Автоматизированная система комендант общежития

Все версии Access имеют средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Помимо этого Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других локальных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению.

При создании базы данных использовалась программа Microsoft Office Access 2007.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3  Проектирование  задачи

 

 

3.1  Требования  к приложению

 

 

В программе создан удобный и понятный интерфейс. Интерфейс приложения выполнен в едином стиле и цветовой гамме. Цветовая гамма подобрана так, что она не вызывает усталости глаз при длительной работе с программой. В формах использованы такие элементы управления, как кнопки, списки, выпадающие списки, а так же поля для ввода данных.

Элементы управления расположены в оптимальном порядке использования. Рационально расположенные элементы управления позволяют наиболее быстро и корректно заносить данные в базу, а также выполнять над ними операции. Созданное пользовательское меню обеспечивает доступ ко всем функциям программы. Название пунктов меню подобрано так, что оно в краткой форме отражает действие, закреплённое за этой кнопкой.

В программе предусмотрена справочная система. Файл справочной системы содержит информацию, сгруппированную по разделам. Он имеет продуманную структуру и чёткий логический стержень. В разделах справочной системы приводится подробное описание определенных действий, необходимых для совершения операции в программе. Более подробно справочная система будет рассматривать в разделе 3.5.

В программном продукте предусмотрены средства защиты от некорректного ввода информации, защита от ошибочных действий пользователя.

Проверка на корректность вводимой информации и заключается в проверке данных на соответствие типов. То есть в текстовое поле нельзя вводить числа и наоборот. Также предусмотрена функция, которая должна следить за тем, чтобы пользователь заполнял все обязательные поля. Ведь заполнение всех полей необходимо для правильного оформления документов, и ведения БД.

Разработанный продукт реализовывает все типы выше перечисленных средств защиты, что обеспечивает удобную и корректную работу, как отдельных модулей, так и всего приложения в целом.

 

 

 

 

3.2 Организация  данных

 

 

Данные в программном продукте представлены в виде реляционной базы данных. Реляционная модель основана на математическом понятии отношения, представлением которого является таблица. В реляционной модели отношения используются для хранения информации об объектах, представленных в базе данных. Отношение имеет вид двухмерной таблицы, в которой строки соответствуют записям, а столбцы – атрибутам. Каждая запись должна однозначно характеризоваться в таблице. Для этого используют первичные и вторичные ключи. Достоинством реляционной модели является простота и удобство физической реализации.

Реляционная модель базы данных подразумевает нормализацию всех таблиц данных. Нормализация – это формальный метод анализа отношений на основе их первичного ключа и функциональных зависимостей, существующих между их атрибутов.

В программном продукте «Автоматизированная система коменданта общежития» организация данных происходит следующим образом: сначала вносятся данные в основную базу данных, содержащую данные обо всех имеющихся адресах. Для каждой записи создаётся уникальный номер, этот номер никогда не будет повторяться. Далее данные берутся из основной базы данных и заносятся в необходимые таблицы, соответствующие выбранному виду агитации. К этим записям также добавляются дополнительные данные, которые пользователь вносит в соответствующие поля, т.о. образуют единую запись.

Данные при запуске программы автоматически обновляются из базы данных.

 

 

 

 

3.3 Функции: логическая и физическая организация

 

 

При разработке программного продукта  «Автоматизированная система коменданта общежития» учтены некоторые общие требования, предъявляемые к программному продукту. Основные функции по добавлению, удалению, редактированию, сортировке, поискуи печати данных реализованы с помощью C++ и sql.

Ведение непосредственно базы данных осуществляется стандартными средствами MS Access. Процесс оформления и печати отчётов реализован с помощью стандартных средств MS Office в приложении MS Excel.

Добавление данных можно разбить на 2 части. 1-я: добавление данных в основную базу данных, т.е. добавление в базу новых адресов и 2-я: добавление данных по каждому виду агитации отдельно. Для добавления данных в первом случае используются специальные поля ввода данных, во втором случае -  данные добавляются путём выбора данных из основной базы данных, а также добавлением дополнительной информации к выбранным данным. Источником данных в первом случае будет являться база данных «Информация о жителях», во втором – база данных «Информация о оплате», а в третьем – база данных «Информация о инвентаре».

Для редактирования данных на форме расположены специальные элементы управления для редактирования данных. Для того чтобы отредактировать нужную запись необходимо выбрать её и нажать на кнопку «Редактировать». После чего запись отобразиться в специальных полях, созданных для редактирования, и пользователю будет предоставлена возможность внести изменения в запись. Далее необходимо нажать кнопку «Сохранить».

Для удаления данных необходимо выбрать нужную запись, нажать на кнопку «Удалить», подтвердить процесс удаления и затем запись будет удалена.

Для реализации задачи поиска предусмотрены поля поиска на форме, а также создана отдельная форма общего поиска «Общий поиск». Чтобы найти нужную информацию необходимо выбрать поля для поиска из выпадающего списка и ввести искомую информацию в созданные для этого события поля.

Задача формирования отчётов и дальнейших операций над ними, в том числе печать решена с помощью специальных кнопок главного меню «Печать». Для вывода информации использовались стандартные средства MS Office Excel и текстовый редактор «Блокнот».

 

 

3.4 Функции и  элементы управления

 

 

На основании разработанных диаграмм можно выделить основные функции разрабатываемого программного продукта:

-Ведение базы данных о каждом жителе по раздельности (фамилия, имя, нмер комнаы, паспортные данные);

-Ведение базы данных о различной оплате (номер квитанции, дата оплаты, сумма, фамилия плательщика);

-Учёт информации о  выданном инвентаре (Дата выдачи, состояние, дата возврата, фамилия получившего инвентарь);

 

Форма является основным визуальным компонентом, предназначенным для обработки действий пользователя. Формы предназначены для совершения определенной операции. Для организации работы с программой формы содержат стандартные элементы управления, используемые по своему функциональному назначению. Ввод полей базы данных организовывается при помощи компонента  «Поле». Для расширенного отображения информации используется компонент «Список». Описание полей для ввода и вообще пояснительной информации организовано при помощи такого элемента управления как «Надпись». Основным элементом управления является кнопка – «Кнопка».  Каждая кнопка  содержит название, соответствующее выполняемой за ее нажатием  функцией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Описание программного  средства

 

 

4.1  Общие сведения

 

 

Ядро разработанного программного продукта «Автоматизированная система коменданта общежития» состоит из файлов: Комендант.exe и базы данных komendant\oplata\inventory.mdb. В данном случае под ядром понимается минимально необходимый для работы набор файлов приложения. Для управления файлами, входящими в состав разработки, применяется специальное средство – проекты. Проекты – это файлы, содержащие информацию о всех используемых файлах, составляющих данную разработку. Такое построение обеспечивает значительную гибкость и возможность совершенствования и расширения  программы и получения максимальной пользы от неё.

Программный продукт находится в папке КОМЕНДАНТ, также в этом каталоге находится папка Release, в которой располагаются базы данных komendant\oplata\inventory.mdb и файлы, которые автоматически создаются при компиляции программы.

Для начала работы с программным продуктом необходимо запустить файл Агитация.exe.  После запуска программы на выполнение происходит ее загрузка в оперативную память и можно приступать к работе.

Каталог с программным продуктом может быть расположен в любом месте на любом диске.

После завершения работы с программой происходит выход в систему и восстановление среды окружения.

 

 

 

 

4.2  Функциональное  назначение

 

 

Программный продукт «Автоматизированная система коменданта общежития» призван облегчить работу лицам, занимающимся агитационной работой, путём автоматизации часто выполняемых операций, визуализации основных процессов.

Основной задачей является ведение общей базы данных, возможность выборки и формирование отчётов.

Функциональное назначение программного продукта:

-  Ведение базы данных о каждом жителе по раздельности (Фамилия, Имя, Номер комнаты);

-   Ведение базы данных о различных видах оплаты;

-  Учёт информации о каждом выданном инвентаре (Дата выдачи, Состояние, Дата возврата);

 

Приложение изначально разрабатывалось для локального использования и не содержит каких–либо инструментов для сетевой поддержки. Создано удобное и простое в использовании программное средство, функционирующее в среде WINDOWS. Особое внимание при разработке программы было уделено простому, интуитивно понятному интерфейсу, что обеспечивает возможность эффективно использовать программу даже не обученному пользователю. Требования программы к техническому оснащению персонального компьютера минимально возможные.

4.3 Входные данные

 

 

К входным данным относится вся информация, поступающая из вне программы. К таковым относятся вся вводимая пользователем информация с клавиатуры. Входные данные вносятся в базу данных.

Так как программный продукт принадлежит к классу автоматизированных рабочих мест, то входные данные будут самыми различными, они будут зависеть от контекста информации.

входными данными будут :

- Код жителя;

- Фамилия;

- Имя;

- Отчество;

- Номер комнаты;

- Паспортные данные;

Все вышеописанные входные данные – данные, с которыми работает комендант.

Редактирование БД реализуется при помощи компонентов TEdit, и MaskEdit. Это поля для ввода информации.

 

 

 

 

4.4 Выходные данные

 

 

К выходным данным относится вся информация, которую пользователь может увидеть на экране монитора  во время работы с программой. Выходные данные – это те данные, которые находятся в базе данных.

Вывод данных осуществляется при помощи компонента TDBGrid.

Также выходными данными являются отчёты, которые пользователь формирует по необходимым ему критериям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 Методика испытаний

 

 

5.1 Технические  требования

 

 

Для проведения испытаний разработанного программного продукта необходимо наличие компьютера со следующими техническими характеристиками:

• процессор Intel, AMD 1000 МГц;
• минимальный объем оперативной памяти – 256 Мбайт;
• жесткий диск с объемом свободного пространства 500 Мбайт;
• операционная система MS Windows ХР;
• монитор типа SVGA;
• клавиатура, мышь;
• принтер.

 

 

 

 

5.2 Порядок проведения  испытаний и функциональное тестирование

 

 

Основным методом обнаружения ошибок при отладке программ является их тестирование. Эффективность тестирования – важнейший фактор, определяющий стоимость и длительность разработки сложных программных средств с заданным качеством. Созданы различные методы систематического и регламентированного тестирования, обеспечивающие наилучшее использование ресурсов проектирования с учетом особенностей создаваемых программ. Затраты на тестирование в значительной степени определяют качество созданного программного средства. Высокая доля затрат на тестирование приводит к необходимости создания методов и средств, позволяющих достигать максимального качества программ при реальных ограничениях на длительность тестирования и связанные с этим затраты.

Для сложных программных средств практически всегда отсутствует полностью определенный и точный эталон для всех тестовых наборов. В связи  с этим для тестирования в качестве эталонов используется ряд косвенных данных, которые не полностью отражают функции и характеристики отлаживаемых программ.