Адаптация персонала в организации

Ответы на вопросы

1. Кто проводит Welcome! Тренинг?

Начинать Welcome! Тренинг  рекомендуется с приветствия  и вводного слова одного из топ-менеджеров. Основная часть курса Welcome! Тренинга, следующая за вводным словом, как правило, проводится специалистом службы персонала: тренинг-менеджером либо менеджером по подбору и адаптации персонала.

Часть, посвященная  описанию выпускаемого продукта/оказываемых услуг, чаще всего готовится специалистами соответствующего профиля, например технологами или маркетологами.

В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом HR-отдела может выступить  работник любого другого подразделения, который расскажет о себе и  своем карьерном пути в компании, что позволит завоевать большее  доверие новичков и в то же время будет дополнительной мотивацией для самого работника.

Для рассказа о  социальной политике и защите интересов  сотрудников можно пригласить представителя  профсоюза.

Кроме передачи знаний из первых рук такая форма  позволяет дополнительно мотивировать работающих сотрудников компании, занятых в проведении адаптационной программы.

2. Кто разрабатывает  Welcome! Тренинг?

К разработке Welcome! Тренинга важно привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать в себя ряд  составляющих.

•   Уточнение преследуемых целей и ожидаемых результатов.

•   Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно.

•   Подготовку содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе требуется выделить интересные примеры из жизни компании, составить список вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы.

Оценка Welcome! Тренинга. Так как Welcome! Тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, процесс оценки может включать всего два шага: 1) оценку реакции участников: сбор обратной связи о том, понравилась ли новичкам форма проведения программы, все ли было понятно и т. д.; 2) проверку знаний с использованием тестов о продукте/услугах в случае, если в этом есть необходимость.

Корпоративная брошюра Книга сотрудника.

Корпоративная брошюра Книга сотрудник (приложение 2) (другое название Папка сотрудника) может издаваться как в печатной форме, так и в электронной.

Цель Книги  сотрудника

Сориентировать  новичка в большом объеме информации, которую ему необходимо узнать о  компании.

Содержание Книги  сотрудника

Определяется  прежде всего целевой группой  издания. Для рядовых сотрудников рабочих специальностей имеет смысл подготовить Памятку нового сотрудника (приложение 3), включив в нее сведения, связанные с условиями труда и быта.

Для сотрудников, работающих дистанционно, правильно  будет изложить весь материал адаптационного курса, так как у них нет возможности посетить вводный курс лично.

В активно развивающихся  компаниях имеет смысл разработать  Книгу руководителя(приложение 4), целевой  аудиторией которой станут как сотрудники, назначенные на должность после  прохождения программы развития кадрового резерва, так и специалисты, пришедшие в компанию извне. Основными материалами, размещенными в такой Книге руководителя, станут описанные бизнес-процессы и регламенты, например, Положение о подготовке и защите бюджета или локальные нормативные акты, касающиеся работы с персоналом.

В случае если предоставление Книги сотрудника каждому новичку  по каким-либо причинам затратно для  компании - например, она является производственной и большую часть работников составляют сотрудники рабочих специальностей, решением может быть вручение новичкам Памятки новому сотруднику и размещение всех информационных материалов о компании на информационном стенде, доступ к которому свободен для всех.

Во время разработки таких книг и памяток надо сразу запланировать периодичность их обновления, так как указанная там информация изменяется очень быстро. Обновленную информацию необходимо доводить и до уже работающих сотрудников.

Дни новичков

Дни новичков в  компании могут проходить с разной периодичностью. Наиболее часто встречающиеся варианты - один раз в месяц и один раз в квартал. Главная цель таких мероприятий - командообразование.

В некоторых  компаниях День новичков заменяет Welcome! Тренинг. В этом случае мероприятие  обычно включает официальную (содержательную) и неофициальную (развлекательную) части.

Комплект новичка

Комплект новичка (другие названия: Папка нового сотрудника, или Путеводитель по компании) обычно включает в себя:

•   должностную инструкцию, локальные нормативные документы, в том числе Положение о персонале;

•   Адаптационный лист;

•   Книгу сотрудника;

•   корпоративные памятки, положения;

•   последний выпуск корпоративного издания;

•   маркетинговые материалы;

•   корпоративный сувенир (например, ручка, блокнот и т. п.);

•   телефонный справочник;

Часть документов может быть записана на компакт-диск, например, вместе с фильмом о компании.

Первый день нового сотрудника

Первый день сотрудника должен быть подготовлен  заранее. Часто бывает, что компании де-юре обладают разработанными адаптационными инструментами, а де-факто оказываются абсолютно не готовы к приему нового сотрудника. Детально разработанные программы адаптации не заменят эмоциональной составляющей первого дня сотрудника на новом месте, в ходе которого он невольно оценивает реальное к нему отношение.

Неправильно назначать  выход нового сотрудника на тот день, когда его непосредственный руководитель находится в отпуске или командировке. Не стоит допускать, чтобы человек  чувствовал себя брошенным.

Ожидая появления  нового сотрудника в офисе, проверьте, не забыли ли вы подготовить:

1)  рабочее место; на рабочем столе и в тумбочке не должно быть никаких вещей, оставшихся от предыдущего сотрудника, положите на стол ежедневник, набор канцелярских принадлежностей;

2)  Комплект новичка, Адаптационный лист, бейджик;

3)  знаки приветствия от коллег: открытка - поздравление с выходом на новую работу, небольшая шоколадка, корпоративный сувенир - словом, все, что сотрудникам подскажет их фантазия.

Если есть возможность, предупредите работников этого и смежных подразделений о появлении нового коллеги.

Первый день работы нового сотрудника рекомендуется  начинать несколько позже, например, в 9.30, в случае если вся компания работает с 9.00. К этому времени  все заинтересованные лица уже будут  на рабочих местах, и новичку не придется проводить первые минуты в ожидании появления будущих коллег.

Важно не столько  в первый же день довести до сотрудника всю подробную информацию, сколько  объяснить ему, где ее можно самостоятельно найти в будущем. Цель первого дня нового сотрудника - сформировать у него положительное впечатление о компании и вызвать воодушевление к работе в ней.

Информация о  новичке

Важно не только представить новому сотруднику его  будущих коллег, но и рассказать о новом человеке в коллективе. Для этого необходимо использовать имеющиеся коммуникационные каналы:

•   интранет-страницу «Наши новички»;

•   электронную рассылку;

•   информационный стенд;

•   корпоративный бюллетень или газету;

•   личное представление (в данном случае сложность может вызвать то, что не всех сотрудников компании можно застать на местах).

Информация о  новом руководителе

В случае прихода  нового руководителя HR-службе имеет  смысл подготовить план его знакомства с сотрудниками. Часто сотрудники относятся к новому руководителю с некоторой настороженностью, в то время как желательно, чтобы топ-менеджер с первого же дня пользовался уважением подчиненных. Информацию о руководителе нужно распространить по всем каналам внутри организации, и она должна включать следующие сведения:

•   образование и опыт работы;

•   успехи и достижения в предыдущих проектах;

•   семейное положение, хобби и т. д.;

•   взгляды на организацию рабочего процесса.

Оптимальным вариантом  является представление этих сведений в виде интервью. Другие варианты: самопрезентация, рассказ третьих лиц.

Информация о новом  рядовом сотруднике

Рядовому сотруднику уделяется  меньше внимания, чем топ-менеджеру, но представить его коллективу все  равно необходимо, хотя бы в рамках его подразделения.

Представление нового сотрудника

Знакомство нового сотрудника с коллегами обычно проходит по приведенному ниже плану.

1. Знакомство с коллегами  внутри подразделения.

2. Знакомство с коллегами  смежных подразделений, с которыми  новичок будет непосредственно  взаимодействовать.

3. Знакомство с вышестоящим руководством. При представлении новичок и другой сотрудник обмениваются следующей информацией:

•   имя и фамилия, должность;

•   основные задачи того и другого;

•   вопросы, по которым они будут взаимодействовать.

Обучение в период адаптации. Виды адаптации

1. Обучение, связанное  с ознакомлением с корпоративными  стандартами.

В данную группу входит обучение:

•   правилам работы с клиентами;

•   правилам работы с корпоративной базой данных;

•   составлению отчетности и т. д.

Хорошо, если это обучение сопровождается выдачей памяток, в которых прописаны все основные алгоритмы.

2.Профессиональное обучение. Часто в компанию принимают  сотрудника, который не обладает  полным набором необходимых компетенций,  но отличается достаточно высоким  потенциалом. В этом случае для него целесообразно спланировать необходимое обучение, информация о котором будет отражена в Адаптационном листе. В таких случаях необходимо прикрепить к новичку наставника.

3.Стажировка. В  ряде компаний практикуется стажировка  специалистов в смежных подразделениях, которая организуется для ускоренного вхождения в должность и понимания сотрудником основных бизнес-процессов.

С целью быстрой  адаптации нового тренинг-менеджера, который будет заниматься обучением  персонала, можно направить его  на ограниченный период на стажировку в отдел продаж, маркетинга и т. д. Таким образом, он будет хорошо понимать, чем занимаются сотрудники, с которыми он будет взаимодействовать в дальнейшем и программы обучения для которых будет разрабатывать.

Перечисленные выше формы обучения - минимальный набор инвестиций в нового сотрудника.

Предложение о  работе

Предложение о  работе (Job Offer) (приложение 5) по сути является первым инструментом будущей адаптации, и необходимо отнестись к нему со всей серьезностью.

Как правило, официальное предложение работы - документ на полторы-две страницы, который включает в себя в концентрированной форме условия будущего трудового договора, в том числе следующую информацию:

•   предлагаемую должность;

•   место должности в структуре компании, т.е. указание, у кого сотрудник будет состоять в прямом и функциональном подчинении;

•   перечень функциональных обязанностей;

•   место работы;

•   объем командировок;

•   наличие испытательного срока;

•   размер оплаты труда и структуру дохода;

•   ключевые показатели эффективности деятельности;

•   условия компенсации понесенных расходов: оплату мобильной связи, расходов на использование автомобиля;

•   предоставление других льгот — медицинское страхование;

•   дату ожидаемого выхода на работу или дату получения согласия кандидата;

•   перечень документов, которые необходимы для оформления на работу.

Подготовка такого подробного предложения облегчит в  будущем работу сотрудников службы персонала: инспектору по кадрам не придется гадать, чем же должен заниматься сотрудник, и скачивать его должностную инструкцию из Интернета.

Принятое соискателем  предложение о работе позволяет  работодателю прекратить поиск, а кандидату - начать процедуру увольнения в  своей компании.

К слову, в Европе Job Offer заменяет трудовой договор при найме на работу, и поэтому его статус там более весомый, у нас же подписанное предложение о работе является аналогом соглашения о намерении заключить трудовой договор.