Роль менеджера по коммуникации в системе менеджмента предприятия

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Коммуникации в системе управления…………………………………5

          1.1 Коммуникации - понятие, виды, их характеристика………………...5

          1.2 Эффективность коммуникаций в менеджменте………………….......9

Глава 2 Анализ эффективности менеджера по коммуникациям в OOO«Хлебмаркет»……………………………………………………………....12

           2.1 Общая характеристика……………………………………………...12

           2.2 Особенности работы и круг обязанностей менеджера по коммуникациям …………………………………………………………………16

            2.3 Рекомендации по улучшению эффективности коммуникации в организации……………………………………………………………………....22

Заключение……………………………………………………………………….27

Список использованной литературы…………………………………………...29

 

Введение

 

Опыт как российских, так  и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и тому подобное. Все эти факты не могут  привести ни к чему другому кроме как к банкротству.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной  системы страна резко перешла  к рыночным отношениям. Проблема данного  исследования носит актуальный характер в современных условиях. Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности организаций, поскольку коммуникации - это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни  и среди специалистов. Так, информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую  связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри организации, так и  за её пределами, обеспечивается необходимый  уровень взаимодействия с деловыми партнёрами, конкурирующими фирмами, потребителями, клиентами.

Целью исследования выступает изучение коммуникаций в организации и оценка их эффективности.

Поставленная цель реализуется  через следующие задачи:

1. Рассмотреть сущность и виды коммуникаций в современных условиях;

2. Проанализировать элементы и этапы коммуникационного процесса;

3. Рассмотреть межличностные и организационные коммуникации;

4. Провести анализ коммуникационного процесса в организации;

5. Выработать мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в организации.

Гипотеза исследования заключается в предположении о том, что коммуникация – важнейший элемент обеспечения эффективности деятельности организации.

 

 

Глава 1. Коммуникации в системе  управления

1.1. Коммуникации - понятие, виды, их  характеристика

 

Коммуникация, буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс  обмена идеями и информацией между  двумя и более людьми, ведущий  к взаимному пониманию.

Цели коммуникаций:

- обеспечение эффективного обмена  информацией между субъектами  и объектами управления;

- совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена  информацией;

- создание информационных каналов  для обмена информацией между  отдельными сотрудниками и группами  и координации их задач и  действий;

- регулирование и рационализация  информационных потоков.[8,113]

Коммуникации подразделяются на следующие  виды:

1) Межличностные или организационные  коммуникации на основе устного  общения;

2) Коммуникации на основе письменного  обмена информацией.

Межличностные коммуникации в свою очередь делятся на:

- Формальные или официальные.  Данные коммуникации определяются  политикой, правилами, должностными  инструкциями определенной организации  и осуществляются по формальным  каналам;

- Неформальные коммуникации, которые  не следуют общим правилам  определенной организации; они  осуществляются согласно установившейся  системе личных отношений между  работниками организации.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре  организации, грядущие перемещения  и повышения, подробное изложение  спора двух руководителей на последнем  совещании по сбыту.

Среди формальных организационных  коммуникаций выделяют:

-вертикальные, когда информация  перемещается с одного уровня  иерархии на другой;

-горизонтальные между различными  подразделениями, предназначающиеся  для координации деятельности  различных подразделений.

Вертикальные коммуникации в свою очередь подразделяются на:

- восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

- нисходящие, осуществляемые сверху  вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно  связан с руководством и контролем за работниками.

Межличностные коммуникации делят  также на вербальные (словесные) и  невербальные, призванные осуществить  обмен информацией без применения слов, например с помощью жестов, интонаций голоса, мимики и т.д.

Вербальные и не вербальные формы  коммуникаций не всегда и не обязательно  исключают друг друга. Как правило, интерпретация получателем послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и  выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Коммуникационный процесс

Коммуникационный  процесс - это процесс обмена информацией  между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и  понимание информации, являющейся предметом  обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный  процесс - это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

Сообщение - непосредственно информация;

Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);

Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Коммуникационный  процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

1. Зарождение идеи или отбор информации;

2. Выбор канала передачи информации;

3. Передача сообщения;

4. Интерпретация сообщения.

Например, генеральный директор торговой фирмы  решил обсудить с менеджерами  магазинов вопрос о состоянии  и улучшении качества торгового  обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и  улучшении качества торговли - сообщения; совещание - это канал информации; получатели - менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

При организации  коммуникационных сетей на предприятии  необходимо учитывать специфику  различных типов и каналов  коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного  процесса.

Формирование  коммуникационных процессов, а также  выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после  проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента. Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

 

 

1.2 Эффективность коммуникаций в менеджменте

 

Поскольку в нашей стране появление  и становление коммуникаций произошло  не так давно, то огромную роль в  дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных  российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной  системы страна резко перешла  к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства  к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники  не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными.

Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются  не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих описанных ситуациях есть исключения.

Так при командно - административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

Эффективность коммуникаций различна. Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных 20 - 25%, (т.е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о  том, что ближайший начальник  рабочих (бригадир), покидая кабинет  первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий  цехом - около 40%. Коммуникации снизу  вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит  не более 10% информации. Это убедительно  свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации  коммуникаций, возможностях их качественного  улучшения.

Успех коммуникационных процессов  органически связан с нормами  этического поведения, как со стороны  получателя, так и со стороны отправителя  информации.

Также особую роль в эффективности  коммуникаций играет построение сообщений. Необходимо соблюдать при построении сообщения такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от них - к  возражениям и вопросам, далее  к заключению и призыву к действию.

Чтобы избежать ситуации быть непонятым  собеседником, следует стремиться к  простоте сообщения, использовать словарный  состав повседневной речи даже при  общении с образованным и проницательным человеком. Одновременно надо учитывать, что доверие к себе можно подорвать, если привести только один ложный или  искаженный факт из ста, хотя 99 могут  соответствовать действительности.

Российские менеджеры выделяют девять заповедей успешной коммуникации:

1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание;

2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации;

3.Проанализируйте всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации;

4.Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникации;

5.Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения;

7. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя;

8. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация;

9. Учитесь умению слушать другого.[10,56]

Следует отметить, что неудовлетворительное состояние внутриорганизационных  коммуникаций чревато серьезными последствиями, в частности, психологического характера  и для администрации, и для  рядовых работников. Опыт выдающихся менеджеров, практика функционирования преуспевающих компаний свидетельствует  о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё  это требует детальной информации.