Порядок і правила виготовлення, копіювання, реєстрації та розмноження документів грифом секретності

       -  отримати наряд на розмноження документів з грифом секретності від виконавця з перевіркою правильності оформлення (наявності: найменування документа, номер справи, том, сторінка, номер документа, грифа секретності; кількості аркушів; кількості розмножених документів; прізвища замовника; підписів керівників структурного підрозділу і режимно-секретного органу) та реєструвати наряд за журналом обліку нарядів;

       -  підібрати документи згідно з нарядом на розмноження та проставити облікові номери на лицьовій стороні документа і внести документ у внутрішній опис документів, які знаходяться у виконавця та передати під підпис з переліком аркушів;

       - прийняти з розмноження після виготовлення копій з перевіркою: облікового номера і грифа оригіналу та копії; кількості розмножених примірників (з переліком); кількості аркушів оригіналу і копій (з перерахунком); кількості аркушів браку, номери аркушів (з перерахунком), списання оригіналів у внутрішньому описі документів, що знаходяться у виконавця;

       - перевірити нумерацію додатково розмножених примірників документів, яка продовжується від останнього номера раніше врахованих примірників документів. Якщо виготовлено копії документів, які надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а в знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа;

       - підібрати та заповнити графи карток по примірникового обліку розмножених документів, виконаних на кальці згідно з нарядом (номер примірника, адреса для розсилки копій та номер наряду);

       - повернути оригінал, отриманий для розмноження (вхідний, віддрукований, попереднього, інвентарного обліку тощо) з переліком аркушів та списанням з особистого рахунку;

       -  заповнити картку обліку видачі документа (справи) згідно з наявністю копій та замовлення-наряду. Підпис за проведення позначок про розмноження;

       -   розкласти оригінали після розмноження та реєстрації;

       -  отримати розмножені документи з перевіркою облікового номера, за яким врахували копії і гриф секретності, перерахувати аркуші, перевірити наявність відмітки на оригіналі про додаткове розмноження з підписом у журналі обліку виконаних робіт з грифом секретності за нарядами;

      -  проставити позначки в наряді про взяття на облік розмножених документів і завірити їх підписом. Звірити позначки в наряді з обліковою карткою чи журналом, підпис за проведення звірки;

     -  закрити наряд на розмноження документів з грифом секретності, підшити його до справи, позначення щодо підшивки, звірка розмітки;

     -  відмітити у картках обліку примірників, в облікових картках (вхідного, віддрукованого, попереднього, інвентарного обліку) про зняття копій з документів, врахованих цими картками, звірити запис з нарядом на розмноження документів з грифом секретності.

          Додатково розмножені примірники документів попереднього обліку, обліку підготовлених документів у поточному діловодстві та документів інвентарного обліку враховуються за обліковими номерами цих документів. Про це робиться відмітка на документах, що розмножуються. В облікових картках чи журналах обліку вказується, коли і скільки примірників ще розмножено, та де вони знаходяться.

 

Правила розмноження документів з грифом секретності:

- наявність організаційно-розпорядчих  документів на право функціонування  розмножувальної техніки;

-  обґрунтованість розмноження  документів з грифом секретності,  правильність оформлення нарядів;

-  правильність реєстрації нарядів,  їх зберігання та перевірка  наявності в РСО;

-    облік розмножених документів;

-  своєчасність оформлення відміток  про розмноження на оригіналі  та в облікових формах;

-    перевірка наявності  розмножених документів;

-  облік браку при розмноженні  документів з грифом секретності  і грифом “Для службового користування”  та його знищення;

- зберігання документів з грифом  секретності та їх копій при  відлученнях і під час обідньої  перерви.

 

5.  Реєстрація (облік) документів грифом секретності:

           Облік секретних документів ведеться у журнальній або у картковій формах. Секретні документи справи, а також інші матеріальні носії секретної інформації видаються виконавцям безпосередньо режимно-секретним органом за підписом в картці обліку видачі документа (справи) ( показати картку ) і підлягають поверненню того самого дня.

          Реєстраційний номер секретним документам за кожним видом обліку надається один раз.

           Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання їм реєстраційних номерів шляхом нанесення на них умовного позначення з подальшим записом відомостей про ці документи або інші матеріальні носії секретної інформації у журналах чи картках обліку за відповідною формою.

          У журналах обліку секретних документів зазначаються данні про обіг секретних документів та додатків до них з часу їх отримання або складання до завершення виконання і доручення до справи, відправлення адресатові, передачі до секретного архівного підрозділу, знищення або перереєстрації. Записи в журналах обліку секретних документів не повинні, як правило, містити секретної інформації.

          У разі наявності в записах інформації з обмеженим доступом журналу обліку надається відповідний гриф обмеження доступу. Гриф обмеження доступу - реквізит матеріального носія інформації з обмеженим доступом, який вказує на обмеження доступу до зазначеної інформації, а також відповідає категорії та виду інформації, яку зафіксовано на конкретному матеріальному носієві.

Реєстрація (облік) документів, що мають гриф секретності, поділяється  на такі види:

-  попередній облік;

-  облік підготовлених (вихідних) секретних документів;

-  облік пакетів;

-  облік вхідних секретних документів;

- облік секретних документів виділеного зберігання(інвентарний облік ).

           Реєстрація (облік) підготовлених вихідних документів охоплює всі друковані (в тому числі виготовлені за допомогою автоматизованої системи) та рукописні документи, які пройшли реєстрацію за журналами (картками) попереднього обліку.

           Реєстрація (облік) пакетів з грифом секретності охоплює всі одержані установою та зареєстровані у пакетно-контрольному журналі пакети та документи.

           Реєстрація (облік) вхідних документів з грифом секретності охоплює одержані установою документи, які пройшли журнальний (картковий, автоматизований) облік вхідних документів.

           Реєстрація (облік) документів інвентарного обліку охоплює всі документи, які не підлягають підшиванню до справ, переведені з інших видів обліку або такі, яким надано номер за журналом інвентарного обліку технічних документів, журналом обліку секретних видань, журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів в момент їх створення (заведення) або надходження (після реєстрації в пакетно-контрольному журналі). До таких документів належать креслярсько-графічні та текстові документи, які через виробничі умови, режимні обмеження щодо доступу чи зовнішні особливості (вид носія, формат тощо) неможливо або недоцільно підшивати до справ.

          Гриф секретності форм облікової документації (журналів, карток) визначають залежно від відомостей, які в них містяться. На картках обліку гриф секретності не проставляють.

           Гриф секретності - реквізит матеріального носія секретної інформації, що засвідчує ступень секретності даної інформації.

           Ступень секретності ( "особливої важливості", "цілком таємно", "таємно") - категорія, яка характеризує важливість секретної інформації, ступень обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою.

           Документи зі ступенем секретності “цілком таємно” і “таємно” реєструються разом. Для документів зі ступенем секретності “особливої важливості” заводяться окремі форми реєстрації з такими самими реквізитами. У формах обліку документів після реєстраційного номера проставляють відповідно літери "ОВ", "ЦТ" та "Т".

          Форми реєстрації (обліку) документів, які ведуть протягом календарного року і по закінченні його роблять підсумковий запис про кількість взятих на облік документів:

-  пакетно-контрольний журнал;

-  журнал (картка) обліку підготовлених документів;

-  журнал (картка) обліку вхідних документів з грифом секретності;

-  журнал обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі;

- журнал обліку вхідних, надрукованих вихідних і інвентарних документів;

-   журнал обліку розпорядчих документів;

-   журнал обліку видачі працівникам довідок про допуск;

-   журнал обліку осіб, які прибули у відрядження.

           В установах з незначною кількістю вхідних, підготовлених та вихідних документів (до 100 од. на рік разом) їх реєстрацію дозволяється вести в одному журналі обліку вхідних, надрукованих, вихідних і інвентарних документів.

           Якщо обсяг документів, які обліковуються за зазначеними вище формами обліку, незначний – журнали дозволяється вести як перехідні декілька років. У цьому випадку реєстрація документів щорічно починається з першого номера.

          Невиконані у поточному році документи після проведення річної перевірки і закриття відповідних справ підлягають переведенню на облік документів наступного року з позначкою про це в облікових формах поточного року, засвідченою підписами працівників режимно-секретного органу. Журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, журнал обліку журналів, картотек і закінчених справ та журнал облік робочих і стенографічних зошитів; спец зошитів (блокнотів), окремих аркушів паперу, бланків (форм) ведуться безперервно упродовж усього часу існування конкретного РСО або виду обліку. Номери документів кожного наступного року є продовженням номерів попередніх років.

          У журналах і картках обліку подають дані про обіг документів від часу їх одержання або підготовки до завершення виконання і підшивки до справи, відправлення адресатам, передання на архівне зберігання або знищення.

          Для забезпечення контролю, швидкого пошуку та виконання документів можна вести картки, в тому числі в автоматизованому режимі із застосуванням автоматизованої системи.

           У формах реєстрації (обліку) документів з грифом секретності заборонено робити підчищення та виправлення із застосуванням засобів типу коректуючої рідини. Кожне виправлення, внесене працівником режимно-секретного органа засвідчується його підписом із зазначенням дати та скріплюється печаткою режимно-секретного органу.

          Всі журнали та картотеки обліку документів і виробів беруть на облік за журналом обліку журналів, картотек і завершених справ ( показати журнал ). Журнали реєструють в момент їх заведення за окремими номерами.

          У журналах обліку документів з грифом секретності перед їх заведенням аркуші повинні бути пронумеровані, прошиті нитками та опечатані шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки режимно-секретного органу. Паперові наклейки повинні бути виготовлені із тонкого паперу, якій не розшаровується, розміром 3-4 міліметри більш ніж діаметр відбитку печатки. На поверхню наклейки накладається тонкий шар прозорого клею, який повинен виходити за її края. На зворотні останнього аркуша журналу робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, якій засвічується підписом начальника режимно-секретного органу або його заступника.

           Всі журнали обліку ведуться протягом календарного року. Після закінчення року в журналах роблять підсумкові записи про кількість взятих на облік секретних документів (пакетів) та використаних у журналі аркушів. Якщо у журналах реєструється незначна кількість (до 100 на рік ) секретних документів (пакетів із секретними документами), їх дозволяється вести кілька років. У такому разі облікова нумерація щорічно починається з першого номера.

          Для забезпечення контролю за виконанням секретних документів, проведення довідкової роботи може вестись контрольно-обліковий журнал.

          Журнал обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ включається до номенклатури справ.

 

 

 

 

Список літератури:

1. Головань С.М. Ведення документів, що містять інформацію з обмеженим  доступом: Навч.-метод. посібник. - К.: ІВЦ "Політехніка", 2001. - 88 с.