Бухгалтерский учет, анализ и аудит материально-производственных запасов

- передать  документы в бухгалтерию.

После этого, зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются на соответствующий склад для приемки и оприходовании материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному  лицу (экспедитору) выдается квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности (формы № М-2) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по счету или договору (Приложение 13).

Доверенность  в одном экземпляре обычно оформляется  бухгалтерией организации. Отрывная часть  доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному  на получение МПЗ, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Выдача доверенностей регистрируется в специальном журнале по их выдаче.

Поступление грузов, доставленных уполномоченным лицом (экспедитором или подотчетным лицом) в организацию, осуществляется на склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально ответственное лицо проверяет соответствие МПЗ их данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии каких-либо расхождений им выписывается приходный ордер (форма № М-4). Данный ордер подписывается заведующим складом и экспедитором (Приложение 14).

Если  МПЗ поступили с поврежденной упаковкой, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов, то ПО «Колос» п. Стодолище вправе предъявить претензии поставщику [1, ст. 518-521]. В этом случае приемка производится комиссией, которая составляет акт о приемке материалов (форма № М-7). Акт составляется в двух экземплярах. Оформляется он с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально ответственного лица. Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Приемные  акты и приходные ордера на оприходование  материальных ценностей должны, как  правило, составляться в день их поступления [33], однако в ПО «Колос» п. Стодолище существует практика оформления приходных документов задним числом.

Запасы  в ПО «Колос» п. Стодолище могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет (канцелярские товары, расходные материалы, топливо). Для подтверждения осуществленных расходов подотчетные лица представляют документы, фиксирующие факты:

- оплаты  полученных МПЗ с указанием  стоимости покупки. Такими документами  являются квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, документы, приравненные к бланкам строгой отчетности;

- факт  получения указанных запасов.

При выдаче денежных средств под отчет  для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего  оптовую или мелкооптовую торговлю, выдается доверенность подотчетному лицу, которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей.

В ПО «Колос» п. Стодолище с должностными лицами, ответственными за приемку и отпуск материальных ценностей заключается договор о материальной ответственности (Приложение 15).

Освобождение  данных лиц от занимаемой должности  происходит только после осуществления  сплошной инвентаризации вверенных  им МПЗ и передачи ценностей по акту.

Так как в организации существует несколько складов, то обычно на каждом из них организуют хранение определенной группы запасов (водонагревательные приборы, газонагревательные приборы, газовые плиты, электроплиты,  генераторы и т.д.).

Каждому складу присвоен постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям этого склада.

Наличие и движение МПЗ ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям  в карточках складского учета  материалов или приравненных к ним  технических носителях информации, в соответствии с порядком их хранения, определяющим как условиями производственного  потребления материалов, так и  требованиями организации складского хозяйства. Учет производственных запасов  осуществляют в единицах измерения, предусмотренных соответствующими сборниками учетных цен [33].

Карточки  складского учета материалов (форма  № М-17) передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.

Сортовой  количественный учет движения материальных ценностей ведется непосредственно  материально ответственными лицами. На каждый номенклатурный номер материала  открываться отдельная карточка.

Материально-производственные запасы отпускаться со складов ПО «Колос» п. Стодолище:

- в  виде топлива для транспортировки товаров;

- на  ремонтные и хозяйственные нужды;

- для  перепродажи (реализации);

Перемещение МПЗ из одного склада на другой склад  или в другую кладовую данной организации  обычно оформляется составлением требования-накладной  на внутреннее перемещение материалов (форма № М-11). Требование-накладная выписывается на основании распоряжения финансового отдела.

Накладную в двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо (завскладом), сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему основанием для списания ценностей, второй же - принимающему для оприходования ценностей (Приложение 16).

Накладную подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и передают в бухгалтерию для  учета движения материалов.

Отпуск  материалов на сторону оформляется  на основании договоров, оплаченных счетов и других соответствующих документов. В этом случае выписывается накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Оформляется она в двух экземплярах: первый экземпляр передают на склад как основание для отпуска МПЗ, второй - получателю запасов. На основании этой накладной оформляется счет, предъявляемый для оплаты организациям за отпущенные материалы. При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная (Приложение 17).

Отпуск  на сторону и пропуск оформляются  при предъявлении получателем МПЗ  доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном  порядке.

На  основании оформленных в установленном  порядке первичных документов (приходных  ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) материально  зав. Складом ПО «Колос» п. Стодолище осуществляет записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день их совершения, ежедневно выводя в карточках остатки материалов.

Полученные  со складов первичные документы  подвергаются в бухгалтерии ПО «Колос» п. Стодолище контролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в документах шифров).

Основные  особенности учета ПО «Колос» п. Стодолище материально-производственных запасов:

1) на складах материально-ответственными  лицами ведется только количественных  учет движения материалов на  карточках складского учета по  их видам;

2) в бухгалтерии ведется денежный  учет по синтетическим счетам, субсчетам и местам хранения;

3) взаимная сверка данных складского  учета проводится по окончании  каждого месяца в денежной  оценке количественных остатков  на складах.

2.2. Организация синтетического учета и аналитического учета материально-производственных запасов

 

Методические  указания по учету МПЗ определяют порядок организации бухгалтерского учета материально-производственных запасов, раскрывают особенности синтетического и аналитического учета, охватывают широкий круг вопросов, связанных с учетным процессом различных видов запасов.

Однако  Методические указания по учету МПЗ  можно назвать потерявшими актуальность, поскольку многие вопросы, раскрываемые в них, устарели, по ним произошли  изменения либо наблюдаются несоответствия с ПБУ 5/01 (например, исключение суммовых разниц из фактической себестоимости  МПЗ и т.д.) [39].

Синтетический учет движения материальных ценностей  должен осуществляться бухгалтерией в  суммовом выражении на соответствующих  синтетических счетах, субсчетах, а  внутри их по складам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов [33].

Для организаций, занимающихся оптовой  торговлей наличие и движение товарных запасов, находящихся на оптовых  и распределительных базах, складах  учитывается на следующих счетах, представленных в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Отражение наличия и движения товарных запасов в оптовой торговле

 

№	Наименование счета	Наименование субсчета
15	«Заготовление и приобретение материальных ценностей»
16	«Отклонение в себестоимости приобретения»
41	«Товары»	41-1 «Товары на складах»
44	«Расходы на продажу»
45	«Товары отгруженные»
90	«Продажи»

 

 

Оприходование прибывших на склад товаров и  тары отражается по дебету счета 41 «Товары» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  по стоимости их приобретения.

Поступление товаров и тары может быть отражено с использованием счета 15 «Заготовление  и приобретение материальных ценностей» или без использования его в порядке, аналогичном порядку учета соответствующих операций с материалами.

В зависимости от учетной политики фактическая себестоимость материально-производственных запасов, по которой они принимаются  к учету (п. 5 ПБУ 5/01), может формироваться  не только на счетах учета материальных ценностей (по дебету счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция»), но и с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Указанные вспомогательные счета применяются  для учета отклонений фактической  себестоимости от нормативной (плановой) себестоимости (когда отпуск материалов ведется с использованием учетных  цен), а также для учета транспортно-заготовительных  расходов (счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 44 «Расходы на продажу»), относимых на увеличение стоимости отпущенных в продажу запасов пропорционально их учетной стоимости в дебет соответствующих счетов.

Учет  материально-производственных запасов  в ПО «Колос» п. Стодолище ведется по следующим счетам и субсчетам:

Счет 10 «Материалы», субсчета:

1. Сырье и материалы

3. Топливо

4. Тара и тарные материалы

9. Инвентарь и хозяйственные принадлежности

счет 41 «Товары»

счет 44 «Расходы на продажу»

счет 45 «Товары отгруженные»

В бухгалтерской отчетности информация о наличии материально-производственных запасов в организации отражается по строкам 211 «Сырье, материалы и  другие аналогичные ценности» и 214 «Готовая продукция и товары для  перепродажи»  Бухгалтерского баланса (Приложение 7).  Прочая существенная информация об МПЗ, предусмотренная действующими Положениями по бухгалтерскому учету, раскрывается в пояснительной записке.

В ПО «Колос» п. Стодолище товар учитывается по стоимости приобретения за вычетом НДС и иных возмещаемых налогов.

Все затраты, связанные с приобретением  товаров, относятся счет 44 «Расходы на продажу».

В этом случае при приобретении товара в бухгалтерском учете организации  делаются следующие проводки на основе данных Приложения 18:

Д 41 «Товары» - К 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 502226,4 руб. - оприходованы товары, поступившие от поставщика;

Д 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - К 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 90400,8 руб. - учтен НДС на основании счета-фактуры поставщика.

Д 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС» - К 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - 90400,8 руб. - произведен налоговый вычет по НДС.

А расходы, связанные с осуществлением торговой деятельности ПО «Колос» п. Стодолище учитывает на счете 44 «Расходы на продажу».

К их числу относятся:

1) амортизационные отчисления по  основным средствам и нематериальным  активам, используемым в процессе  продажи товаров;

2) заработная плата работников, занятых  в процессе продажи товаров;

3) оплата услуг посреднических  организаций;

4) транспортные расходы по доставке  товаров на склад;

5) расходы на рекламу;

6) другие расходы, связанные с  продажей товаров.

При отнесении расходов на продажу на счет 44 в ПО «Колос» п. Стодолище применяются следующие проводки:

Д 44 «Расходы на продажу» - К 02 «Амортизация основных средств» - начислена амортизация по основным средствам, используемым в процессе продажи товаров;

Д 44 «Расходы на продажу» - 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - учтены расходы по оплате услуг посреднических и иных сторонних организаций, связанных с продажей товаров (без учета НДС).

Д 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - - 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - учтен НДС по оплате услуг посреднических и иных сторонних организаций, связанных с продажей товаров