Базы данных

Название  поля	Тип данных	Свойства  поля
#ИД операции	Счетчик	Размер поля: длинное поле Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Дата	Дата/время	Формат поля: Краткий формат даты Значение по умолчанию: Now()

 
 
 
 
 
 

Продолжение таблицы 2.15

ИД  поставщика	Числовой	Размер поля: длинное целое Индексированное поле: Да (Совпадения допускаются) ПОДСТАНОВКА: Тип элемента управления: Поле со списком Тип источника  строк: Таблица или запрос Источник строк: SELECT Поставщики.[ИД поставщика], Поставщики.[Наименование поставщика] FROM Поставщики ORDER BY Поставщики.[ИД поставщика];
#ИД товара	Числовой	Размер поля: длинное целое Индексированное поле: Да (Совпадения допускаются) ПОДСТАНОВКА: Тип элемента управления: Поле со списком Тип источника  строк: Таблица или запрос Источник строк: SELECT Товары.[ИД товара], Товары.Наименование FROM Товары ORDER BY Товары.[ИД товара];
Количество	Числовой	Размер поля: целое
Причины возврата	Поле МЕМО	Формат текста: Обычный текст

Таблица «Оплата от покупателя» (Таблица 2.16) содержит данные об оплате от покупателя за определенный заказ.

      Таблица 2.16- «оплата от покупателя»

Название  поля	Тип данных	Свойства  поля
#ИД операции	Счетчик	Размер поля: длинное поле Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются)
Дата	Дата/время	Формат поля: Краткий формат даты Значение по умолчанию: Now()

 
 
 
 

Продолжение таблицы 2.16

ИД  покупателя	Числовой	Размер поля: длинное целое Индексированное поле: Да (Совпадения допускаются) ПОДСТАНОВКА: Тип элемента управления: Поле со списком Тип источника  строк: Таблица или запрос Источник строк: SELECT покупатели.[ИД покупателя], [покупатели].[Имя покупателя] FROM покупатели ORDER BY [ИД покупателя];
#ИД заказа	Числовой	Размер поля: длинное целое Индексированное поле: Да (Совпадения допускаются) ПОДСТАНОВКА: Тип элемента управления: Поле со списком Тип источника  строк: Таблица или запрос Источник строк: SELECT [заказ от покупателя].[ИД заказа] FROM [заказ от покупателя];
Сумма	Денежный	Формат поля: денежный

 

    Последовательность  заполнения таблиц.

    Сначала заполняются таблицы «Компания» и «Сотрудники».

    Затем таблицы «Покупатели», «Поставщики», «Товары», «Склады» и «Движение на складе».

    После заполнения этих таблиц БД может работать и можем заполнять таблицы  «Заказ от покупателя», «сведения о  заказе покупателя», «Заказ поставщику», «Сведения о заказе поставщику», «Возврат от покупателя», «Возврат поставщику», «Оплата от покупателя» 
 

 

2.3   Разработка форм

Для более удобного занесения данных в БД создаём  формы, в которых содержатся все  необходимые для заполнения поля. Для каждого пользователя создаётся  своя форма (Таблица 2.17).

Таблица 2.17 - Формы

Пользователь	Заполняемая форма
Руководитель	Сведения о  сотрудниках
Менеджер	Сведения о  покупателях Заказ покупателя Возврат от покупателя Оплата от покупателя
Кладовщик	Сведения о  товарах Заказ поставщику Возврат поставщику

 

При помощи инструмента  «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Разделенная форма — это возможность в Microsoft Office Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы. Эти два представления связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы.

Создаваемая при  помощи инструмента «Несколько элементов» форма внешне напоминает таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и одновременно отображается несколько записей. Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных.

Для получения  большей свободы выбора полей, отображаемых на форме можно воспользоваться  мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами.

Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. В режиме макета форма фактически выполняется, поэтому

можно просматривать  данные почти в таком виде, в  каком они отображаются в режиме формы. Но в этом же режиме можно  изменять и структуру формы. Поскольку  при внесении изменений можно  просматривать данные, в этом режиме очень удобно задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы.

Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, в частности следующие:

• Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.
• Изменять источник элемента управления «Поле» непосредственно в поле без использования окна свойств.
• Изменять размеры разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных».
• Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета или режиме формы.

2.4   Создание запросов

     Запрос  — это набор инструкций, который  можно использовать для обработки  данных. Запрос не только возвращает результаты — которые можно сортировать, группировать и фильтровать — с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные. Создание запросов реализуется с помощью различных средств разработки, исходя из требуемого результата. В моем курсовом проекте есть следующие запросы:

     запрос  на выборку без условия отбора и без вычисляемых полей;

1. запрос на выборку таблиц и полей с условием отбора по записям;
2. запрос на выборку таблиц, полей, записей с условием отбора и на основе объединения;
3. запрос с вычисляемыми полями;
4. групповой запрос;
5. SQL – запросы.

В данной БД представлены зачёты всех классов. Эти запросы  нужны для создания части отчётов. Список запросов приведён в Таблице 2.18.

Таблица 2.18 - Список запросов

№ по класси-фикации	Наименование  запроса	Цель  запроса
1	Сведения о  сотрудниках	Вывод на экран данных о сотрудниках
2	Физические  лица	Выбрать покупателей, налоговый статус которых «Физическое лицо»
	Юридические лица	Выбрать покупателей, налоговый статус которых «Юридическое лицо»

Продолжение таблицы 2.18

3	Заказ покупателя	Показать  информацию о заказе покупателя и  вычислить сумму заказа
	Заказ поставщику	Показать  информацию о заказе поставщику и  вычислить сумму заказа
4	Итоговые продажи  товаров по датам	Показывает  информацию о продажах за дату
	Объемы  продаж товаров по сотрудникам и  датам	Показывает  объемы продаж товаров по сотрудникам  и датам
	Продажи категорий товаров по датам	Показывает  информацию о продажах категорий  товаров по датам
5	Возврат на склад  от покупателя	Возвращает  товар от покупателя в таблицу  «Движение на складе»
	Возврат товара поставщику	Вычитает  товар поставщику из таблицы «Движение  на складе»
	Заказ товара покупателем	Вычитает  товар для покупателя из таблицы  «Движение на складе»
	Оплата  заказа от покупателя	Обновляет графу оплаты в таблице «Заказ от покупателя»
	приход  на склад	Осуществляет  приход товара от поставщика в таблицу  «Движение на складе»

2.5   Разработка отчётов

В ходе выполнения курсовой работы были созданы следующие  отчеты:

• Товары
• Движение на складе
• Список поставщиков
• Список покупателей
• Список сотрудников
• Телефонная книга покупателей
• Физические лица
• Юридические лица
• Итоговые продажи товаров по датам
• Объемы продаж товаров по сотрудникам и датам
• Продажи категорий товаров по датам

     В Microsoft Office Access 2007 доступен ряд средств, которые помогают быстро создавать  привлекательные, наглядные отчеты, где данные представлены в наиболее удобном для пользователей этих отчетов виде. Команды на вкладке Создать позволяют создать простой отчет одним щелчком мыши. Для создания более сложных отчетов можно воспользоваться мастером отчетов или самостоятельно выполнить добавление всех данных и элементов форматирования вручную.  

 

3   РУКОВОДСТВА ПОЛЬЗОВАНИЯ  БД

При входе в  БД появляется окно входа, где выбирается сотрудник, который зашел в систему.

Рисунок 2 –  Окно входа 

После выбора сотрудника, мы попадаем на главную страницу:

Рисунок 3 –  Главная страница

    Здесь мы можем посмотреть статистические отчеты, либо начать работать с базой. С главной страницы мы можем быстро оформить новый заказ клиента  или новый заказ поставщику.

    Также мы можем перейти в формы для  работы с товарами, покупателями, сотрудниками и поставщиками.  

    Нажав кнопку «Операции с товарами»  мы попадем в следующее окно:

Рисунок 4 – Операции с товарами

    Здесь мы сможем посмотреть и изменить информацию о товаре в форме «Товары», информацию о складах в форме «Склады». А также посмотреть в виде отчета Движение на складе и Список всех товаров.

    Нажав кнопку «Операции с покупателями»  мы попадаем сюда: