специально разработанных психологических тестов. При изучении профессиональных качеств руководителей наиболее продуктивным оказывается функционально-деятельностный подход, т.е. выявление искомых качеств на основе анализа структуры деятельности менеджеров определенного ранга. Сравнение уровней развития выявленных качеств в группах успешных и неуспешных менеджеров позволяет составить эталонный профиль для каждой должностной позиции. Рассмотрим основные профессиональные (деловые) качества руководителя.

Практический  интеллект — способность человека мыслить критически и логично; способность  быстро, гибко и эффективно использовать свои  знания и опыт в решении  практических задач. Это необходимое  качество, но не достаточное. Эффективность  управленческой работы в равной мере зависит, как от умения работать с информацией, так и от умения общаться с людьми. Поэтому не менее важным является такое качество как социальный интеллект.

Социальный  интеллект — способность понимать и правильно интерпретировать чувства  других людей, ставить себя на место  другого, знать, что можно требовать  от конкретного человека, а что  нет. Это умение вести себя согласно ситуации, создавать при помощи общения  атмосферу, наиболее благоприятствующую успеху дела. Без этого качества руководителю весьма затруднительно создать  соответствующий климат в коллективе, способствующий экономическому успеху организации.

Установлено, что по мере приближения к вершине  управленческой пирамиды объем необходимых  узкоспециальных знаний уменьшается.  Топ-менеджер должен знать, соответствуют ли производственные процессы мировым стандартам, каковы технологические и экономические связи между предприятиями отрасли, каковы наиболее перспективные виды продукции и т.п. Т.е. наряду с необходимыми знаниями в области управления ему нужно иметь общее представление о специальных вопросах.

Менеджеры и руководители высшего уровня должны обладать профессиональными  качествами, позволяющими:

- выявлять проблему с учетом ее взаимосвязей с другими задачами управления;

- принимать оптимальные решения с учетом мнения различных специалистов;

- оперативно руководить и контролировать работу сотрудников.

С повышением уровня управления возрастают требования к таким психологическим  качествам  руководителей, как чувство ответственности, способность перспективно мыслить, настойчивость и целеустремленность. Также немаловажное значение имеет  способность к социальной активизации  других людей, способность заражать их своей энергией, волей, уверенностью в своих силах.

На более  низких уровнях управленческой иерархии берется во внимание склонность к  систематической повседневной работе и способность к быстрой переориентации при изменении ситуации.

Третья  группа качеств руководителя носит  название деловой и включает в  себя следующее:

1. Организационные  способности.

2. такие  личные качества, как честолюбие, властность, высокий уровень притязаний.

3. Решительность,  напористость, смелость, бескомпромиссность, воля, настойчивость.

4. Высокий  уровень самоконтроля.

6. Склонность  к риску и умение рисковать.

7. Стремление  к инновациям.

Организационные способности принципиально необходимы для индивида, претендующего на роль руководителя.  Не обладающий подобным качеством субъект просто не сможет справиться с координацией всех уровней  работ. Помимо этого, чтобы стать  руководителем и удержаться на своем  посту, человек должен обладать честолюбием, определенной харизмой, властностью, смелостью  и прочими качествами. Все они  должны накладываться на умение общаться, выслушивать сотрудников – и  сопровождаться готовностью к взаимопомощи и поддержке.

 

Заключение

Итак, современный  менеджер – профессиональный руководитель, чья ответственная работа является одной из важнейших составляющих общего успеха фирмы, предприятия, организации.

Роль  менеджера не преувеличена. Менеджеру  приходится решать сложнейшие задачи своей фирмы, и часто в условиях критических ситуаций и неопределенных перспектив.

В поделанной работе были освещены следующие основные управленческие функции, которые выполняет  менеджер:

·  планирование,

·  организация,

·  мотивация,

·  контроль деятельности подчиненных и организации  в целом.

Планирование, которое дает конкретную формулировку целей организации, средств их достижения, сроков и этапов выполнения. Оно  способствует ясному видению стратегии  предприятия, возникающих проблем, что дает возможность своевременной  корректировке целей и задач.

Организация - не менее важная функция менеджера, которая способствует бесперебойному функционированию предприятия. Правильно  подобранная организационная структура  позволяет сэкономить время и  денежные средства организации, способствует рациональному ведению хозяйственной  деятельности.

Функция мотивации является двигателем рабочего процесса. Если коллектив знает, что  свой труд он получит достойное вознаграждение, то он в целом будет работать эффективно. Функции контроля и анализа очень  тесно взаимосвязаны между собой  и должны реализовываться на достаточно приемлемом уровне

Контроль - это системное наблюдение за выполнением  планов, заданий и распоряжений. Это один из важнейших факторов нормального  функционирования организации. Он объединяет в себе все виды управленческой деятельности. Контроль помогает устранять недоработки  и своевременно находить ошибки.

Особенностью  деятельности менеджера, одной из основ  его успеха является высокая насыщенность человеческими контактами. Это предполагает хорошее знание основ психологии, социологии, принципов организационного поведения. Активный менеджер, получивший признание подчиненных, способен скоординировать  их деятельность наилучшим образом, добившись максимальной отдачи общему делу.

Успех профессиональной деятельности менеджера зависит  и от его личностных качеств, среди  которых принципиальность, эмоциональное  равновесие, эмоциональная зрелость. Важны организаторские и деловые  качества, прежде всего целеустремленность, энергичность, дисциплинированность, повышенная работоспособность.

Критерием эффективности руководства является степень авторитета менеджера.

Современный менеджмент переживает настоящую революцию. Традиционные подходы к управлению привлекают внимание, прежде всего  к контролю над, людьми, достижению стабильности и эффективности производства, использованию правил и процедур, созданию вертикальной структуры управления сотрудниками и достижению запланированных  результатов (прежде всего, прибыли). Новый  подход к менеджменту предполагает использование энтузиазма и творческих способностей людей, поиск общих  взглядов, норм и ценностей, открытый доступ к информации, поощрение командного труда, сотрудничества и партнерства, адаптацию организаций к внезапным  изменениям внешней среды и достижение максимальной эффективности их деятельности.