Разработка базы данных средствами СУБДД MS Access

Создадим эту форму с помощью мастера:

- выберем  вкладку Формы окна базы данных и нажмем кнопку Создать;

- в появившемся окне Новая  форма зададим создание формы  с помощью мастера и нажмем кнопку ОК;

- в  первом диалоговом окне мастера  форм выберем в списке Таблицы/Запросы таблицу рейтинга тренера по оценкам, а в списке Доступные поля - поля для подготавливаемой формы. С помощью кнопки с двойной стрелкой (») перенесем поля, необходимые для создания формы в список Выбранные поля, Рис.14:

 

*

«Рис.14»

- нажмем кнопку Далее для перехода во второе диалоговое окно мастера;

- во втором окне выберем внешний вид формы (Ленточный) и нажмем кнопку Долее;

- в третьем окне мастера зададим стиль оформления и вновь нажмем кнопку Далее;

- в последнем окне мастера введем заголовок формы Форма рейтинга тренеров по оценкам и нажмем кнопку Готово. Результат формы представлен на Рис.15:

*

«Рис.15»

 

Аналогичным способом создаём формы: Форма лучших тренеров, Форма Занимающиеся, Логотип форма. Последнюю форму нужно сделать не через Мастер форм, а через Конструктор. Там будет возможность добавить рисунок для оформления.

 

Отчёты.

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в удобном для пользователя формате (с заголовками и номерами страниц).

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы и запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. При создании отчета можно использовать несколько таблиц и запросов.

Использование отчетов имеет следующие достоинства:

- данные могут быть представлены в удобной для чтения и анализа форме;

- отчет позволяет включать и печатать графические объекты (например, диаграммы);

- обеспечивается возможность работы с материалом, напечатанным на бумаге.

 

Создадим Отчёт занимающихся:

- нажмем кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных;

- выберем в качестве источника данных таблицы Занимающиеся;

- запустим мастер отчетов и в первом диалоговом окне мастера перенесем из списка Допустимые поля в список Выбранные поля следующие поля: ФИО, Занимается у тренера, (переместить поле из одного списка в другой позволяет кнопка со стрелкой (>));

- после того, как все названные поля окажутся в правом списке и будут расположены в нужной последовательности, щелкнем на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера;

- особенность отчетов заключается в возможности группировки данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость;

- в следующем диалоговом окно мастера зададим способ сортировки данных;

  - перейдем в следующее окно мастера, в котором укажем, как данные должны располагаться в отчете.

- в следующем окне мастера можно выбрать стиль оформления отчета. В нем также имеется поле для просмотра образцов. Выберем, например, стиль Формальным и нажмем кнопку Далее;

- в поле Задание имени отчета Access по умолчанию вводит имя таблицы, на основе которой создавался отчет. В нашем случае присвоим отчету имя Занимающихся.

- щелкнем кнопку Готово, результат представлен на Рис.16:

 

*

«Рис.16»

Аналогично создаём отчёт рейтинга тренера по оценкам.

 

4.3 Разработка механизмов  доступа к объектам с помощью  главной кнопочной формы.

Когда форм и отчетов становится слишком много, полезно иметь систему указателей, которая позволит ориентироваться среди множества объектов.

В Access существует надстройка, которая позволяет создать своеобразный путеводитель по формам и отчетам базы данных - кнопочную форму.

 

Заметим, что перемещаться по записям в Форме Занимающиеся (то есть переходить от карточки одного к карточке другого) стандартным способом неудобно. И для нахождения его карточки нам необходимо будет просмотреть лишние записи формы.

 

Создадим в форме Занимающиеся кнопку, позволяющую переходить к нужной записи.

- откроем форму в режиме конструктора;

- активизируем кнопку Мастера на панели инструментов элементов управления;

- после щелчка на пиктограмме Кнопка на панели инструментов установим указатель в то место формы, где будет расположена кнопка, и нажмем кнопку мыши;

- на экране появится первое диалоговое окно Создание кнопок (мастер по созданию кнопок), содержащее список событий, с которыми можно связать проектируемую кнопку. Поскольку мы хотим перейти к записи, то из списка Категории выберем элемент Переходы по записям, а из списка Действия -элемент Поиск записи и нажмем кнопку Далее;

- в следующем окне мастер предложит выбрать элемент для размещения на кнопке - текст или рисунок. Выберем опцию текст и напишем на ней нужное слово. Нажмем кнопку Далее;

- после нажатия кнопки Готово мастер завершит работу и передаст управление конструктору форм;

- сохраним форму под тем же именем, результат представлен на Рис.17:

 

*

 

«Рис.17»

 

Аналогичным способом создаются и другие кнопки, только от зависимости их выполняющих функции нужно подобрать в список событий те действия, которые будут выполняться при нажимании кнопки.

И последнее действие в создание базы данных будет действие, осуществляющее при открытии MS Access автоматическое открытие формы логотипа, для того чтобы с неё при помощи кнопочной формы, получить доступ ко всей базе данных.

- выберем параметры запуска в меню Сервис;

- в открывшемся окне в выводе формы выберем Логотип форма;

- нажимаем кнопку ОК.

При запуске БД будет автоматически открываться Логотип форма, Рис.18:

 

*

«Рис.18»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Инструкция по использованию  ИС

5.1 Требования к техническому  обеспечению

 

Программный продукт выполнен в MS Access 2003, для  работы с ним  рекомендуется соблюдать следующие требования к аппаратному и программному обеспечению компьютера:

Microsoft Windows XP/Vista

Microsoft Access 2003 и выше 

Процессор, начиная с 500 MHz (0,5ГГц) и выше (желательно)

Оперативная память 128Mb (лучше 256 и выше)

4. Монитор

10 Mb свободного места на жёстком  диске

5. Клавиатура

Мышь

 

5.2 Инструкция для пользователя системой

 

- Запускаем файл БД Фитнес-клуб  Э-107 Матвеев А В.mbd

- В появившемся окне «Предупреждение системы безопасности» нажимаем открыть.

- Далее появляется Логотип форма. При помощи кнопочной системы можно попасть в нужный раздел.

- За Логотип формой расположена форма-навигатор. На ней располагаются вкладки: таблицы запросы, формы, отчеты. Необходимо выбрать ту или иную вкладку, если нужно внести какие-либо изменения.

 

 

 

 

6. Заключение

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;

Access  - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.   С помощью  Access   можно создать приложение, работающее в среде  Windows  и полностью соответствующее потребностям по управлению   данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать  Access  для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства  базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу   наиболее мощных средств  Access   относятся средства разработки объектов  -  Мастера,  которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

  С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых  файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать   данные в них).

Microsoft Access имеет множество областей  применения:  на малом предприятии;   корпорации и даже в сфере  домашнего применения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002.
2. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г.
3. Microsoft Access 2002. Шаг за шагом.
4. Методическое пособие: основы работы с СУБД Access/