Аудит персонала организаций

Индивидуальные особенности работников. Проводится в специальных центрах оценки персонала и базируется на измерении или оценке психологических особенностей личности различных категорий сотрудников или наиболее характерных чертах их личности. Качества типа «позитивное отношение к труду», целеустремленность, умение работать в команде, дружелюбие могут быть не всегда тесно связаны с результатами работы, но их нельзя игнорировать, поэтому они также должны использоваться в оценке персонала. Данные критерии оценки очень важны, например, при решении вопросов расстановки кадров, их перемещения внутри фирмы, при планировании карьеры, в то время, как использование этих показателей вряд ли будет уместно при решении вопросов, связанных с обоснованием уровня заработной платы конкретного работника и размера его премирования [9].

Показатели, характеризующие результаты, а также поведение работников, могут также успешно быть использованы при определении потребностей в обучении персонала. В соответствии с трудовым законодательством преимущественное право на сохранение работы в этих случаях представляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией. Таким образом, оценка при решении данных вопросов является также юридическим основанием правомерности принимаемых решений .

 

1.3 Критерии оценки деятельности персонала

 

При разработке системы оценки работника  необходимо решить, на основании каких  критериев будет производиться  оценка, иными словами, что именно в деятельности работника нам  надо оценить. Говоря о критерии, мы исходим из следующего определения: «Критерий - это такие характеристики работы и рабочего поведения, которые, по мнению квалифицированных наблюдателей, составляют необходимые «стандарты совершенства», которые необходимо достигнуть, чтобы как организация, так и индивид могли реализовать свои цели» .

Критерии оценки деятельности разделяются  по разным основаниям, среди которых  можно выделить следующие группы критериев:

Общеорганизационные или корпоративные: наличие и соответствие им одинаково для всех сотрудников. Например:

• качество,
• своевременность,
• полнота выполнения обязанностей и др.

Критерии, соответствующие определенному  рабочему месту, виду деятельности (или  специализированные). Эта группа критериев закрепляется в отдельных документах - методиках оценки деятельности, разработанных для каждой отдельной должности.

Количественные  показатели являются наиболее распространенными критериями оценки работы персонала. Это самый понятный, самый объективный и самый прямой способ оценки, при котором работники оцениваются на основе достигнутых результатов. Для руководителя главным результатом его работы являются производственные показатели, достигнутые его подчиненными, и своевременность выполнения установленных планов.

К качественным критериям оценки относят:

Качество работы. Очень часто  качество работы бывает важнее, чем  производительность труда. Как и  при оценке количественных показателей, здесь могут действовать факторы, «зашумляющие» результаты оценки качества работы. Например, устаревшее оборудование, низкое качество сырья могут привести к ухудшению качества работы;

Индивидуальные характеристики работника  оцениваются с помощью различных  оценочных шкал, вопросников или  тестов, позволяющих оценить личные и деловые качества, а также  особенности рабочего поведения, оказывающие  влияние на эффективность работы. При оценке личных качеств работника  на первый план выходят те качества, которые имеют наибольшее значение для достижения высоких результатов: коммуникабельность, личностная зрелость, эмоциональная устойчивость и др. При оценке деловых качеств, как  правило, определяется степень проявления у работника качеств, характеризующих его отношение к порученной работе. В первую очередь речь идет о таких качествах, как:

• самостоятельность,
• ответственность,
• инициативность,
• надежность,
• настойчивость и др.

Оценка рабочего поведения, как  правило, призвана определить, в какой  степени работнику свойственны  те виды поведения, которые способны внести позитивный вклад в достижение высоких рабочих результатов: поведение  в трудных ситуациях, особенности  рабочего поведения при взаимодействии с руководителем, коллегами по работе и клиентами .

Объективные и субъективные критерии. Наиболее широкое распространение получили объективные критерии оценки рабочих показателей: стандарты, нормативы качества и производительности, которые могут быть установлены практически для любой работы. Наиболее приемлемо использование объективных критериев для оценки деятельности менеджеров и топ-менеджеров, поскольку эти сотрудники либо определяют стратегию развития компании, либо оказывают реальное влияние на ход событий. Часто говорят, что критерии обязательно должны быть объективными, считаемыми и проверяемыми. Но процесс может оцениваться и по субъективным критериям. К субъективным критериям относятся такие показатели и характеристики, которые оцениваются на основании мнений и оценок экспертов. Такая категория критериев используется, в частности, при оценке деятельности специалистов-исполнителей. Объективность здесь всегда будет относительной. Главное в этом случае, чтобы менеджеру было удобно достигать поставленных целей при помощи специалистов, находящихся в его подчинении. Соответственно, только субъективное мнение коллег, и в первую очередь непосредственного руководителя, может служить мерилом правильности производственного поведения сотрудника.

Интегральные  и простые критерии. Практически для любого работника не составляет труда собрать информацию об уровне его производительности, о качестве его работы и об основных особенностях его рабочего поведения, таких как трудовая дисциплина, уровень конфликтности. Кроме того, с помощью экспертов, в качестве которых могут выступить непосредственный руководитель оцениваемого или его коллеги, может быть оценена степень выраженности у него тех или иных деловых качеств, важных для работы: ответственность, инициативность, самостоятельность в принятии решений и т.п.

Если при оценке эффективности  работы сотрудника в одном показателе учитывается, комбинируется или  сочетается информация, полученная в  результате оценки различных характеристик  работы и рабочего поведения оцениваемого, то такой показатель является интегральной оценкой. Если же оцениваются отдельные  аспекты работы или рабочего поведения, например, такие, как уровень производительности или отсутствие опозданий на работу, то данные показатели могут рассматриваться  как простые критерии.

Совокупность простых критериев  дает возможность получить дифференцированную оценку работы и рабочего поведения  данного сотрудника, которая в  некоторых случаях оказывается  предпочтительнее интегральной.

Еще один вопрос, связанный с использованием интегральных и простых показателей, - это компенсаторные возможности  различных оцениваемых показателей. К примеру, не слишком высокая  профессиональная компетентность руководителя может быть с успехом компенсирована его высокими организаторскими способностями. При этом следует помнить, что  для многих профессий существуют такие области, где человек не может восполнить дефицит в одной  области за счет хорошей работы в другой .

Критерии оценки работы персонала  призваны оценить вклад работника  в достижение целей организации, что дает возможность руководству  организации принимать верные административные решения. Выбор конкретных критериев  оценки (личностные качества, рабочее  поведение или рабочие результаты) зависит от категорий оцениваемых  работников и от того, как предполагается использовать получаемые результаты.

 

1.4 Методы  и этапы проведения аудита  персонала

 

Сложность объекта  аудита персонала предполагает использование  многообразных методов проведения проверки и анализа, который можно  разделить на три основные группы методов:

1. Организационно- аналитические методы – проверка документов и отчетности. Анализ трудовых показателей о результативности деятельности организации и ее персонала (показатели использования рабочей силы, рабочего времени, качества и производительности труда, оплаты труда). Источники информации: баланс трудовых ресурсов, описание работы и специфики, должностные инструкции, данные об издержках найма, увольнения, обучения и переподготовки кадров, анкеты и тесты кандидатов, уровень профессионального травматизма и общей заболеваемости;
2. Социально-психологические методы - проведение социологических опросов, анкетирование, индивидуальные и коллективные беседы, интервьюирования рабочих различного уровня. Данные методы используются для оценки удовлетворения трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждения;
3. Экономические методы – через сравнение экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами, нормативами, или со средними и лучшими в отрасли (группе аналогичных организации) показателями оценить: конкурентоспособность предприятия на рынке труда, эффективность функционирования служб управления персоналом , эффективность самого аудита персонала.

Этапы аудиторской проверки персонала:

1. Подготовительный этап – определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.
2. Сбор информации – проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная обработка данных статистики.
3. Обработка и анализ информации – информация оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающей организацией, научно-обоснованными нормативами, путем применения методов экспертной оценки и т.д.
4. Обобщение и представление оценочных результатов, выводов и рекомендаций – итоговый материал, включая отчет об аудите персонала. Указываются пути усовершенствования управления персоналом (внедрение новых технологий – коммуникационной, офисной, информационной), предложения по модификации управления персоналом, уточнение документации. Здесь же оценка результативности аудита персонала , заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

 

 

2. Аудит персонала ООО «Гранд Тур»

 

2.1 Подготовительные работы

 

Перед проведение аудита в организации  составляется письмо-обязательство о согласии на проведение аудита и договор, где оговариваются предмет договора, права и обязанности сторон, стоимость аудиторских услуг и порядок их расчета, порядок оказания и сдачи услуг и ответственность сторон и т.д.

Объектом аудита являются кадры  ООО «Гранд Тур», туристического агентства  и магазина розничной торговли детскими товарами. Применяемая система налогообложения  УСН и ЕНВД. Источниками информации для проведения аудита служит документация экономического субъекта, собранная в процессе проведения аудиторских процедур.

Документальные источники  информации ООО «Гранд Тур»:

1. Форма №4 – «Сведения о численности, заработной плате и движении работников».
2. Регистры аналитического и синтетического бухгалтерского учета:

• Учредительные документы;

• Решения о назначении в должности;
• Штатное расписание;
• Правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных;
• Приказы;
• Трудовые книжки;
• Личные карточки по форме Т-2;
• Анкеты.

 

 

2.2 План и программа аудита

 

Составим общий план и программу аудита персонала ООО «Гранд Тур»

1. ОБЩИЙ ПЛАН ПРОВЕРКИ ООО «ГРАНД ТУР»

Проверяемый период - с 15.07.2010 по 01.05.2012 гг.;

Планируемый аудиторский риск – R=0,6;

Планируемый уровень существенности – равен 1,59%

Планируемая трудоемкость – 30 чел.час

Планируемый состав аудиторской группы:

Руководитель  группы аудиторов – Соколова Е.В.

Аудитор –  Иванова Е.В.

 

Таблица 4

Перечень  планируемых работ.

Планируемые работы	Период проведения (трудоемкость)	Исполнители (кол. человек и их  квалификация)
Формирование аудиторской группы	1	Руководитель группы аудиторов –  Соколова Е.В.
Распределение аудиторов в соответствии с их профессиональными качествами и должностными уровнями по конкретным участкам аудита	1	Руководитель группы аудиторов –  Соколова Е.В.
Инструктирование всех членов команды  об их обязанностях, ознакомление их с  финансово-хозяйственной деятельностью  экономического субъекта, а также  с положениями общего плана аудита	3	Руководитель группы аудиторов –  Соколова Е.В.
Проведение аудита согласно программы	13	Руководитель группы аудиторов –  Соколова Е.В. Аудитор – Иванова Е.В.
Контроль за выполнением плана  и качеством работы аудиторов, за ведением ими рабочей документации и надлежащим оформлением результатов аудита	2	Аудитор – Иванова Е.В.
Разъяснение руководителем аудиторской  группы методических вопросов, связанных  с практической реализацией аудиторских  процедур	1,5	Руководитель группы аудиторов –  Соколова Е.В.
Проведение совещаний с руководством экономического субъекта и/или соответствующих  служб по результатам отдельных  этапов аудита	1,5	Руководитель группы аудиторов –  Соколова Е.В.
Подготовка письменной информации (отчета) руководству экономического субъекта (отчета) по результатам аудита	2	Аудитор – Иванова Е.В.
Подготовка аудиторского заключения по результатам аудита	3	Руководитель группы аудиторов –  Соколова Е.В.
Проведение совещания с руководством экономического субъекта по результатам  аудита	2	Аудитор – Иванова Е.В.