Управление инженерным документооборотом предприятия

• Повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
• Принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Формирование квалифицированной  группы внедрения и сопровождения  системы, руководителя группы

Внедрение большинства крупных  систем автоматизации управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая  проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту  группу ложится значительная часть  работы по внедрению системы и  дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя  факторами: во-первых, тем, что предприятие  обычно заинтересовано в том, чтобы  у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при  настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников  и их использование, всегда существенно  дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими  знаниями в области ведения бизнеса  и управления. В практике крупных  западных компаний такой человек  занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и  в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при  внедрении систем такую роль, как  правило, играет начальник отдела АСУ  или ему аналогичного. Основными  правилами организации рабочей  группы являются следующие принципы:

• Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.
• С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
• Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

После определения  сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко  расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

 

 

6. Рассмотрение конкретных систем

 

6.1 «1С  Документооборот 8»

 

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный  на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется  в сотнях организаций, предприятий  и учреждений, и предназначен для  автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот  8" позволяет: 

• упорядочить  работу сотрудников с документами, исключить возможность утери  версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

• сократить  время поиска нужной информации и  суммарное время коллективной обработки  документов;

• повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения  большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот  8" не имеет отраслевой специфики  и может эффективно использоваться  как в бюджетном секторе, так  и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая  структура с большим количеством  пользователей или небольшое  предприятие. Будучи универсальной,  программа легко может быть  настроена и адаптирована под  специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот  8" в комплексе решает задачи  автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля  и анализа исполнительской дисциплины:

• централизованное безопасное хранение документов,

• оперативный  доступ к документам с учетом прав пользователей,

• регистрация  входящих и исходящих документов,

• просмотр и редактирование документов,

• контроль версий документов,

• работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, • аудио- и видеофайлами, документами  систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,

• полнотекстовый поиск документов по их содержанию,

• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

• маршрутизация  документов, настраиваемая по каждому  виду документов в отдельности,

• автоматизированная загрузка документов из электронной  почты и со сканера,

• учет и контроль рабочего времени сотрудников.

"1С:Документооборот  8" поддерживает многопользовательскую  работу в локальной сети или  через Интернет с использованием  веб-браузеров или тонкого клиента.

Бизнес-процесс  – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей  упорядочивает работу и значительно  ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе "1С:Документооборот 8" реализованы  бизнес-процессы следующих видов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к  руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

• Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.

• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Каждый  бизнес-процесс по мере прохождения  этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала  сформирует задачу Выполнить поручение  для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует  выполнение этой задачи, – задачу Проверить  выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Можно назначать  задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении  роли Директор, и программа автоматически  передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет  эту роль – самому директору или  его заместителю. Также задачу можно  адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

• Все  руководители автора бизнес-процесса,

• Все  подчиненные автора бизнес-процесса,

• Непосредственный руководитель автора документа,

• Все  руководители автора документа.

Состав  ролей уникален для каждого предприятия  или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки  системы. При смене исполнителя  роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

Для каждого  бизнес-процесса в программе заводится  карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему  бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С  ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его  выполнение и кто из сотрудников  уже выполнил свою задачу, а кто  нет. Ниже приведены карточка и типовая  блок-схема бизнес-процесса Согласование.

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого  документа. Для бизнес-процессов  каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований.

Для каждого  вида бизнес-процесса можно настроить  шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит •  такие сведения, как:

• маршрутизация,

• сроки,

• важность,

• наименование,

• описание и другие.

В карточке вида документа можно указать  перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет  автоматически использоваться при  создании новых бизнес-процессов  на основании документов этого вида. В приведенном примере вид  входящего документа Договор  связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими  шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора.

При создании бизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договор  пользователь сможет выбрать из этого  списка подходящий шаблон.

Для анализа  хода выполнения бизнес-процессов в  программе предусмотрен ряд отчетов, примеры которых приведены ниже.

Заключение

Прикладное  решение "1С:Документооборот 8" разработано  на платформе "1С:Предприятие 8.2", которая обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений, поддерживает работу в режиме тонкого  и веб-клиента, работу пользователей  через Интернет, в том числе  и по низкоскоростным каналам  связи.

Платформа "1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Сервер "1С:Предприятия 8" может функционировать  как в среде Microsoft Windows, так и  в среде Linux. Это обеспечивает при  внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования  открытого программного обеспечения  для работы сервера и базы данных.

 

6.2 AutoEDMS 3.0 (ACS Telecom)

 

AutoEDMS имеет  простой интерфейс, так что  этот продукт может сразу же  после приобретения помочь вам  в решении ваших проблем. Входящая  в поставку инструкци содержит  основную информации, которая требуется  дл того, чтобы начать работать  с программой. Две страницы документации  дают информацию о содержании  титульных блоков и общую информацию, такую как данные проекта, адреса  и т.п. Кроме того, при желании  вы можете переключиться на  списковый просмотр Query. Более того, вы можете сразу же создать  свой собственный бланк, содержащий  пиктограммы, поля данных, картинки, и т.д. При создании бланка  с помощью Formbuilder вы одновременно создаете базу данных. Formbuilder мощное и простое средство, позволяющее вам разработать свой собственный интерфейс.

Системный администратор AutoEDMS может использовать язык ACL для создания и настройки  собственных приложений и приложений, созданных ACS Telecom или сторонними разработчиками. Кроме того, ACL имеет дополнительную возможность доступа к DDE и к  утилите AutoEDMS ELC (Embedding and Linking Control), позволяющей  создавать свои собственные функции. AutoEDMS обладает всеми возможностями, выделенными в таблице сравнительных  характеристик. Наиболее впечатляющими  возможностями являются: работа с  любым языком, использующим таблицу  кодировки ASCII, с большим количеством  баз данных, генерация запросов к  базам данных, система защиты файлов и хорошая система просмотра  файлов всех основных продуктов Windows. AutoEDMS также позволяет добавлять голосовые  сообщени к файлу и печатать файлы  без установки соответствующей  им программы.

Редактировать любой файл в базе данных относительно просто, при условии подключения  соответствующей этому файлу  программы к средствам запуска AutoEDMS.

AutoEDMS поддерживает  стандарты ISO 9000, DOD, FDA и NRC AM-WorkFlow. Также предусмаетривает автоматизированный  вход в систему, что, если  дополнительно реализовать возможности  контроля за процессом обработки  файлов любой программой с  помощью ELC, может сделать AutoEDMS базовым компонентом в Windows. Некоторые  программы Windows не поддерживают DDE. Функция AutoEDMS ELC подменяет использование  DDE для контроля работы с файлами  и, в результате, обеспечивает  наилучшую "защиту от дурака" при контроле любых действий  с файлами в Windows. Того же  эффекта можно достичь при  создании макросов и связей DDE с другими продуктами, но установка  каждой программы на рабочей  станции потребует создания этих  связей вручную. AutoEDMS же делает  это автоматически.