АИС экономической деятельности предприятий

Содержание:

1. Введение.
2. АИС экономической деятельности предприятий.
3. Комплексы бухгалтерских задач промышленных предприятий.
4. Входная информация.
5. Выходная информация.
6. Технологический процесс обработки экономических задач.
7. Технология компьютерной обработки задач на малом предприятии
8. Заключение.

1. Введение

Современное общество характеризуется  увеличением информационных потоков  в экономике. Наибольший рост объема, информации наблюдается в промышленности, торговле и финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением технологии выпускаемой продукции и используемых материалов, расширением внешних и внутренних связей экономического объекта. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте и качеству информации, без которой невозможна эффективная маркетинговая, финансово-кредитная и инвестиционная деятельность. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества - от материального производства до социальной сферы.  Экономическая деятельность любого предприятия связана с выполнением определенных функций управления. Процесс управления заключается в изменении состояния управляемого объекта для достижения поставленной цели. Принято выделять функции планирования, учета и контроля, анализа и регулирования. При выполнении этих функций формируется информация о работе организации и вырабатываются предложения по совершенствованию системы управления. Реализация функций управления осуществляется при помощи экономической информации, представляющей собой различные сведения экономического характера, полученные в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражающие социально-экономические процессы. Экономическая информация характеризуется через систему натуральных, стоимостных и относительных показателей и подвергается таким процедурам преобразования, как сбор и регистрация, передача, хранение, поиск, обработка.

2. АИС экономической деятельности предприятия

Экономическую информацию классифицируют по различным признакам. По отношению к функциям управления принято выделять плановую и учетную информацию. Плановая информация характеризует события, которые будут совершены в будущем; учетная возникает в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражает уже произошедшие события. В свою очередь учетную информацию подразделяют на бухгалтерскую и статистическую.

Можно отметить следующие  характерные черты учетной информации:

• большой объем первичной документации, возникающей в различных подразделениях;
• строгая периодичность разработки, точность и полнота информации;
• относительно простой алгоритм счета и многочисленные группировки;
• широкое использование нормативно-справочной информации;
• длительность хранения.

Эти особенности и предопределяют применение вычислительной техники  для обработки учетной информации. Экономическая информация имеет сложную структуру построения, элементы которой образуют экономическую информационную систему- совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управляющих решений. Экономическая информационная система отражает сложную иерархическую систему управления объектом в соответствии с выполняемыми им функциями. В ней осуществляется технология преобразования данных и обеспечивается реализация всех процедур преобразования информации.

Системы обработки экономической  информации с использованием персональных компьютеров получили определение: «Автоматизированные (компьютерные) информационные системы».

АИС экономической  деятельности имеет сложную структуру  построения. В структуре АИС принято  выделять два направления. Первое - функциональная часть - связано с экономической информационной системой, аппаратом управления, где ведется обработка комплексов экономических задач. Вторая (обеспечивающая часть) - подсистемы, обеспечивающие технологию функционирования системы; включает в себя информационное, техническое, программное, математическое, организационное, лингвистическое и правовое обеспечения. На современном этапе технологический процесс обработки экономических задач осуществляется непосредственно пользователем на его рабочем месте при помощи персонального компьютера. Деление на функциональную и обеспечивающую части носит условный характер, так как каждый пользователь АРМ владеет набором инструментальных средств, входящих в состав обеспечивающих подсистем, на базе которых осуществляется автоматизированная информационная технология обработки данных .

Информационная  подсистема бухгалтерского учета - упорядоченная подсистема сбора, регистрации, обобщения и наблюдения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах предприятия путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций. В ее основу принято включать учетные задачи, назначение которых - получение информации о фактическом состоянии управляемого объекта. Информационная подсистема бухгалтерского учета представляет информационные потоки и документооборот, характеризующие совокупность первичной информации о совершении хозяйственных операций, на основании которой выполняется различная группировка на счетах аналитического и синтетического бухгалтерского учета с целью получения сводной бухгалтерской отчетности, используемой для анализа хозяйственной деятельности предприятия, принятия руководством управляющих решений и предоставления вышестоящим и заинтересованным органам.

Учетные задачи объединены в комплексы, осуществляющие совокупность операций, выполняемых  определенными участками учета. Как правило, такие комплексы  имеют небольшой объем информации и несложные аналитические разработки. Комплекс бухгалтерских задач характеризуется определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которое должна обеспечить функция данного участка учета, ведением определенных синтетических счетов. Комплекс задач содержит информацию о качественно-однородных ресурсах предприятия. Например, в комплексе задач по учету материалов объектами учета являются предметы труда, необходимые для изготовления продукции: сырье, материалы и пр. В комплексе задач используются различные первичные документы и составляется ряд выходных аналитических сводок на основе взаимосвязанных алгоритмов расчетов. Алгоритмы расчетов базируются на методических материалах, нормативных документах и положениях по конкретному участку бухгалтерского учета. В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, характеризуемые логически взаимосвязанными выходными документами, получаемыми на основе единых исходных данных. Например, в комплексе задач по учету основных средств можно выделить задачи по начислению амортизационных отчислений, переоценке основных средств.

3. Комплексы бухгалтерских задач промышленных предприятий

Выделяют следующий состав комплексов бухгалтерских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).
2. Учет материально-производственных запасов (учет материалов, товаров, выпуска готовой продукции). Интеграция с задачами «складской учет», управление продажами, закупками, учет поступления, отпуска, остатков материальных ценностей, учет выдачи МБП, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.
3. Учет труда и заработной платы. Интеграция с задачей «табельный учет», автоматические начисления и удержания заработной платы по различным системам оплаты, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет.
4. Учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и НМА; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМД, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).
5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями. Используется для определения финансовых результатов.
6. Учет затрат на производство (учет расходов, издержек и затрат); информационно связан с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.
7. Финансовая отчетность. В этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

В качестве дополнительных комплексов, появившихся в последнее  время в бухгалтерском учете, можно назвать такие, как финансовый анализ, учет внешнеэкономической деятельности, учет финансовых инвестиций в основной капитал, учет ценных бумаг, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов и др. Дополнительными модулями обеспечивается многоплановость счетов бухгалтерского учета, возможность ведения параллельного  учета в нескольких планах бухгалтерского учета; составление консолидированной  отчетности корпорации. Комплексы бухгалтерских  задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние - взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Взаимная  увязка комплексов учетных задач  заложена в самой методологии  бухгалтерского учета, системе ведения  счетов и выполнения проводок, где  каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета  и дебете другого. Информационные связи  комплекса учетных задач позволяют  выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки заключается в составлении сводного синтетического учета оборотно-сальдовых ведомостей, Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности.

Между комплексами  бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации  вычислительной сети бухгалтерии. Для  таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда  и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения  хозяйственных операций в первичных  документах. Для задач по учету  затрат на производство и сводному учету входной информации, входными данными в основном, служат результаты решения (сводные проводки) других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

Сформированные автоматически  первичные документы по каналам  связи передаются на АРМ бухгалтера соответствующего участка учета. Для  учета хозяйственных операций и  отражения их в Главной книге  и отчетных документах, работники  бухгалтерии формируют проводки по счетам бухгалтерского учета.

Для автоматизации формирования проводок в машине программами предусматривается  создание каталога типовых хозяйственных  операций. Каждая хозяйственная операция может выполнить одну или сразу  несколько типовых проводок по документу. База данных типовых проводок может  корректироваться и дополняться  в соответствии с требованиями предприятия. Описание типовой хозяйственной  операции включает в себя следующие  элементы:

• наименование хозяйственной операции;
• корреспонденция счетов в проводках; при необходимости могут быть указаны субсчета, коды аналитического учета, структурные подразделения;
• алгоритмы расчета суммы проводки.

Все проводки, как уже  отмечалось, фиксируются в журнале  хозяйственных операций - реестре, содержащем перечень хозяйственных операций за отчетный период, расположенный по датам их занесения в журнал.

Основными элементами автоматизированной информационной технологии (АИТ) является информационное, техническое, математическое, программное, правовое и лингвистическое  обеспечения.

При создании ИО автоматизированных информационных систем выполняются  следующие работы:

• определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей);
• устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки;
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы индивидуальных первичных документов, приспособленных к машинной обработке;
• ведется создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки;
• создаются различные формы ввода информации на ПК с учетом многоуровневой обработки данных;
• рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации;
• создаются различные формы вывода информации (включая сюда подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников);
• разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов;
• создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПК (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи в машине);
• прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов;
• создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты, работы с Интернетом.