Система хранения, обработки и анализа данных магазина бытовой техники

Рис.11 Сообщение об успешно добавленной  записи

 

При нажатии на форме «Бытовая техника» кнопки «Приход» откроется одноименная  форма с данными о поставках. На данной форме возможно добавление новых записей, удаление, редактирование и передвижение по ним. С помощью кнопки «Назад» можно вернуться на предыдущую форму.

 

Рис.12 Форма Приход

 

При нажатии на форме «Приход» кнопки «Добавить поставку» открывается  форма для добавления (аналогичная  предыдущей форме для добавления), где так же находятся кнопки для перехода к формам добавление нового оборудования, производителя, поставщика. Только при поступлении оборудования мы можем добавить новый товар в таблицу «Бытовая техника».

 

Рис.13 Форма Добавление новой поставки

 

На форме «Бытовая техника» находится кнопка «Расчет стоимости», нажав на которую открывается форма для подсчета общей стоимости поставки в зависимости от количества поставленных товаров.

 

Рис.14 Форма Приход. Расчет стоимости 

 

Аналогичный набор форм открывается  при нажатии кнопки «Выдача оборудования» на форме «Оборудование».

 

Рис.15 Форма Выбытие

Рис.16 Форма Добавление нового выбытия

 

Рис.17 Форма Выбытие. Расчет стоимости 

 

Нажав на форме «Бытовая техника» кнопку «Учет», откроется одноименная  форма.

Рис.18 Форма Учет складских остатков

 

Из этой формы возможен вывод  на печать отчета о складских остатках.

Рис.19 Отчет о складских остатках

Разработка ПО

 

Схема информационных процессов работы склада по поступлению Бытовой техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема информационных процессов работы склада по выдаче бытовой техники.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Программа создана в среде  Borland Delphi 7.0. Проект содержит 15 форм, 916 строк программного текста.

Тестирование и отладка  ПО

Добавим новую поставку:

Рис.20 Добавление новой поставки

 

Если все данные введены верно, появится окно с сообщением:

Рис.21 Сообщение об успешно добавленной  записи

 

Новая поставка появится в таблице  «Приход техники»

Рис.22 Приход техники 

 

 

 

Общая стоимость поставок:

Рис.22 Расчет стоимости поставок

 

В таблице «Учет складских остатков»  обновилось количество поставленного  товара (поле Приход), следовательно, изменилось значение поля Остаток.

Рис.23 Учет складских остатков

 

 

 

Изменения происходят также и в Отчете о складских остатках.

Рис.24 Отчет о складских остатках

 

Добавление нового поставщика происходит следующим образом.

Рис.25 Добавление нового поставщика

 

 

 

 

Изменения произошли  в таблице  Поставщики

Рис.26 Таблица Поставщики

 

Регистрация выдачи бытовой техники.

Рис.27 Новое выбытие бытовой  техники 

 

 

Выдаваемое количество бытовой  техники не должно превышать складских  остатков. При попытке ввести превышающее  количество товара, будет выдано сообщение  об ошибке.

Рис.28 Сообщение об ошибке

 

Изменения происходят в таблице  «Выбытие».

Рис.29 Выбытие бытовой техники 

 

 

 

 

 

 

 

Общее количество выданной техники  стало следующим.

Рис.30 Расчет оставшегося количества бытовой техники 

 

«Учет складских остатков» обновился.

Рис.31 Учет складских остатков

 

 

 

 

 

 

Обновления произошли также  и в «Отчете о складских  остатках»

Рис.32 Отчет о складских остатках

Часть 3

    Оценка затрат на автоматизацию

Оценка экономической эффективности  проекта является ключевой при принятии решений о целесообразности инвестирования в него средств. По крайней мере, такое предположение кажется правильным с точки зрения, как здравого смысла, так и с точки зрения общих принципов экономики.     Автоматизация – это тонкий процесс, и далеко не в каждом бизнес-процессе можно оценить финансовую составляющую эффекта от нее.

Суть экономического эффекта и  оценки эффективности внедрения  системы показать заказчику все  положительные моменты, которые  он получит от внедрения проекта.

При использовании разработанной  системы, можно выделить очевидные преимущества:

• Возможность обрабатывать большие объемы информации без привлечения дополнительных трудовых ресурсов;
• Своевременный учет товаров;
• Сокращение времени на поиск, исправление данных.
• Снижение вероятности потерь данных в процессе обмена, так как все данные заносятся в единую электронную базу.

 

Недостатки внедрения:

• Технические неполадки  или сбой в программе.

 

    Затраты на автоматизацию,  как правило складываются из  следующих основных частей: затраты  на приобретение технических  средств (ТС), затраты на приобретение готового программного обеспечения (ПО), затраты на проектирование, затраты на внедрение, затраты на эксплуатацию и затраты на сопровождение.

    Для оценки потребностей в оборудовании необходимо определить объемы информации, требуемые характеристики доступа к ней, требования к техническим рискам, связанным с применением того или иного оборудования, и наконец, собственно требования выбранной системы.

        Затраты на  внедрение системы  состоят  из затрат на опытную эксплуатацию. При расчете можно исходить из того, что эти затраты могут достигать 20-50% от стоимости самой системы.

         На оценку  стоимости сопровождения системы  влияет множество факторов таких,  как срок жизни системы, архитектура  системы и т.д. По некоторым  источникам затраты на сопровождение, могут составлять до 60% от стоимости системы. Однако, в рассматриваемом случае информационных систем, скорее всего, стоимость сопровождения будет определяться поставщиком.

АИС реализована на базе имеющегося аппаратного комплекса, таким образом, затрат на  приобретение дополнительных технических средств не производится.

АИС будет функционировать без  привлечения дополнительных трудовых ресурсов.

 

Затраты на внедрение:

1)Обучение сотрудников. Процесс  занимает 5 дней. Требуется обучить 15 человек. Средняя заработная плата сотрудников 23000руб.

15чел * (23000руб/21день*5дней) * 1,5 =1150000. Для этого следует нанять 2 специалистов, оплата по договору с которыми составляет 20000*2=40000 руб. Итого: 1150000+40000=1190000руб

2)Первичное заполнение базы данных. 5 поставщиков (3 поля) 10 производителей (3 поля), 100 единиц наименований бытовой техники (4 поля), 180 поставок (8 полей).  Количество записей - 295шт. Количество заполненных полей: 5*3+10*3+100*4+180*8=1882шт.

Среднее количество символов в поле -8шт. На заполнение одного символа в среднем уходит 2 сек. Итого: 8*2=16 сек. уходит на заполнение одного поля.

1882поля*16сек=30112сек= 8ч 34 мин уходит на заполнение всей базы.

(23000/(21день*8ч))*8,34ч*1,5=1623руб

 

Расходные материалы:

При печати отчета на 1 страницу помещается 13 записей. В среднем печатается 200 записей, то есть 200/13 = 16 стр. В среднем за день печатается 3 отчета 16*3=48стр. 48стр*31день= 1488 стр. В одной пачке бумаги содержится 500 листов. Таким образом, потребуется 3 пачки бумаги.

 3 пачки * 120руб = 360руб в мес.*12 = 4320 руб. в год

При печати 1500 страниц затрачивается 1 картридж.

1картридж *2000руб=2000руб в мес. * 12 = 24000 руб. в год

Итого:4320+24000=28320руб в год

 

Программное обеспечение (Borland Delphi 7.0): 20000 руб

Амортизация составляет 10%. 20000*0,1=2000

 

Единовременные затраты  составляют:

20000(Delphi)+ 1190000(обучение)+ 1623 (заполнение)=1211623руб

 

Постоянные затраты  составляют:

28320(расходные материалы)+2000(амортизация)=30320

Расчет величины дополнительной прибыли и оценка времени окупаемости капитальных затрат

      Оперативность в  обработке данных (возрастает на 80 %).  Удобство и практичность  в использовании уменьшает время  на поиск, отбор информации  для руководства, для сотрудников.

 

Ликвидация упущенной выгоды.

Товарооборот: 10 млн. руб в год 

Из-за несвоевременного учета товаров  количество товаров отслеживалось  неэффективно, в связи, с чем было потеряно в среднем 5% потенциальных клиентов. Заказ товаров у поставщиков происходил несвоевременно, таким образом, клиенты не были информированы о поступлении или выбытии товара.

Потери, связанные с несовершенствами используемой технологии составляют:   10 млн * 0, 05 = 500000 руб в год

В связи с тем, что затраты  на транспортировку груза согласно договору несет поставщик, а также в связи с тем, что предприятие не арендует торговый склад, издержки будут равны нулю.

 

Прибыль: товарооборот – себестоимость(цена поставщика+торговая наценка)= 10000000-(5000000+2000000)=3000000 руб в год

Чистая прибыль: прибыль-налоги=3000000-1000000=2000000 руб в год

 

Время окупаемости:

единовременные затраты/(чистая прибыль-постоянные затраты)=

1211623/(2000000-30320)=0,61 года=7,5 мес.

Заключение

   В ходе данной курсовой  работы были детально изучены  бизнес-процессы и информационные потоки данных на предприятии ЗАО «От Петровича», занимающегося продажей бытовой техники. Были выявлены серьезные недостатки в ведении товароучета, а также по взаимодействию подразделений компании, как между собой, так и с руководством, вследствие чего терялось время сотрудников на ненужную рутинную работу. Была проведена автоматизация операций учета товаров посредством внедрения базы данных. Предложенный проект автоматизации помог минимизировать всю рутинную работу, потери информации, скорость решения текущих проблем возросла в несколько раз. Как показало исследование - экономическая эффективность внедрения данного проекта позволяет увеличить прибыль компании уже по итогам первого года эксплуатации. Таким образом, все цели курсовой полностью достигнуты в данном проекте.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. «Основы информационного менеджмента» Косторов А.В., Финансы и статистика, Москва 2008 г.

2. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов - (Серия "Профессиональный учебник: Информатика"), Гринберг А.С., Юнити-Дана, Москва 2008

3. Информационный менеджмент, И.А.  Король, Юнити-Дана, Москва 2009

4. Моделирование бизнес-процессов  с AIIFusion Process Modeler (BPwin 4.1), С.В. Маклаков, Москва 2009

5. Использование Microsoft Office Access 2003. Специальное издание, Патрик Блаттнер, Вильямс, Москва 2008

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

Приложение 1. Модель деятельности «Как есть»

Потоковая модель данных

Рис. 1  Входные и выходные  информационные потоки

 

Рис 2. Потоки данных между магазином, клиентами, а также

 поставщиками и банком

Рис 3. Потоки данных между  подразделениями

 

 

Рис. 4  Потоки данных офиса

Рис. 5 Потоки данных бухгалтерии

Рис. 6 Потоки данных отдела сбыта

Процессная модель данных

Рис. 7 Общая схема бизнес-процессов

Рис. 7 Бизнес-процессы предприятия

 

Рис. 8 Процесс обработки потребности

Рис. 9 Процесс поставки товара

Рис. 10 Процесс проведения операций со счетами и учета накладных

 

Рис. 11 Процесс доставки товара

 

Приложение 2. Модель деятельности «Как должно быть»

Потоковая модель данных

Рис. 12  Входные и  выходные  информационные потоки

 

Рис 13. Потоки данных между  магазином, клиентами, а также

 поставщиками и банком

Рис 14. Потоки данных между  подразделениями

 

Рис 14. Потоки данных офиса

 

Рис 14. Потоки данных бухгалтерии

Рис 15. Потоки данных отдела сбыта

 

 

 

 

Процессная модель данных

Рис. 16  Общая схема  бизнес-процессов 

 

Рис. 17  Бизнес-процессы предприятия