Анализ и совершенствование организационных структур управления

Говоря об особенностях поведения и характере закупорок  компьютерного оборудования и комплектующих, необходимо заметить, во-первых, что клиенты, как правило, являются высоко квалифицированными, знающими принципиальные различия выбираемого ими оборудования или комплектующих.

Во-вторых, у  разных групп потребителей различен  и сам характер потребления. Так, для репеллеров важными критериями выбора поставщика компьютерного оборудования являются максимально низкая цена на компьютерное оборудование, комплектующие и гарантия на них.

С другой стороны, конечные пользователи зачастую готовы потратить дополнительные денежные средства на оплату таких услуг, как получение дополнительных консультаций, обучение работе с программным обеспечением и компьютерным оборудованием, установку и настройку программного и аппаратного обеспечения на территории заказчика. Также, немаловажно отметить, что  перепродавцы, как правило, приобретают заранее выбранные ими модели компьютерного оборудования, что зачастую исключает возможность продаж им аналогичного оборудования и комплектующих, в то время как конечные пользователи являются более гибкими при выборе конкретной модели компьютерного оборудования и комплектующих. Это позволяет менеджерам розничного отдела продавать аналогичное и, что важно, имеющееся на складе оборудование.

С другой стороны, говоря о группе конечных пользователей, выбор конкретного вида компьютерного  оборудования  большинством физических лиц происходит куда более тщательно и выверено, нежели выбор представителей различных юридических лиц, приобретающих оборудование для офиса и готовых как можно скорее потратить деньги организации, выделенные на покупку компьютерной техники. Однако, важно также отметить, что это лишь тенденция, иными словами – не всякий представитель организации, покупающий компьютерное оборудование готов положиться на компетентность менеджера торгового зала и купить удобное розничному отделу компьютерное оборудование.

В январе - марте 2008 года в ООО «Медия» проводилось исследование структуры клиентов розничного отдела. Исследование проводилось на основе информации, полученной тремя консультантами,  отвечающими на входящие телефонные звонки, и тремя менеджерами по продажам в демонстрационном зале. Сведения о каждом звонившем или пришедшем в демонстрационный зал и каждом  купившем что-то в розничном отделе вносились в специальные базы данных, на основе которых можно было судить о:

• характере покупок;
• степени компетентности покупателя в вопросах компьютерного оборудования;
• структуре потребителей;
• периодичности закупок;
• объемах закупок каждой группы потребителей.

Важно отметить, что из всех респондентов, принимавших  участие в исследовании 87% клиентов были признаны компетентными в вопросах компьютерного оборудования и комплектующих, из которых 12% достаточно профессионально ориентировались в новинках компьютерного рынка, типах и моделях компьютерного оборудования, ценах на продаваемую продукцию в Ярославле и области. Говоря о периодичности покупок необходимо сказать, что порядка 62% покупателей являются постоянными клиентами розничного отдела ООО «Медия».

В зависимости  от типов клиентов, периодичность  покупок колебалась от одного раза в год до 2 раз в неделю. Так, наиболее часто покупающими розничными клиентами являются:

• среди конечных пользователей - юридические лица Ярославля и др. российских регионов;
• среди перепродавцов – юридические и физические лица Ярославля и российских регионов.

Высокий процент  постоянных клиентов связан, как правило, с отсутствием в исследовательский период рекламных компаний, способных заметно повысить объемы продаж розничного отдела. С другой стороны, в периоды насыщенной рекламной деятельности компании, доля постоянных клиентов, по данным отдела учета ООО «Медия», составляет в среднем за год примерно 47%. Рассматривая структуру потребителей, важно также отметить, что доля продаж частным лицам составляет примерно 37%. Это связано с тем, что суммы закупок юридических лиц, как правило, больше сумм, которые могут потратить физические лица на приобретение компьютерной техники. Тем более, заметно сократилось число клиентов среди физических лиц, проживающих в российских регионах за пределами столицы  и покупающих в ООО «Медия» компьютерное оборудование и комплектующие.

 

3.2 Предложения по совершенствованию организационной  структуры  ООО «Медия»

 

Организация имеет слишком маленький ассортимент продукции, слабую автоматизацию производственных процессов, недостаточные каналы сбыта товаров и услуг, слабое маркетинговое и рекламное обеспечение бизнеса и ряд других несовершенных факторов деятельности в связи, с чем необходима реорганизация организационной структуры ООО «Медия».

Предложено  исключить должность менеджера по продажам и ввести две новые должности: менеджер по продажам (закупкам) компьютеров и менеджер по продажам (закупкам) оргтехники и периферии.

Данное решение поможет фирме  решить проблему с недостатком ассортимента продукции.

Вместе с тем, необходимо ввести должность программиста. Для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность инспектора кадров, и перепоручить полномочия коммерческому директору.

Для чего будет утверждено новое  штатное расписание, в котором  на коммерческого директора дополнительно  будут возложены обязанности  инспектора по кадрам, в связи с  чем, будет увеличен должностной оклад.

Так же предложено переименовать должность главного инженера в должность технического директора.

Для совершенствования маркетинговых  условий и рекламного обеспечения  бизнеса – ввести должность маркетолога. Дополнения к штатному расписанию представлены в приложении Б.

Как видно из штатного расписания, введение новой должности менеджера и повышение заработной платы сотрудникам (коммерческому директору, техническому директору, и менеджерам по продажам  (закупкам компьютеров)) влечет за собой повышение расходов для организации на заработную плату.

Но вместе с тем эти расходы  на реорганизацию оправданны, так  как данное решение поможет фирме решить существующие проблемы с ассортиментом продукции, а более высокая оплата труда является мотивацией для более  эффективной работы сотрудников, что сказывается на повышении качества оказываемых услуг, и вследствие этого, у предприятия будут более эффективные продажи и удовлетворение покупательского спроса.

Тем самым данное решение поможет  организации достичь поставленных целей.

Проведя SWOT-анализ и введя новое штатное расписание, перестроим организации оную структуру следующим образом, рисунок 4:

Рисунок 4 - Реорганизованная структура ООО «Медия».

 

После реорганизации существующей организационной структуры необходимо провести  повторное обследование системы и убедиться в эффективности системы управления предприятием. Для этого следует провести SWOT- анализ факторов внутренней среды предприятия.

Для большинства небольших компьютерных компаний смысл конкуренции сводится к тому, чтобы быть похожими на своих более крупных конкурентов. Но подражать другим, с другой стороны, означает лишение каких-либо других преимуществ.

Но отсутствие конкурентных преимуществ  на компьютерном рынке – верный путь к банкротству компании, занимающейся продажей компьютерного оборудования и комплектующих.

Некоторые крупные компьютерные компании, обладая конкурентными преимуществами, не принимают ни каких усилий для того, чтобы не потерять их. Под сильными сторонами организации понимают все, что обеспечивает ей преимущества над конкурентами.

Из сильных сторон компьютерной компании наиболее значимыми являются те, которые обеспечивают организации  долговременный отрыв от конкурентов, т.е. то, что они не могут повторить, скопировать и что относится к «исключительному» превосходству.

Однако, важно заметить, что жизненный  цикл таких преимуществ достаточно невелик, т.к. при появлении такого преимущества у компании, ее конкуренты тотчас же стремятся воспроизвести, скопировать это преимущество в рамках своей фирмы.

Слабые стороны организации  – это то, что не позволяет  ей достичь преимуществ над конкурентами.

Так, разработка новой организационной  структуры ООО «Медия» должна опираться на сильные стороны  компании и быть такой, чтобы минимизировать воздействие слабых сторон.

Для этого необходимо выяснить как  различные изменения на компьютерном рынке и в какой степени соотносятся с сильными и слабыми сторонами компании. Понятно, если ситуация на компьютерном рынке такова, что способствует реализации его сильных сторон, у ООО «Медия» появляются возможности, шансы укрепить свои позиции на рынке компьютерного оборудования и комплектующих. И, наоборот, если изменения на компьютерном рынке связаны со слабыми сторонами ООО «Медия», предприятие сталкивается с рисками и угрозами.

Проследить возможные сочетания  характеристик рыночной ситуации с  сильными и слабыми сторонами  ООО «Медия» можно с помощью SWOT-анализа, таблица 8.

 

Таблица 8 - Анализ факторов внутренней среды предприятия (после реконструкции)

Факторы внутренней среды	Оценка качества					Важность
	5	4	3	2	1
1. МАРКЕТИНГ:
1.1. Известность  компании на рынке	+					0,04
1.2. Доля рынка			+			0,04
1.3. Репутация  в отношении качества			+			0,05
1.4. Репутация  в отношении обслуживания					+	0,05
1.5. Реклама				+		0,06
1.6. Эффективность  продаж				+		0,04
1.7. Эффективность  НИОКР					+	0,03
1.8. Месторасположение					+	0,02
2. ФИНАНСЫ:
2.1. Стоимость  капитала					+	0,05
2.2. Доступность  капитальных ресурсов				+		0,02
2.3. Доходность  капитала			+			0,03
2.4. Финансовая  стабильность		+				0,05
3. ПРОИЗВОДСТВО:
3.1. Современное  оборудование		+				0,04
3.2. Удовлетворение  покупательского спроса		+				0,05
3.3. Соблюдение  сроков поставок		+				0,04
3.4. Ассортимент продукции		+				0,05
3.5. Затраты на  производство				+		0,02
3.6. Технический  уровень производства			+			0,03
4. ОРГАНИЗАЦИЯ:
4.1. Квалификация  руководства			+			0,04
4.2. Малый штат  сотрудников					+	0,04
4.3. Квалификация  и способности менеджеров			+			0,05
4.4. Реакция на  изменение рыночной ситуации				+		0,04
4.5. Преданность  работе сотрудников			+			0,03
4.6. Инициативность  руководства		+				0,04
4.7. Оперативность  принятия решений			+			0,05

 

Как видно из таблицы 8 изменения в фирме сказались положительным образом на таких факторах внутренней среды предприятия как удовлетворение покупательского спроса, расширение ассортимента продукции, квалификации руководства и менеджеров.

Из реорганизованной структуры видно, что новые введенные должности менеджеров будут ориентированы на определенную продукцию (компьютеры и оргтехнику), что, в свою очередь, должно привести к решению проблемы – устранению дефицита ассортимента. А также, был реорганизован отдел программистов по принципу специализации, введена должность маркетолога. Данные преобразования позволяют фирме достичь поставленных целей, таких как увеличение объёма продаж, повышение качества оказываемых услуг и продвижения на рынок новинок и увеличение доли рынка.

 

3.3 Расчет эффективности совершенствования организационной структуры

 

Для расчёта  эффективности совершенствования  организационной  структуры произведем оценку абсолютного показателя качества организации P исходя из условия [7, 8]:

 

,              (2)

 

где k – число показателей, входящих в интегральную оценку;

А_i –  значение коэффициента важности показателя;

X_i – числовое значение i-ой характеристики качества организации.

Произведем оценку абсолютного показателя качества организации P исходя из факторов внутренней среды предприятия до изменений в предприятии, Приложение В - Расчёт эффективности:

Получаем, что P = 2,4

Произведем оценку абсолютного показателя качества организации P исходя из факторов внутренней среды предприятия после изменений в предприятии:

Получаем, что P = 2,79

Произведем оценку абсолютного показателя качества организации P исходя из факторов внешней среды предприятия:

Получаем, что P = 3,33

Изменения в фирме в итоге  коснулись таких факторов внутренней среды предприятия, как: ассортимент продукции, удовлетворение покупательского спроса, квалификация руководства, а также квалификация и способности менеджеров. Соответственно увеличилась и оценка абсолютного показателя качества организации. Она увеличилась с 2,4 до 2,79.

Предприятию необходимо продумать  маркетинговый план, который предусматривает  особое обслуживание нескольких крупных  заказчиков, которые составляют большую  часть бизнеса, то есть тех 20%, которые  дают возможность предприятию  поддерживать свой бизнес на должном уровне.