База данных отдела кадров

 

 

 

 

 

Таблица 14 – Производственные приказы

Наименование	Тип данных	Тип поля
№ приказа	Числовой	Ключевое
Дата	Дата/Время
Повышение квалификации (перевод)	Текстовый
Командировка	Текстовый

 

 

5.2  Запросы к БД 

Запросы — это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу.

Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями.

Запросы-действия позволяют  модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи.

В данной БД представлены следующие  запросы:

1. Структурное подразделение,  – какие и сколько работников  работает в данном подразделение. Нужное подразделение будет вводиться с клавиатуры вручную.

2. Текучесть кадров –  какие сотрудники какого числа были приняты и уволены.

3. Отпуск – в данном  запросе будет просматриваться,  какие сотрудники уже были  в отпуске.

4. Список сотрудников  с номерами телефонов.

5. Список сотрудников  по должностям.

6. Список сотрудников  по структурному подразделению.

7. Поиск сотрудников по  табельному номеру.

8. Поиск сотрудников по  фамилии.

Так же в данной БД представлены запросы-действия на добавления записей  в таблицы приказы по личному  составу и производственные приказы, например при введении данных в таблицу трудовой договор пункты дата составления и ключТД будут вводиться в таблицу приказы по личному составу.

5.3  Экранные формы

Форма в БД - это структурированное  окно, которое можно представить  так, чтобы оно повторяло форму  бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности  для:

1. Ввода и просмотра  информации базы данных

2. Изменения данных

3. Печати

4. Создания сообщений.

В данной БД представлены следующие  формы:

1. Сотрудники

2. Трудовой договор

3. Больничный

4. Увольнение

5. Командировка

6. Перевод

7. Увольнение.

Формы 2-7 являются подчиненными для формы 1.

5.4  Отчеты

Отчет - это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на печать.

Отчеты позволяют выбрать  из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть  на экране.

Источником данных для  отчета может служить таблица  или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

В данной БД представлены следующие  отчеты:

1. Сотрудники с телефонами - показывает список сотрудников  (их фамилию, имя и отчество) с номерами телефонов.

2. Текучесть кадров - показывает  какие сотрудники какого числа были приняты и уволены.

 

 

 

 

 

6.  Инструкция по использованию БД

6.1  Вызов программы

Программу Microsoft Access можно вызвать несколькими способами:

1.  Из меню «Пуск». Пуск – Microsoft Office – Microsoft Access 2003.

Для открытия определенной БД нужно на панели управления нажать «Файл», затем «Открыть».

В открывшемся окне выбрать  файл с БД которая вас интересует.

2. Два раза щелкнуть  правой кнопкой мыши на уже  сохраненной БД. Что бы ни искать  нужную БД в папках можно  вынести ярлык на рабочий стол.  

 

6.2  Экранные формы

Экранную форму можно  создать двумя способами:

1. С помощью мастера.

2. В режиме конструктора.

В первом случае сначала  нужно выбирать данные из таблиц, которые  должны располагаться в форме.

 

Далее нужно выбрать вид  формы.

На следующем шаге нужно  выбрать стиль формы.

 

В заключении задать имя.

Любую форму, сделанную с  помощью мастера можно изменить в режиме конструктора.

Во втором случае вся форма  формируется самостоятельно. Например, можно добавить картинки, кнопки, сделать  собственный вид, добавить подчиненные  формы и т.д.

В представляемой БД главной  формой является форма «Личная карточка». Все остальные формы являются подчиненными. Подчиненные формы  для удобства работы с ними размещены  на соответствующих вкладках.

6.3  Описание отчетов

Отчеты так же как формы  можно создать с помощью мастера  и в режиме конструктора.

При создании отчета с помощью  мастера нужно сначала выбрать  поля из созданных таблиц или запросов для отчета.

Затем можно добавить уровни группировки, то есть, например, сделать  так чтобы сначала шло имя  сотрудника, а только потом все  остальные данные.

 

Далее можно задать порядок  сортировки (по возрастанию и убыванию, только для 4 записей).

 

Потом выбирается вид макета для отчета, стиль и имя отчета.

 

Режим конструктора для отчета очень похож на режим конструктора для формы. Отличие состоит в  меню «свойство».

Все отчеты в данной БД находятся  в «Главном меню».

 

Для печати какого либо отчета нужно сначала открыть отчет.

Затем на отчете щелкнуть правой кнопкой мышь. В открывшемся меню выбрать «Печать».

 

 

Заключение

 

Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в отделе кадров. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации.

Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. Приложение позволяет решать все задачи, сформулированные в задании на курсовую работу. Это позволяет сделать вывод, что задание выполнено полностью.

В связи с тем, что база учебная, а не профессиональная, не которые данные о сотрудниках  не были включены в базу. К ним  относится такие данные, как военная  обязанность, поощрения и т.п. Но разработанная в курсовой база данных легко дополняется при необходимости разработки профессиональной базы данных.

 

 

Список  используемых источников

 

1.  Microsoft Access 2002/ Русская версия. Шаг за шагом: практическое пособие / пер. с англ. Л.В. Сазоновой. – М.: Изд. ЭКОМ, 2002. – 352 с. –ISBN 5-7163-0095-2.

2.  Вендров А.М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие / А.М. Вендров. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 192 с., ил. – ISBN 5-279-02440-6.

3.  Информационные системы и технологии в экономике: Учебник. – 2-е изд., доп. и перераб. / Т.П. Барановская, В.И. Лойко, М.И. Семенов, А.И. Трубилин; Под ред. В.И. Лойко. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 416 с., ил. - ISBN 5-279-02605-0.

4.  Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с. – ISBN 5-272-00278-4.

5.  Конгаловский М.Р. Энциклопедия технологий баз данных. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 800 с.: ил. ISBN 5-279-02276-4.

6.  Корнеев В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации / В.В. Корнеев, А.Ф. Гареев, С.В. Васютин, В.В. Райх. – М.: Издатель Молгачева С.В., Издательство Нолидж, 2001, - 496 с.: ил. ISBN 5-89251-100-

7.  Марков А.С. Базы данных. Введение в теорию и методологию: учебник / А.С. Марков, К.Ю. Лисовкий. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 512 с. – ISBN 5-279-02298-5.

8.  Петров В.Н. Информационные системы / В.Н. Петров. – СПб.: Питер, 2002. – 688 с. – ISBN 5-318-00561-6.

9.  Риккарди Г. Системы баз данных. Теория и практика использования в Interner и среде Java. / Грег Риккарди; пер. с англ. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 480 с. – ISBN 5-8459-0208-8 (рус.).

10.  Саак А.Э. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков. – СПб.: Питер, 2005. – 320 с. ISBN 5-469-00412-0.

11.  Хомоненко А.Д. Базы данных: учебник для высших учебных заведений / А.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. – 4-е изд., доп. и перераб. – СПб.: КОРОНА принт, 2004. – 736 с. – ISBN 5-7931-0284-1.