Содержание
Введение
В настоящее время среди разработчиков
базы данных (БД) большой популярностью
пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая
в состав пакета Microsoft Office 2007. Дружественный
интерфейс и простота настройки, эффективные
средства создания таблиц, форм, запросов,
интеграция с другими приложениями пакета,
средства организации работы с базами
данных и защита информации - вот далеко
не полный перечень достоинств этого приложения.
Основные функции СУБД – это
описание структуры базы данных, обработка
данных и управление данными.
База данных – это совокупность
сведений о реальных объектах, процессах,
событиях или явлениях, относящихся к
определённой теме или задаче, организованная
таким образом, чтобы обеспечить удобное
представление этой совокупности, как
в целом, так и любой её части. Реляционная
база данных представляет собой множество
взаимосвязанных таблиц, каждая из которых
содержит информацию об объектах определённого
типа. Каждая строка таблицы содержит
данные об одном объекте (например, клиенте,
автомобиле, документе), а столбцы таблицы
содержат различные характеристики этих
объектов – атрибуты (например, наименования
и адреса клиентов, марки и цены автомобилей).
Строки таблицы называются записями, все
записи имеют одинаковую структуру –
они состоят из полей, в которых хранятся
атрибуты объекта. Каждое поле в записи
содержит одну характеристику объекта
и имеет строго определённый тип данных
(например, текстовая строка, число, дата).
Все записи имеют одни и те же поля, только
в них содержатся разные значения атрибутов.
Любая СУБД позволяет выполнять
четыре простейшие операции с данными:
- добавить в таблицу
одну или несколько записей;
-удалить из таблицы одну или
несколько записей;
-обновить значения некоторых
полей в одной или нескольких записях;
-найти одну или несколько записей,
удовлетворяющих заданному условию.
Для выполнения этих операций
используется механизм запросов. Результатом
выполнения запросов является либо отобранное
по определённым критериям множество
записей, либо изменение в таблицах.
Краткое описание
базы данных.
В данной расчетно-графической
работе рассмотрены основные понятия
баз данных: структура простейшей базы
данных, компоненты базы данных Microsoft Access.
Представлен электронный вариант базы
данных «Туристическое агентство», в которой
хранятся данные о клиентах, сотрудниках
и курортах. Разработка проекта проводилась
в приложении Microsoft Access 2007, предназначенный
для управления, проектирования и разработки
баз данных.
Создание
таблиц
В таблицах данные распределяются по
столбцам (которые называют полями) и строкам
(которые называют записями). Все данные,
содержащиеся в поле таблицы, должны иметь
один и тот же тип. Каждое поле таблицы
характеризуется наименованием, типом
и шириной поля. При задании типа данных
поля можно также указать размер, формат
и другие параметры, влияющие на отображение
значения поля и точность числовых данных.
В БД входят следующие таблицы: сотрудники,
клиенты, товары, поставщики, заказы, поставка
которые создаем с помощью конструктора.
а)
б)
в)
г)
д)
Рис.1 Таблицы: а)заказы, б)клиенты,
в)сотрудники, г)экскурсии, д)туры
Связь
таблиц
В нашем случае, при создании
базы данных, подходит связь – один ко
к одному.
Переходим на закладку «Работа
с базами данных» и нажимаем на кнопку
«Схема данных».
В открывшемся окне последовательно
добавляем все пять таблиц.
Все связи в БД один ко многим.
Устанавливаем связи в нашей
БД как на рисунке 2.
Рис.2 Схема данных
Заполнение
таблиц данными
Переходим в режим таблицы и
заполняем их.
Рис.3 Таблица данных Заказы
Рис.4 Таблица данных Клиенты
Рис.5 Таблица данных Сотрудники
Рис.6 Таблица данных Туры
Рис.7 Таблица данных Экскурсии
Создание
запросов
Запросы являются инструментом
поиска и структурирования данных. Запрос,
адресованный одной или нескольким таблицам,
инициирует выборку определенной части
данных и их передачу в таблицу, формируемую
самим запросом. В результате можно получить
подмножество информационного множества
исходных таблиц, сформированное по определенному
закону. Если обрабатываемый объем информации
велик, выделение необходимых данных в
такое подмножество позволяет существенно
сократить время их обработки. В системах
типа клиент-сервер, где основные базы
данных хранятся на файловом сервере,
система запросов позволяет уменьшить
объем информации, передаваемой через
локальную сеть.
Запросы на обновление
Запрос "Питание" меняет тип питания на AL если
гостиница 5*.
Рис.8 Запрос "Питание"
в режиме конструктора
Рис.9 Таблица "Туры" до
выполнения запроса
Рис.10 Таблица "Туры" после
выполнения запроса
Запросы
на выборку
Запрос "Бронирование" выдать клиентов, которые забронировали
тур больше чем за 60 дней.
Рис.10 Таблица "Бронирование"
в режиме конструктора
Рис.11 Результат запроса "Бронирование"
Создание
SQL-запросов
SQL (Structured Query Language – структурированный
язык запросов) с 1986г. является стандартным
языком реляционных баз данных. В частности,
он используется в приложениях Access и Excel.
Запросы в MS Access сохраняются
и реализуются с помощью языка SQL. Хотя
большинство запросов можно создать графическими
средствами (запросы по образцу), однако
хранятся они в виде инструкций SQL. В ряде
случаев (например, в подчиненных запросах)
можно использовать только язык SQL.
Запрос на языке SQL состоит из
инструкций. Каждая инструкция может содержать
несколько предложений.
SQL-запрос
на выборку "Гостиницы"
PARAMETERS [Введите
кол-во звезд] Long;
SELECT туры.[Кол-во
звезд], туры.Гостиница, туры.Курорт
FROM туры
WHERE (((туры.[Кол-во
звезд])=[Введите кол-во звезд]));
Целью данного запроса является
выдать клиенты гостиницы с запрашиваемым
количеством звезд, которые он вводит
с клавиатуры.
Рис. 12 Запрос пользователя
ввести количество
Рис. 13 Вывод гостиниц с запрашиваемым
количеством звезд
SQL-запрос
создание таблицы "Зарплата"
SELECT сотрудники.ФИО,
сотрудники.[Оклад], Count(заказы.клиент)
AS [Кол-во клиентов], (Count(заказы.клиент)*0.05*сотрудники.[Оклад]+сотрудники.[Оклад])
AS Зарплата
FROM сотрудники LEFT JOIN заказы ON сотрудники.код=заказы.сотрудник
GROUP BY сотрудники.ФИО,
сотрудники.[Оклад];
Рис.14 Запрос "Зарплата"
в режиме таблицы
SQL-запрос
на добавления строчки в таблицу "Туры"
INSERT INTO туры ( Код,
Страна, Курорт, Гостиница, [Кол-во звезд],
Адрес, [Стоимость за сутки], Питание, [Кол-во
суток] )
VALUES ("16", "Аргентина",
"Буэно-Айрес", "Nogaro", "4",
"Av Pres. Julio A. Roca 562", "1600", "AL",
"7");
Рис.15 Таблица "Туры" до
выполнения запроса
Рис.16 Таблица "Туры" после
выполнения запроса
Создание
форм
Создадим форму "Заказы"
на основе созданных таблиц.
Рис.17 Форма "Заказы"
Данная форма была создана с
помощью "Конструктора форм". С помощью
него удобнее всего форматировать форму
так как нам удобно.
В форме мы проводим вычислительные
действия:
Поле " Стоимость
проезда" рассчитывает сумму проезда
за выбранное количество человек: =[Кол-во
человек]*[Проезд].
Поле "Стоимость
проживания" рассчитывает сумму проживания
за выбранное количество человек и суток:
=[Кол-во человек]*[Стоимость за сутки]*[Кол-во
суток].
Поле "Стоимость
экскурсии" рассчитывает стоимость экскурсии
за выбранное количество человек: =[Кол-во
человек]*[Цена].
Поле "Стоимость
курорта" рассчитывает стоимость курорта
без скидки: =[Поле29]+[Поле31]+[Поле33].
Поле "Общая
стоимость поездки" рассчитывает общую стоимость
расчета с учетом скидки: =IIf([Поле39]="5%";[Поле37]*0,95;[Поле37]).
Создание форм
Создадим отчет на основе запроса
"Зарплата" в Мастере отчетов.
Рис.19 Отчет
Данный отчет был создан на
основе запроса "Зарплата", с помощью
"Мастера отчетов". В данном отчете
никаких расчетов не производится.
Создание
и использование макросов
При работе с базой
данных часто приходится выполнять одни и те же задачи.
Чтобы не повторять одни
и те же действия, можно использовать макросы.
Макросом называют набор из одной или
более макрокоманд, выполняющих определенные
операции, такие, как открытие форм или
печать отчетов. Например, при нажатии
пользователем определенной кнопки можно
запустить макрос, который распечатает
отчет. Макрос может быть как собственно
макросом, состоящим из последовательности
макрокоманд, так и группой макросов. В
некоторых случаях для решения, должна
ли в запущенном макросе выполняться определенная
макрокоманда, может применяться условное
выражение.
Макрос является удобным средством
выполнения простых задач:
- открытие и закрытие форм;
- вывод на экран и скрытие панелей
инструментов или запуск отчетов;
- связывание различных объектов
базы данных;
- определение общих назначенных
клавиш;
- выполнение макрокоманды или
набора макрокоманд при открытии базы
данных.
Создание макроса
В данной БД присутствуют макросы,
которые выполняют определенную последовательности
команд, и макросы которые запускаются
либо сразу при открытии БД, либо при нажатии
клавиши на клавиатуре. Все макросы связаны
с кнопками на форме "Начальный экран".
С него и начинается вся работа БД. С нее
пользователь может открыть любую другую
форму либо таблицу. И так же обновить
данные в БД.
Чтобы сразу при открытии БД
открывалась форма "Начальный экран"
мы используем макрос который имеет название Макроc1.
Рис.19 Макрос Макрос1
Чтобы мгновенно по нажатию
клавиши на клавиатуре открывался отчет,
и вывод отчета на печать создаем список
макросов, которые имеют "Имя макроса".
Рис. 20. Макрос AutoKeys
Заключение
Разработанная в данной расчетно-графической
работе база данных для решения задач
документооборота в туричтическом агенстве,
позволяет автоматизировать весь документооборот,
что позволяет разгрузить отчетный документооборот,
и сократить ошибки в документации. При
появлении новых производственных задач
разработчик может в кратчайшие сроки
реализовать их в базе данных, путем добавления
строк, столбцов и целых таблиц.
В ходе проделанной работы,
нами были созданы:
5 запросов, из них 1 на выборку построенные в конструкторе, 3 SQL-запрос и 1 на обновление.
Microsoft Access, обладая всеми чертами
классической СУБД, предоставляет и дополнительные
возможности. Access - это не только мощная,
гибкая и простая в использовании СУБД,
но и система для разработки работающих
с базами данных приложений. С помощью
Access можно создать приложение, работающее
в среде Windows и полностью соответствующее
потребностям по управлению данными.
Используя запросы, есть возможность выбирать
и обрабатывать хранящуюся в таблицах
информацию. Можно создавать формы для
ввода, просмотра и обновления данных,
а также использовать Access для создания
как простых, так и сложных отчетов. Формы
и отчеты «наследуют» свойства базовой
таблицы или запроса, так что в большинстве
случаев необходимо указать форматы, условия
на значения и некоторые другие характеристики
данных только один раз. К числу
наиболее мощных средств Access
относятся средства разработки объектов
- Мастера, которые можно использовать
для создания таблиц, запросов различных
типов форм и отчетов, просто выбрав с
помощью мыши нужные опции.
С помощью Access также
легко импортировать данные из текстовых
файлов, документов текстовых процессоров
и электронных таблиц (и экспортировать
данные в них).
Microsoft Access имеет множество областей
применения: на малом предприятии; корпорации
и даже в сфере домашнего
применения.
Список литературы
- Управление данными: Методические
указания к лабораторным работам студентов II курса, обучающихся по направлению
подготовки бакалавров 230400–«Информационные системы
и технологии» / Брянск. гос. инж.-технол. акад. Сост. Е.В. Алексеева – Брянск: БГИТА, 2012, с. 43
Кошелев В.Е. Access 2007. –M.: OOO «Бином-Пресс»,2008.-592 с.: ил.
- Коптева Л.Г., Смирнов С.Н. Системы управления базами данных: классы, модели БД, проектирование, SQL, хранилища данных . – М.: РОАТ, 2009. – 91 с.