Электронный документооборот в процессе управления персоналом на примере администрации Озерского муниципального района

Прямой доступ к специализированным базам данных, как правило, разрешается отдельным подразделениям и сотрудникам, прочим подразделениям информация высылается по мере необходимости в электронном виде.

В отличие от большинства распространенных почтовых систем, профессиональные системы электронного документооборота обладают надежными средствами защиты передаваемых данных. Отдельные такие системы имеют сертификаты ФАПСИ, подтверждающие уровень защиты информации.

Еще одним важным второстепенным преимуществом являются качественно проработанные в системе электронного документооборота механизмы ввода больших количеств бумажных документов. Если рабочее место сотрудника общественной приемной муниципального или государственного учреждения оборудовать стандартным сканером для загрузки копий документов в соответствующую базу данных, это, безусловно, даст выигрыш в производительности при предоставлении копий документов. При наличии в учреждении подразделения централизованной обработки документов система электронного документооборота автоматически получит и сохранит электронную копию документа, а руководителю останется лишь ее завизировать.

Рассматривая  влияние внедрения и использования  системы электронного документооборота на мотивацию работы персонала, так  же можно отметить, что до недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства, которым занимался специально выделенный персонал.²⁸

В результате применения системы электронного делопроизводства в настоящее время подавляющее большинство всех документов в государственных и муниципальных учреждениях документы изготавливают непосредственно муниципальные служащие, кому на исполнение отписан тот или иной материал (заявление,  запрос и т.д.) с помощью персональных компьютеров. Благодаря широким возможностям как сети Интернет, так и локальным сетям, существующим, как правило, в любом административном учреждении доставка нужного документа в соседнее подразделение или в другой регион происходит практически мгновенно.

В связи  с этим, муниципальные и государственные чиновники, подготавливающие (принимающие) то или иное решение, являются непосредственными участниками технологий электронного делопроизводства и электронного документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. Данный подход требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда персонала органов власти, т.к. теперь система электронного документооборота является не только средством более оперативного реагирования на официальные обращения, но и, что более важно, служит ключевой инструментом непосредственного контроля за деятельностью лиц, принимающих и утверждающих определенные управленческие решения в рамках своих полномочий.

Все вышеперечисленные  способы улучшения качества работы сотрудников муниципальных и государственных учреждений не являются какой-то инновацией. Применение систем электронного документооборота как показывает практика, значительно повышает рейтинг того или иного учреждения. Дальнейшее внедрение современных технологий классических систем электронного документооборота является не столько единичной задачей, сколько мощным инструментом управления учреждением, который обеспечит не только успешное решение стоящих перед ним задач, но и, безусловно, откроет новый направления совершенствования, так как позволит при использовании уже имеющихся процессов выделить значительный управленческий ресурс для определения приоритетов в работе и выбора путей решения основных задач, стоящих перед организацией.

ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ПРОЦЕССН УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ ОЗЕРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

2.1. Общая характеристика администрации Озерского

муниципального  района и кадровое обеспечение деятельности

учреждения

Администрация Озерского муниципального района представляет собой исполнительно-распорядительный орган муниципального образования, наделенный полномочиями по решению вопросов местного значения и осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных муниципальному образованию в установленном законом порядке.²⁹

Начиная с 1991 г, т.е. со времени появления Закона РСФСР «О местном самоуправлении в РСФСР», администрация Озерского района обособились от Совета народных депутатов, превратившись в организационно и функционально автономный орган местного самоуправления.³⁰ Таковыми он остается и в настоящее время.

Муниципальная администрация является органом общей компетенции, осуществляющим организационно-распорядительные и исполнительные полномочия по предмету ведения муниципального образования. Именно это обстоятельство обеспечивает муниципальной администрации функциональную самостоятельность и организационно-структурное своеобразие.

Став самостоятельным учреждением, осуществляющим все функции местного самоуправления, администрация Озерского муниципального района приобрела статус обязательного органа в системе муниципальной власти. Администрация Озерского муниципального района, в соответствии с уставом муниципального образования, обладает правами юридического лица, и зарегистрировано в форме муниципального учреждения. Так же настоящим уставом предусмотрено, что юридическими лицами могут быть структурные подразделения администрации (не все, а только те, кому этот статус нужен с точки зрения целесообразности, например управление образования, финансовое управление, управление делами). Решение данного вопроса находится в ведении представительного органа местного самоуправления.³¹

В соответствии с Уставом Озерского муниципального района к полномочиям администрации относятся:³²

• исполнение полномочий по решению вопросов местного значения Озерского муниципального района;
• исполнение отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Озерского муниципального района федеральными и областными законами;
• разработка и организация реализации концепций, планов и программ развития Озерского муниципального района, утвержденных советом депутатов Озерского муниципального района;
• формирование проекта бюджета и непосредственное исполнение бюджета Озерского муниципального района;
• контроль за использованием территорий и инфраструктуры Озерского муниципального района;
• управление муниципальной собственностью в соответствии с действующим законодательством и др.;

На сегодняшний день администрация Озерского муниципального района имеет разветвленную и неоднородную структуру, которая включает в себя руководителей исполнительного органа, аппарат, подразделения администрации. Структура администрации Озерского муниципального района утверждается решением совета депутатов муниципального района (см. Приложение 1).

Глава администрации  и его заместители являются руководящими должностными лицами исполнительного  органа местного самоуправления. Заместители  главы администрации осуществляют руководство отдельными отраслями местного хозяйства, деятельностью подчиненных им в соответствии с распределением обязанностей структурных подразделений администрации в соответствии с определенными полномочиями. Глава определяет число своих заместителей и направления их работы: жилищно-коммунальное хозяйство, организация потребительского рынка, экономика и финансы, капитальное строительство, социальные вопросы.           

В структуру администрации  Озерского района входят управления финансов и образования; отделы: культуры, социальной защиты населения, сельского хозяйства и продовольствия, градостроительства и архитектуры, физической культуры и спорту, здравоохранения, управления муниципальным имуществом, торговли и защиты прав потребителей, ЗАГС, ОКС и ЖКХ, архивный отдел.³³           

 Кроме того в структуре  администрации образованы управление  делами, сектор по делам ГО  и ЧС, бухгалтерия, отдел учета  и отчетности, архивный отдел  и контрольно-ревизионная служба. В целях более эффективного решения ряда проблемных вопросов, с 2006г при администрации работает коллегия.          

Руководит работой аппарата администрации первый заместитель  Главы администрации муниципального района Ренгевич Наталья Олеговна.        

В штате администрации 3 заместителя Главы администрации:

Первый заместитель  Главы администрации Ренгевич Н. О., ведёт вопросы градостроительства и архитектуры, энергетики, транспорта и дорожного хозяйства, жилищно-коммунального  хозяйства, одновременно является председателем  комитета по управлению муниципальным имуществом и экономике.

Заместитель Главы  администрации, Воронов Н. И. курирует работу подразделений ГО и ЧС, занимается направлениями обеспечения охраны окружающей среды, пожарной безопасности и безопасности на водных объектах.

Заместитель Главы  администрации Макарова О. Ю., занимается вопросами управления муниципальным  имуществом, земельными ресурсами, экономического развития муниципального района, координирует деятельность комитета сельского хозяйства  и продовольствия, комитета культуры, образования, МУЗ Озерская ЦРБ.

Заместитель главы  администрации – начальник финансового  управления Митричева Н. А. контролирует все направления работы, связанные  с формированием и распределением средств муниципального бюджета, полноты  и своевременности исчисления и уплаты налогов, начисления и выдачи заработной платы работникам муниципальных предприятий и учреждений. Возглавляет контрольно-ревизионную службу администрации Озерского муниципального района.

Практический опыт свидетельствует  о целесообразности закрепления за каждым из заместителей однородных взаимосвязанных между собой направлений. Например, заместитель главы администрации по социальным вопросам руководит деятельностью структурных подразделений в сфере образования, здравоохранения, культуры и спорта. Он же курирует соответствующие муниципальные учреждения (школы, больницы, аптечные предприятия, детские дошкольные учреждения).

Начальники отделов  отвечают за работу подчиненных им сотрудников и осуществляют общее  руководство подразделениями в рамках своих полномочий, определенных штатным расписанием и функциональными обязанностями.

Администрация Озерского  муниципального района объединяет совокупность всех внутренних подразделений, основное назначение которых заключается  в оказании содействия руководству администрации, координации деятельности ее структурных подразделений. Основными направлениями работы данного подразделения являются организационное, юридическое, информационное, материально-техническое обеспечение администрации. Заместители главы администрации, а так же начальники подразделений администрации выполняет также контрольные функции.

Структурные подразделения  аппарата администрации не пользуются правом издания юридических актов, их руководители не распоряжаются кредитами  и финансами муниципального образования.

Служебные отношения определяют горизонтальное подчинение руководства отделов  Главе администрации и его  заместителям. Традиционно аппарат  администрации образуют организационный  отдел, информационно-аналитическая  служба, отдел по работе с обращениями граждан, юридический комитет, отдел кадров, отдел хозяйственно-технического обеспечения, архив. Их деятельность носит функциональный и вспомогательный характер, регулируется положениями, утвержденными главой местной администрации.³⁴

Специализированные  подразделения администрации охватывают территориальные, отраслевые и функциональные органы. Они носят различные наименования (отделы, управления, комитеты) в зависимости  от нескольких факторов – их значимости в обеспечении жизнедеятельности муниципального образования, количества подчиненных им предприятий и учреждений, точки зрения руководителя администрации и представительного органа, которые формируют структуру местной исполнительной власти.

Отделы, управления и комитеты, образующие группу специализированных структурных звеньев администрации, классифицируются на отраслевые и функциональные.

Отраслевые подразделения (управления образования, здравоохранения, благоустройства, комитеты по транспорту и связи, жилищной политике, организации бытового обслуживания населения и др.) осуществляют управление соответствующими отраслями муниципального хозяйства, широко развитой сетью муниципальных учреждений и предприятий.

Функциональные звенья администрации (комитеты по экономике, управлению муниципальным  имуществом, финансово-бюджетные управления) выполняют функции, охватывающие все  или многие отрасли местного хозяйства.

Специализированные отделы и управления подчинены главе администрации и его заместителям. Имевшая место в советский период система двойного подчинения (горизонтального и вертикального) в настоящее время себя почти изжила. Главная причина этого состоит в организационном обособлении местного самоуправления от государственной власти. Тем не менее, исключения из правила остаются: отдельные проявления системы двойного подчинения все еще сохраняются. Яркий пример: правовое положение финансово-бюджетных управлений муниципальных образований. Занимаясь в основном проблемами местных бюджетов, они, тем не менее являются территориальными органами региональных министерств (главных управлений) финансов, входят в единую систему финансовых органов субъектов Федерации. Начальники местных финансово-бюджетных органов, как правило, назначаются на должность министрами (начальниками главных управлений) финансов субъектов РФ по представлению глав муниципальных образований.