Организация и технология документационного обеспечения в Нелидовском районном потребительском обществе

- функции, обеспечивающие оптовую продажу;

- организационно-рыночные функции.

Строительно-ремонтная группа нацелена на  качественное и своевременное  решение технических вопросов и  заданий руководства предприятия, 

поддержание в рабочем  состоянии парка технического оборудования предприятия,  проведение мероприятий  по экономии энергии, а также по безопасности эксплуатации электрооборудования. Кроме этого в обязанности сотрудников отдела входит  обеспечение мелкосерийного изготовления простых конструкций и запасных частей для нужд предприятия. 

Основными  функциями  планово-экономического  отдела являются:

- подготовка исходных  данных для составления проектов  перспективных, годовых и оперативных  планов;

- составление тарификационных  списков, штатного расписания, сметы  доходов и расходов;

-выполнение расчетов  по материальным, трудовым и финансовым  затратам необходимым для проведения  работ (услуг), исследований и  разработок.

- разработка мероприятия  по обеспечению режима экономии, выявлению резервов, повышению эффективности  работ; 

- определение экономической  эффективности проводимых работ,  исследований, разработок;

- принятие необходимых  мер по использованию современных  технических средств при выполнении  расчетов и вычислительных работ; 

- составление различных  экономических обоснований, справок,  периодической статистической отчетности;

- участие в рассмотрении  разрабатываемых планов, рабочих  программ, вопросов организации  выполнения работ и методическое  обеспечение соответствующих вопросов.

Функции транспортного отдела:

- транспортное обеспечение  деятельности предприятия; 

- организация централизованных  перевозок; 

- разработка маршрутов  движения, рациональное использование  транспортных средств, в соответствии  с установленными нормами их  грузоподъемности и вместимости. 

- передача материально-технических  ресурсов на склады предприятия  и передача готовой продукции  на склады покупателей. 

- оформление транспортной  документации.

- содержание подвижного  состава транспортных средств  в технически исправном состоянии.

Основные функции бухгалтерии:

- формирование учетной  и налоговой политики в соответствии  с действующим законодательством;

- подготовка и принятие  плана счетов, форм первичных  учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных  операций, разработка форм документов  внутренней бухгалтерской отчетности;

- своевременное предоставление  полной и достоверной бухгалтерской  и управленческой информации  о деятельности предприятия, ее  имущественном положении, доходах  и расходах;

-  бухгалтерский учет  всех хозяйственных операций  предприятия;

- составление и своевременная  сдача налоговой и иной требуемой  законодательством отчетности;

- налоговое планирование;

Отдел кадров  Нелидовского райпо занимается планированием  потребности предприятия в персонале  и, конечно же, привлечением, отбором  и оценкой персонала. Для привлечения, отбора и оценки кадров отдел кадров осуществляет следующие мероприятия: оптимизирует соотношение внутреннего и внешнего привлечения персонала; разрабатывает критерии отбора персонала; распределяет новых работников по рабочим местам.

Основными задачами Общего отдела являются:

-Обеспечение четкой организации  делопроизводства в обществе,

-Методическое   руководство   и   контроль   над  организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

-Сокращение документооборота, унификация форм документов.

-Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,  создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

-Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства.

-Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных  задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

-Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

-Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспечения управления;

-Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

-Осуществление контроля над организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании.

-Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

-Разработка номенклатуры дел, обеспечение хранения дел;

-Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

-Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

 

 

 

1.4. Организация делопроизводства: служба ДОУ, организационно-правовое обеспечение работы с документами.

В соответствии с требованиями Постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.2009 г. документационное обеспечение  управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной  службой — службой документационного  обеспечения управления. ¹⁸

Служба делопроизводства в Нелидовском районном потребительском  обществе представлена Общим отделом, который включает в себя делопроизводственную и юридическую службы и возглавляется  начальником, непосредственно подчинённым  председателю правления РАЙПО. Общий  Отдел осуществляет документационное обеспечение управления, методическое руководство и контроль над постановкой  делопроизводства в структурных  подразделениях общества.

Организация работ по документационному  обеспечению управления в Нелидовском  районном потребительском обществе осуществляется по смешанной форме, т.е. часть функций выполняет общий  отдел, часть  структурные подразделения. В структурных подразделениях ответственность  за организацию документационного  обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка  в этой сфере возлагается на их руководителей.

В состав Общего отдела входят:

1. Секретарь Председателя  правления райпо. Основными функциями  секретаря являются: прием и первичная  обработка документов, поступающих  на имя руководства;  регистрация  документов,  машинописные работы,  распределение телефонных звонков,  отправка документов,  информационно-справочная  работа с документами;

2. Административно – хозяйственный  отдел. Отдел обеспечивает хозяйственное  обслуживание всех подразделений  райпо: снабжает их канцелярскими  принадлежностями, мебелью, хозяйственным  инвентарем;  ведет контроль над  сохранностью материальных ценностей;  устраняет неполадки организационной  техники, мебели и выполняет  многие другие хозяйственные  функции. 

Наличие в структуре службы документационного обеспечения  административно-хозяйственного отдела противоречит постановлению Правительства  РФ.¹⁹, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

3. Юрист. Он занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам райпо по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего  систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разработки и обсуждения.

Общий отдел Нелидовского райпо в своей деятельности по документационному обеспечению  управления  руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими  рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами  по вопросам документационного обеспечения  управления, Уставом Нелидовского районного  потребительского общества. Работа  общего отдела регламентируется Положением об отделе, а функции, права и обязанности сотрудников отдела прописаны в должностных инструкциях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ системы документационного  обеспечения . Нелидовское РАЙПО     

 

2.1. Организация документооборота

 

В современном мире процессы управления и делового общения осуществляется только посредством документов. Практика делового общения и управления, выявление тех или иных видов документов для каждой конкретной управленческой ситуации давно позволили документоведам разработать и успешно применять классификационные схемы документов. По своему предназначению управленческая документация подразделяется на виды и разновидности, наиболее распространёнными из которых являются: организационно-правовая, распорядительная, информационно-справочная, плановая и отчетная, статистическая и договорная документация.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. 
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. 
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. 
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;

2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что  обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Выделяются следующие группы документов, участвующих в документообороте.

По месту изготовления назначают  документы:

- получаемые извне (входящие документы);

- созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

Входящие документы различаются  по корреспондентам (авторам документов, от которых они получены):

-  от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);

- подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);

- других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);

- частных лиц (письма, заявления, жалобы).

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет  переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации  ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций  по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:

а) по видам документов:

- организационно-распорядительные;

- информационно-справочные;

-учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

- инициативные (требующие ответа или исполнения);

-присланные / отправляемые для сведения;

- ответные;

в) по направлению движения:

- направляемые руководителю организации;

- направленные в структурные подразделения;

- направленные конкретным исполнителям;