Моделирование бизнес-процессов почтового отделения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИВАНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ХИМИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

 

 

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Моделирование бинес-процессов»

на тему «Моделирование бизнес-процессов почтового отделения»

 

 

 

 

 

 

 

Студент: Хохунова Д.А

 

Форма обучения: очная

Курс/группа:3-47

Руководитель доцент, к.т.н.,

Сизова О.В

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИВАНОВО  2015 г.

 

ФГБОУ ВПО Ивановский государственный химико-технологический

университет

 

 

Кафедра экономики и финансов

 

 

 

Задание на курсовую работу

 

Студенту  Хохуновой Дарье Андреевне

 

1. Тема: Моделирование бизнес-процессов  почтового отделения

 

2.  Срок представления проекта  к защите   «__12__»  _____мая____  20_15_г.

 

3.  Исходные данные к проекту  Почтовое отделение

 

4.  Содержание проекта (перечень подлежащих  разработке вопросов):___ 1. Характеристика объекта  исследования.___________________________

2. Построение модели деятельности выбранного объекта исследования в нотации IDEF0___________________________________________________

3. Построение модели деятельности выбранного объекта в нотации DFD

4. Проведение функционально-стоимостного  анализа_________________

5.  Разработка проектных предложений  и рекомендаций_________________.

 

5. Перечень графических материалов: _________________________________

1. Графические слайды построенной  модели____________________________

2.Таблица  с результатами функционально-стоимостного  анализа___________

 

6. Дата выдачи задания    «__10__» ____февраля_____ 20_15_г.

 

Руководитель курсовой работы  _______________    __Сизова О.В._____

                                                                (подпись)          (инициалы, фамилия)

 

Задание принял к исполнению   _________________       __________________

                                                    (подпись студента)        (инициалы, фамилия)

 
СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 
ВВЕДЕНИЕ

В работе каждого генерального директора постоянно возникает вопрос: Что надо изменить в компании, чтобы повысить исполнительность сотрудников и производительность их труда, снизить непроизводственные потери, увеличить количество заказчиков и объем заказов, одним словом - как повысить эффективность и прибыльность организации?

С учетом непростых условий существования бизнеса в нашей стране и наличия финансовых затруднений вряд ли руководство компании для решения этого вопроса пойдет на увеличение числа сотрудников, закупку дополнительного оборудования, приобретение дорогостоящих программных средств и т.п.

При этом большинство руководителей предприятий интуитивно чувствуют, что решение поставленного вопроса кроется в недрах самой организации, в системе ее управления. Руководители постоянно ощущают, что давно назрела оптимизация существующих бизнес-процессов, давно требуется, так называемый, реинжиниринг (улучшение) бизнес-процессов.

К тому же оптимизация бизнес-процессов, как показывает практика, является самым дешевым и самым эффективным способом улучшения работы компании.

Говоря о моделировании бизнес-процессов, мы будем пользоваться терминологией сразу нескольких областей знаний, относящихся к экономике, информатике, моделированию сложных систем.

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. Составляющие бизнес-процесс действия могут выполняться людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов) или быть полностью автоматизированы. Порядок выполнения действий и эффективность работы того, кто выполняет действие, определяют общую эффективность бизнес-процесса. Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеc-процессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия.

Термин моделирование имеет два основных значения. Во-первых, под моделированием понимают процесс построения модели как некоего представления (образа) оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства. Если же модель уже построена, то моделирование — это процесс исследования (анализа) функционирования системы, вернее, ее модели. Базовой целью моделирования бизнес-процессов является описание реального хода бизнес-процессов компании. При этом необходимо определить, что является результатом выполнения процесса, кем и какие действия выполняются, каков их порядок, каково движение документов в ходе выполнения процесса, а также насколько процесс надежен (вероятность неудачного выполнения) и как он может быть расширен/модифицирован в будущем. Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа. Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры. Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны. Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия. Модель, как правило, содержит следующие сведения о бизнес-процессе:

• набор составляющих процесс шагов — бизнес-функций;
• порядок выполнения бизнес-функций;
• механизмы контроля и управления в рамках бизнес-процесса;
• исполнителей каждой бизнес-функции;
• входящие документы/информацию, исходящие документы/информацию;
• ресурсы, необходимые для выполнения каждой бизнес-функции;
• документацию/условия, регламентирующие выполнение каждой бизнес-функции;
• параметры, характеризующие выполнение бизнес-функций и процесса в целом. [1]

Целью курсового проекта является построение функциональной модели деятельности ресторана.

Задачи работы:

• Предоставление подробной характеристики объекта исследования;
• Проектирование модели деятельности объекта исследования в нотации IDEF0;
• Проведение функционально-стоимостного анализа;
• Разработка предложений и рекомендаций по решению изучаемой проблемы в организации.

 

 

1. Характеристика объекта исследования

В качестве объекта проводимого исследования было решено выбрать отделение Почты России. Данный выбор связан с тем, что эти отделения находятся буквально по всей стране и их услугами пользуется огромное число клиентов. Каждый из нас когда-либо обращался к услугам Почты России: оплачивал коммунальные счета, отправлял письма и посылки, а так же совершал денежные переводы. Однако, мы очень часто сталкиваемся с тем, что в таких отделениях скапливается большое количество народа. Сотрудники часто просто не справляются с наплывом клиентов, в итоге ожидание своей очереди занимает достаточное количество времени. В условиях развития современных технологий и информационных систем перед нами встает решение всех перечисленных выше проблем. Мы с легкостью можем автоматизировать рутинную работу операторов и упростить процесс ее выполнения.

В качестве предмета исследования выступает задача оптимизации модели деятельности выбранного почтового отделения. Для проведения оптимизации в первую очередь нам необходимо построить саму модель деятельности. Разберемся с тем, какие существуют принципы при моделировании бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов в компании может быть направлено на решение большого числа различных задач:

• Точно определить результат бизнес-процесса и оценить его значение для бизнеса.
• Определить набор действий, составляющих бизнес-процесс.
• Ясное определение набора задач и действий, которые необходимо выполнить, чрезвычайно важно для детального понимания процесса.
• Определить порядок выполнения действий. Действия в рамках одного бизнес-процесса могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Очевидно, что параллельное исполнение, если оно допустимо, позволяет сократить общее время выполнения процесса и, следовательно, повысить его эффективность.
• Произвести разделение зон ответственности: определить, а затем отслеживать, какой сотрудник или подразделение компании несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом.
• Определить ресурсы, потребляемые бизнес-процессом. Точно зная, кто какие ресурсы использует и для каких операций, можно повысить эффективность использования ресурсов посредством планирования и оптимизации.
• Понять суть взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями компании и оценить, а затем повысить эффективность коммуникации между ними.
• Увидеть движение документов в ходе процесса. Бизнес-процессы производят и потребляют различные документы (в бумажной или электронной форме). Важно разобраться, откуда и куда идут документы или информационные потоки, и определить, оптимально ли их движение и действительно ли все они необходимы.
• Определить потенциальные узкие места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы позже для его оптимизации.
• Более эффективно внедрить стандарты качества, например ИСО 9000, и успешно пройти сертификацию.
• Использовать модели бизнес-процессов в качестве руководства для новых сотрудников.
• Эффективно произвести автоматизацию бизнес-процессов в целом или отдельных их шагов, включая автоматизацию взаимодействия с внешней средой — клиентами, поставщиками, партнерами.

Разобравшись в совокупности бизнес-процессов компании, понять и описать деятельность предприятия в целом. [1]

При построении моделей по всем перечисленным принципам, мы получим возможность проведения качественного анализа, оценки и установления рекомендаций для предприятия, на примере которого осуществляется исследование.

Для построения модели и представления деятельности предприятия следует первоначально разобраться с тем, какие работники заняты на нашем предприятии. В решении этой задачи нам поможет составление штатного расписания.

Перед тем, как составлять штатное расписание, определим, какие функции должны выполняться и кем:

• Управление. Управлением будет заниматься заведующий почтовым отделением. В его задачи входит: работа с кадрами, формирование отчетов, подсчет заработной платы работников, отправка отчетности в вышестоящее почтовое отделение (поскольку заработная плата и все прочие расходы, возникающие в результате деятельности отделения покрываются государством)
• Прием и отправка писем, посылок. Это и является основной функцией. Помимо нее нам необходимо составлять различного рода отчетность.
• Учетная деятельность. Нам необходимо собирать все данные о функционировании отделения и собирать данные об отправленных и доставленных объектах (посылках и письмах).
• Работа с клиентами. Наше предприятие существует с одной целью – оказание постовых услуг населению, поэтому, само собой разумеется, что работа с клиентами так же займет значимую часть в функционировании предприятия. Под ней понимается разрешение спорных ситуаций, а так же отправка различного рода извещений.
• Работа с финансами. Предприятие такого типа способно принимать и отправлять денежные средства. Все денежные средства, принятые предприятием должны проходить через кассу и учитываться. Под денежными средствами в нашем случае понимаются коммунальные платежи и денежные переводы.

Теперь рассмотрим, какие сотрудники нам необходимы и составим само штатное расписание.

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. [2]

Итак, штатное расписание нашего почтового отделения будет выглядеть следующим образом (табл.1):

      Таблица 1

Штатное расписание

Структурное подразделение		Должность	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавка			Всего, руб.	примечание
наименование	код				За интенсивность работы	За переработки	Персональные
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Администрация	01	Заведующий	1	25000	-	-	-	25000	-
Основные работники	02	Работник почты	2	20000	-	-	-	40000	-
Вспомогательные работники	03	Помощники работников	2	15000	-	-	-	30000	-
		Уборщица	1	14000	-	-	-	14000	-
		Итого	6	74000				109000	-

 

 

2. Построение модели деятельности предприятия

1. Стандарт IDEF0

Понятие "моделирование бизнес-процессов" пришло в быт большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, предназначенных для комплексной автоматизации управления предприятием. Подобные системы всегда подразумевают проведение глубокого предпроектного обследования деятельности компании. Результатом этого обследование является экспертное заключение, в котором отдельными пунктами выносятся рекомендации по устранению "узких мест" в управлении деятельностью. На основании этого заключения, непосредственно перед проектом внедрения системы автоматизации, проводится так называемая реорганизация бизнес-процессов, иногда достаточно серьезная и болезненная для компании. Это и естественно, сложившийся годами коллектив всегда сложно заставить "думать по-новому". Подобные комплексные обследования предприятий всегда являются сложными и существенно отличающимися от случая к случаю задачами. Для решения подобных задач моделирования сложных систем существуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными. В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:

• IDEF0 - методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков - в терминах IDEF0). Как правило, моделирование средствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;
• IDEF1 – методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;
• IDEF1X (IDEF1 Extended) – методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий “Сущность-взаимосвязь” (ER – Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;
• IDEF2 – методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе. Однако в настоящее время присутствуют алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяющие превращать набор статических диаграмм IDEF0 в динамические модели, построенные на базе “раскрашенных сетей Петри” (CPN – Color Petri Nets);
• IDEF3 – методология документирования процессов, происходящих в системе, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEF0 – каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;
• IDEF4 – методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные принципы их взаимодействия, тем самым позволяя анализировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;
• IDEF5 – методология онтологического исследования сложных систем. С помощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в некоторый момент времени. На основе этих утверждений формируются выводы о дальнейшем развитии системы и производится её оптимизация.