Порядок учета закупки и расхода ГСМ на предприятии

Содержание

 

Введение	3
1. Описание предметной области	4
2. Проектирование информационной базы	12
3. Создание информационной  базы	22
4. Пример работы с информационной  базой	45
Список использованных источников	49
Приложение А	50

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Сегодня в своей работе предприятия  редко обходятся без автотранспорта. Поэтому правильный учет горючего, которым заправляется транспорт, является важным для ведения корректной бухгалтерии предприятия. 

Данный курсовой проект посвящен теме «Учет расхода ГСМ на автотранспорте».

Цель проекта – изучить порядок  учета закупки и расхода ГСМ  на предприятии,  приобрести практические навыки программирования и   использования СУБД  1С: Предприятие 8.2.

Задачи курсового проекта:

- Проведение анализа теоретических данных по теме «Учет ГСМ»;

- Приобретение практических  навыков формирования информационной базы данных по теме «Учет ГСМ»;

- Овладение методами постановки и алгоритмизации задач проектирования информационной базы;

- Изучение встроенного  языка 1С: Предприятие;

- Разработка информационной базы в СУБД 1С: Предприятие по теме «Учет ГСМ»;

- Разработка контрольного примера  работы с информационной базой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Описание предметной области

 

Деятельность любой  компании не обходится без использования  автотранспорта. Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ): бензин, дизельное топливо, керосин, а также расходы на другие технические и специальные жидкости, применяемые при эксплуатации транспортных средств, являются ежедневными расходами предприятий, использующих транспорт в своей хозяйственной деятельности.

Расходы на приобретение ГСМ связаны  с обслуживанием перевозочного  процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу "Материальные затраты" (п. 7, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99).

Бухгалтерия организации ведет  количественно-суммовой учет ГСМ и  специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и  учета НДС, скажем, что бухгалтер  на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и  др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

Рекомендуется в зависимости от местонахождения материалов использовать следующие группировки аналитического учета:

- "ГСМ на складах (бензин, дизельное  топливо, газ, масло и др.)";

- "Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)";

- "Бензин, дизельное топливо  в баках автомобилей и талоны  у водителей" и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков. Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление  ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 "Основное производство" или 44 "Расходы на продажу" (только для торговых организаций). Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 "Общехозяйственные расходы". Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 "Вспомогательные производства".

Применение конкретного счета  учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил  грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический учет: "ГСМ в  баках транспортных средств" и др. соответствующие субсчета) - в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском  учете производится одним из следующих  способов (п. 16 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"):

- по себестоимости единицы запасов,

- по себестоимости первых по  времени закупок (ФИФО),

- по себестоимости последних  по времени закупок (ЛИФО),

- по средней себестоимости.

Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям). Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Приведем пример бухгалтерского учета  ГСМ на примере учета бензина  для конкретного водителя:

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО "Зима" под отчет  денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые  отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных  документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию. Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма, которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя. Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб. 3 апреля было приобретено 20 литров бензина по 11 руб. (НДС не рассматриваем для простоты) 1,2 и 3 апреля водитель израсходовал соответственно 7,10 и 11 литров бензина. Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции. С 1 по 3 апреля бухгалтер произвел записи в карточке водителя (Таблица 1.1).

 

 

Таблица 1.1 – Карточка водителя

Дата	Приход			Расход			Остаток
	кол.	цена	стоим.	кол.	цена	стоим.	кол.	цена	стоим.
Остаток на 01.04							18	10	180
01.апр				7	10	70	11	10	110
02.апр				10	10	100	1	10	10
03.апр	20	11	220	11	10,95	120,48	10	10,95	109,52

 

В бухгалтерском учете организации  сделаны следующие проводки:

1 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет  «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» - 70 руб. - списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

2 апреля:

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет  «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» - 100 руб. - списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

3 апреля:

Дебет 10-3 субсчет «Бензин  А-95 в баке машины Сидорова А.А.» Кредит 71 субсчет «Сидоров» - 220 руб. – оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет  «Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А.» -120,48 руб. - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Бухгалтерские нормативные  документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость  расходов, связанных с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей.

Единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства.

Основным документом, на основании которого осуществляется списание стоимости топлива на производственные нужды, является путевой лист. Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные.

Понятие «норма расхода  топлива или смазочного материала» применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Сведения о пробеге  автомобиля и о массе перевозимого груза, указанные в путевом листе  и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.

Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления  транспортного процесса. При установлении норм расхода топлива на автотранспорт  предприятия в основном пользуются нормативно-методическими материалами, приведенными в Нормах расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (№АМ-23), утвержденных Минтрансом России 14.03.2008 г.

При нормировании расхода  топлива различают базовое значение расхода топлива, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлива, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Базовая норма расхода  топлива зависит от конструкции автомобиля и его агрегатов, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемого топлива и учитывает снаряженное состояние автомобиля, маршрут и режим движения в эксплуатации.

Норма на транспортную работу включает базовую норму и зависит  от грузоподъемности или от нормируемой  загрузки, или от конкретной массы  перевозимого груза, с учетом условий  эксплуатации автотранспорта.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. Их значения устанавливаются распоряжениями руководителей предприятий, использующих автотранспорт или руководителями местных администраций.

При расчете налогооблагаемой прибыли  нужно руководствоваться главой 25 НК РФ.

Налоговый кодекс содержит две нормы, согласно которым организация может  учесть при налогообложении прибыли  расходы на приобретение ГСМ, - позволяет учесть в составе материальных затрат (пп. 5 п. 1 ст. 254) и в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264).

Какую из данных норм выбрать - зависит  от назначения автомобиля. При использовании  автотранспорта непосредственно в процессе производства расходы на ГСМ учитываются как материальные затраты, для управленческих нужд - как прочие расходы.

НК РФ не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Минфин России в своих разъяснениях настаивает на обязательном нормировании расходов на ГСМ.

Горюче-смазочные материалы могут  приобретаться как за наличный, так  и за безналичный расчет. Оплата за наличный расчет, как правило, происходит из подотчетных средств, выданных сотруднику, который в свою очередь должен отчитаться за использование выделенных средств. К авансовому отчету за приобретенные ГСМ прилагаются все документы, подтверждающие произведенные расходы, в том числе кассовые чеки соответствующей АЗС. В чеке должны быть указаны: наименование АЗС; ИНН продавца; номер ККМ; дата выдачи чека; марка ГСМ; стоимость 1 литра ГСМ; количество отпущенных литров; общая стоимость оплаченных ГСМ.

В ситуации, когда в кассовом чеке АЗС не указано количество приобретенного топлива, наличие товарного чека обязательно. Ведь для того, чтобы принять к учету приобретенный актив (топливо), необходим документ, в котором должно быть указано, что и в каком количестве приобретено, а также данные продавца. Именно таким документом будет товарный чек или накладная. Кассовый чек будет свидетельствовать о том, что данные ценности оплачены.