Системы управления базами данных Access 2007

 

В окне Режим выберите пункт Конструктор. С его помощью измените названия полей и тип данных у поля Балл (на числовой).

Старое имя поля	Новое имя поля
Поле1	Имя
Поле2	Фамилия
Поле3	Город
Поле4	Специализация
Поле5	Балл

 

Создание простого запроса с  помощью Мастера запросов

Выберите  вкладку Создание, в ней Мастер запросов, пункт Простой запрос.

Появится  диалоговое окно Создание простых запросов.

В поле  Таблицы и Запросы выберите строку Таблица: Таблица1.

В поле Доступные поля укажите последовательно Фамилия и Балл. С помощью значка > скопируйте эти поля в Выбранные поля и нажмите Далее, Далее. В новом окне выберите кнопку Изменить макет запроса, нажмите Готово.

В строке Условие отбора поля Балл запишите условие >12 (знаки < и > набираются с английской раскладки клавиатуры). Сохраните и закройте запрос. Выполните двойной щелчок на вновь созданном запросе.  Убедитесь, что получен нужный результат — фамилии и баллы студентов, соответствующих запросу.

Результат выполнения запроса

Фамилия	Балл
Абрамов	13
Калинина	14
Игошина	13

 

Используя описанный алгоритм (Создать, Простой запрос, Выбрать таблицу: Студенты, Изменить макет запроса…), сформируйте 4 новых запроса к таблице Студенты:

• выведите Фамилии и имена студентов, проживающих в Перми;

Если в данных имеется вариативная  часть текстовой строки, например «Методика математики», Методика физики», в запросе используется специальный  знак *, который заменяет любое количество любых символов, то есть условием отбора будет: Методика*

• Фамилии студентов, специализирующихся по методике – Методика*;
• Имена и баллы студентов, чьи фамилии начинаются на букву А – А*;
• Имена студентов, проживающих в Москве и специализирующихся по методике.

Просмотрите сформированные Вами запросы  и убедитесь в их правильности.

Типы данных

Создайте новую таблицу с помощью Конструктора: вернитесь на вкладку Таблицы и выберите Создание таблицы в режиме конструктора. Заполните структуру таблицы, как показано ниже:

 

Сохраните созданную структуру. На вопрос «Ключевые поля не заданы. Создать  сейчас?» ответьте отрицательно. 

Выполните двойной щелчок на вновь  созданной Таблице1. Заполните её по образцу.

Образец заполнения таблицы

Код сотрудника	Фамилия	Дата найма	Зарплата	Телефон (дом)	Семейное положение	Кол-во  детей
1	Иванов	12.01.07	5500р.	32-17-22	R	1
2	Петров	11.05.08	6000р.	12-34-89		0
3	Аникина	30.12.07	4500р.	48-45-39	R	2
4	Самойлова	15.09.08	1 0000р.	нет	R	1
5	Арапов	08.01.08	1 0500р.	25-12-99		1
6	Долгих	15.01.07	6000р.	нет	R	2

 

 

Создайте к таблице простые запросы:

• Фамилии сотрудников, не состоящих в браке (в условии отбора указываете Нет);
• Фамилии сотрудников, состоящих в браке (Да) и имеющих более 1 ребенка (>1);
• Фамилии сотрудников, состоящих в браке или имеющих 1 ребенка (одно условие набираете в строке Условие отбора, второе ¾ в строке Или);
• Фамилии сотрудников, зарплата которых более 5000 р., но не превышает 10000 р.  – (>=5000) AND (<10000) ;
• Все данные о сотрудниках, фамилия которых начинается на букву «А» и заканчивается на букву «в» - A*в;
• Все записи о сотрудниках, принятых в текущем году  - *.*.11.
• Все записи о сотрудниках, не имеющих телефона (нет).

 

Запросы на изменение исходной таблицы

Запрос на удаление группы записей

Пусть из таблицы Студенты необходимо удалить записи о тех, кто проживает в Перми. Для этого сначала сформируйте простой запрос, создающий набор записей, подлежащих удалению из таблицы (условие отбора – город Пермь).

Откройте этот запрос в режиме Конструктора; нажмите кнопку Удаление в группе Тип запроса на вкладке Конструктор ленты. В бланке запроса появится строка Удаление (см. рисунок 3.5) , обозначающая, что из таблицы Студенты удалятся все записи с условием Пермь. Далее нажмите кнопку Выполнить на ленте. Выведутся сообщения с приглашением подтвердить удаление записей и с количеством записей, которые будут удалены. Записей будет столько же, сколько было отражено в соответствующем запросе. Будут удалены все записи из таблицы Студенты удовлетворяющие нашему условию, т.е. будут удалены все сведения о студентах проживающих в Перми.Сохраните запрос как удаление записей.

Обратитесь к исходной таблице Студенты и убедитесь, что произошли необходимые изменения.

Запрос на обновление записей

 Эти запросы являются удобным средством для внесения глобальных изменений в таблицы. Например, изменился телефонный код города и нужно  изменить телефонные номера всех сотрудников.

 

Рис. 3.5. Запрос на удаление из таблицы Студенты.

 

Пусть в таблице Студенты нужно во всех записях увеличить количество баллов на 2.

Запрос на обновление записей создается  следующим образом.

1. Раскройте вкладку Создание ленты и нажмите кнопку Конструктор запросов в группе Другие. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Студенты.
2. Перенесите в бланк запроса поля Фамилия и Балл.
3. Введите условие отбора записей, в столбец Балл введите значение «Балл».
4. Теперь изменим запрос, превратив его в запрос на добавление. Щелкните на кнопке Обновление в группе Тип запроса на вкладке Конструктор ленты. В бланке запроса появиться дополнительная строка Обновление. При этом исчезнут строки Сортировка и Вывод на экран (см. рисунок 3.6)
5. В ячейку строки Обновление для поля Балл введите выражение [Балл]+2.
6. Выполните запрос. Для этого нажмите кнопку Выполнить на ленте.

Обратитесь к исходной таблице Студенты и убедитесь, что произошли необходимые изменения.

 

 

Рис. 3.6. Запрос на обновление записей.

 

Запрос на добавление записей

Создайте новую таблицу Таблица2 в режиме Конструктора, которая будет содержать только 2 поля: Фамилия и  Балл. Внесите в таблицу произвольно несколько записей (напишите себя и двух-трёх товарищей). 

Чтобы добавить эти записи в таблицу  Студенты, нужно сформировать простой  запрос к Таблице2, включив в него поля Фамилия и Балл (если по случайности в Таблице2 имеются другие поля, например Код, их включать в запрос не надо). Откройте полученный запрос в режиме Конструктора и выберите из верхнего меню Запрос пункт Добавление. В открывшемся диалоговом окне укажите таблицу Студенты (см. рисунок 3.7), в которую вы хотите добавить записи.

Закройте, сохраните и запустите  запрос.

Обратитесь к исходной таблице и убедитесь, что произошли необходимые изменения.

Рис. 3.7. Добавление записей в таблицу.

 

Вычисляемые поля в запросах

Вычисляемые поля содержат данные, полученные в результате расчетов, проведенных  с использованием значений из других полей.

Создайте новую таблицу Таблица3 в режиме Конструктора. Для оценок по предметам выберите тип данных – числовой. 

Образец заполнения таблицы

Код	Фамилия	Математика	Физика	Русский язык
1	Сергеев	5	5	5
2	Петров	3	4	4
3	Савельев	4	4	4
4	Добрынин	5	4	3

 

На основании этой таблицы создайте простой запрос, содержащий все поля.

В Конструкторе для вычисления общего балла вызовите Построитель выражений, щёлкнув правой кнопкой мыши в области имени свободного поля (после поля Русский язык).

Рис. 3.8. Вызов Построителя выражений

Впишите в появившемся окне имя  будущего поля Общий балл: и составьте формулу, как на рисунке, поочередно щёлкая мышкой по имеющимся полям. Нажмите ОК.

Рис. 3.9. Конструирование формулы

 

Запрос с полученной формулой будет  выглядеть так.

 

Рис. 3.10. Вид запроса на вычисления

 

Закройте, сохраните и запустите  запрос. Проверьте результат.

Результат вычисления общего балла

Код	Фамилия	Математика	Физика	Русский язык	Общий балл
1	Сергеев	5	5	5	15
2	Петров	3	4	4	11
3	Савельев	4	4	4	12
4	Добрынин	5	4	3	12

 

Вернитесь на вкладку Таблицы. Внесите  в Таблицу3 в режиме Конструктора поле Дата рождения (тип – Дата/Время) . Заполните его любыми датами рождения.

Создайте по аналогии с предыдущим запрос, в котором вычислите возраст  студентов по формуле:     Возраст: (Date() - [Дата рождения]) / 365

Здесь оператор Date() дает текущую дату компьютера. У Вас должно получиться нечто подобное.

 

 

 

 

Результат вычисления возраста

 

 

 

 

 

Но поскольку возраст не принято  вычислять до 13-го знака после запятой, выполним деление нацело. Для этого в формуле вместо знака деления / надо использовать \ . Сделайте это. Убедитесь, что пересчёт произошёл.  

По результатам вычислений можно  получить итоговые значения.

Пусть, к примеру, нужно вычислить  среднее значение общего балла по группе. Для этого сформируйте  запрос к тому запросу, в котором  высчитывается общий балл. При  создании  запроса к запросу  укажите на втором шаге, что отчет Итоговый, нажмите на кнопку Итоги, поставьте галочку против функции Avg, (что означает средний).

Вы получите следующий результат.

Результат вычисления среднего значения общего балла

Avg _ Общий Балл

12,5

 

Создание связи (один к одному)

 

Образец №1 для  создания связи

Код сотрудника	Табельный номер	Фамилия	Должность
1	101	Петров	Ассистент
2	102	Ильин	Доцент
3	103	Васильева	Заведующая кафедрой
4	104	Семенова	Лаборант

 

Образец №2 для  создания связи

Табельный номер	Зарплата
101	2000р.
102	4000р.
103	3200р.
104	1500р.

 

Создайте  в режиме Конструктора две таблицы. Чтобы было возможно установление связи  между таблицами, необходимо в каждой таблице указать ключевое поле, по которому в дальнейшем будет устанавливаться связь.

Для этого откройте по очереди каждую таблицу в режиме Конструктора и отметьте в каждой таблице поле Табельный номер в качестве ключевого с помощью значка «ключ» из меню Конструктора.

Установите между таблицами  связь по полю Табельный номер. Для этого откройте режим Таблицы, щелкните по вкладке Работа с базами данных, выберите пункт Схема данных, откроется диалоговое окно Добавление таблицы, в нем последовательно двойным щелчком мыши выберите  первую и вторую таблицы, закройте окно Добавление таблицы.