Создание базы данных в СУБД Microsoft Office Access 2003

(телефоны в таблице вымышленные)

27. Сохраните таблицу Справочник поставщиков и закройте одноименное окно.
28. Убедитесь, что в окне Товародвижение: база данных появилась новая таблица Справочник поставщиков.
29. Проверьте, выбран ли объект Таблицы, и выберите команду Создание таблицы в режиме Конструктора, щёлкнув 2ЛКМ по её названию.
30. В появившемся окне Таблица1: таблица в столбце Имя поля в первой пустой строке наберите название поля Код поставки и нажмите клавишу Enter.
31. Выберите тип поля Код поставки – счётчик, раскрыв список типов данных.
32. Выберите поле Код поставки в качестве ключевого поля, щёлкнув по кнопке на панели инструментов Конструктор таблиц.
33. Во второй строке введите имя поля Дата и выберите для него тип Дата/время.
34. В третьей строке введите имя поля Наименование товара и выберите для него текстовый тип.
35. Не переводя курсор со строки Наименование товара, перейдите на вкладку Подстановка в нижнем разделе окна. Укажите Тип элемента управления, щёлкнув по слову Поле в строке раскрывающегося списка, и выбрав из списка элемент Поле со списком. Под списком появится таблица, щёлкните по незаполненной ячейке в строке Источник строк, а затем раскройте список по кнопке со стрелкой и выберите строку с названием таблицы «Справочник товаров» для использования её в качестве источника данных.
36. В четвёртую строку таблицы с названиями полей добавьте поле Наименование поставщика и выберите для него текстовый тип.
37. Аналогично п.35 укажите в качестве источника данных для этого поля таблицу «Справочник поставщиков».
38. В пятую и шестую строку добавьте поля Количество и Цена и выберите для них числовой тип данных.
39. Сохраните таблицу под именем «Поставки».
40. Закройте окно Поставки: таблица и убедитесь в том, что таблица Поставки добавилась к списку таблиц базы данных, затем закройте окно и Microsoft Access.
41. Не удаляйте подпапку под именем вашей фамилии.
42. Запишите в тетрадь ответы на вопросы:

1. Как создать новую базу данных в СУБД Access?
2. Как открыть существующую базу данных в СУБД Access?
3. Перечислите основные составляющие базы данных в Access.
4. Как создать таблицу в режиме Таблица, с помощью Конструктора и Мастера?
5. Сколько символов может содержать имя поля?
6. Какие символы не могут быть в имени поля?
7. Какие объекты могут храниться в БД, если тип данных Поле объекта OLE?
8. Где при вводе данных появляются комментарии, описывающие поля?
9. Для чего предназначено ключевое поле БД?
10. Перечислите виды ключевых полей.
11. Как создать первичный ключ?

Практическая работа №2

Тема: «Установление связей между таблицами в СУБД Microsoft Office Access 2003»

Цель: научиться использовать средства СУБД Microsoft Access для создания связей между таблицами, входящими в БД.

 

Основные  теоретические сведения:

Установление связей между таблицами.

Сформировав таблицы и определив  ключевое поле для каждой таблицы, между  таблицами можно установить взаимосвязи, которые будут поддерживаться при создании форм, отчётов, запросов и задать условия целостности данных этих таблиц. Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

1. Связанное поле главной таблицы является ключевым полем.
2. Связанные поля имеют один тип данных.
3. Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.

Для установки целостности данных база данных, в которой находятся  таблицы, должна быть открыта. Для связанных  таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

Связи между таблицами позволяют  объединять сведения таблиц, например, в одну таблицу. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах.

При определении связи ключ в  одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Ключ, на который имеется ссылка в другой таблице, называют внешним ключом. Поле внешнего ключа определяет способ связывания таблиц. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Содержимое поля внешнего ключа (тип данных и размер) должно совпадать с содержимым ключевого поля. Эти поля также могут иметь одинаковые имена.

Для установления связей между таблицами:

1. Задайте команду Сервис – Схема данных.
2. В диалоговом окне Добавление таблицы выделите названия таблиц, которые должны быть связаны (названия каждой из таблиц со списками полей появятся в соответствующем окне). Щёлкните по кнопке Добавить, а затем – Закрыть.
3. Установите курсор в любую из таблиц на поле, по которому будет установлена связь, и с помощью мыши отбуксируйте это поле на связующее поле другой таблицы.
4. Активизируйте контрольную метку Обеспечение целостности данных. Данное действие позволит предотвратить случайное удаление или изменение связанных данных.

Если требуется установить более  чем одну связь, в диалоговом окне Связи необходимо определить связующие поля, щёлкнув в правой части клетки поля на стрелке, указывающей вниз, и выбрав нужное имя поля из открывшегося списка.

В случае, если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле, в  поле Тип отношения отображается текст: «Не определено». Для удаления связи в окне Схема данных выделите ненужную связь и нажмите клавишу Delete.

 

Указания к работе.

1. Прочитайте основные теоретические сведения.
2. Запустите Microsoft Access и откройте БД «Товародвижение» из созданной ранее подпапки с именем вашей фамилии в папке Мои документы.
3. Откройте окно Схема данных, задав команду Сервис – Схема данных или нажав на кнопку - Схема данных на панели инструментов База данных.
4. Внесите в схему данных три созданные таблицы для дальнейшего их связывания. Для этого:

1. В диалоговом окне Добавление таблицы выделите с помощью мыши названия трёх таблиц.
2. Щёлкните по кнопке Добавить, а затем – Закрыть.
3. В диалоговом окне Схема данных установите таблицы с помощью мыши так, чтобы таблица «Поставки» располагалась в верхней части посередине окна, а две другие таблицы – в нижней части по краям окна.
4. При необходимости расширьте размеры таблиц.

5. Создайте связь между таблицами «Справочник товаров» и «Поставки» по полю Наименование товара, установив указатель мыши в строку Наименование товара в таблице «Справочник товаров» и, нажав ЛКМ и не отпуская её, перетяните указатель на строку с таким же названием в таблице «Поставки». В появившемся диалоговом окне Изменение связей установите контрольную метку перед командой Обеспечение целостности данных, а затем щёлкните по кнопке Создать.

6. Аналогично создайте связь между таблицами «Справочник поставщиков» и «Поставки» по строке «Наименование поставщика».
7. Сохраните БД и закройте диалоговое окно Схема данных.
8. Введите исходные данные в таблицу «Поставки». Для этого:

1. Откройте таблицу, щёлкнув 2ЛКМ по её названию – Поставки.
2. В окне Поставки: таблица внесите исходные данные, начиная с поля Дата, так как поле Код поставки будет заполняться автоматически. При заполнении полей Наименование товара и Наименование поставщика ввод данных осуществляйте, выбирая значения из списка, нажимая на кнопку со стрелкой.

Код поставки	Дата	Наименование  товара	Наименование  поставщика	Количество	Цена
1	02.02.2003	Мука в/с	ООО "Симбирская мука"	5000	9
2	03.02.2003	Рис	ЗАО "Мир"	3000	10
3	03.02.2003	Сахар	Цильнинский сахарный завод	10000	15
4	15.02.2003	Рис	ЧП Каляндра В.А.	5000	12
5	15.02.2003	Майонез, 950 г	ЧП Каляндра В.А.	800	20
6	16.02.2003	Сахар	Цильнинский сахарный завод	5000	16

9. Сохраните таблицу, она будет использоваться в следующей практической работе, и закройте все окна.
10. Закройте Microsoft Access и запишите в тетрадь ответы на вопросы:

1. Каково назначение связей между таблицами?
2. Какой ключ называют внешним ключом?
3. Как установить связь между таблицами?
4. Для чего необходимо обеспечивать целостность данных?
5. Как удалить ненужную связь?

Практическая работа №3

Тема: «Редактирование и ведение базы данных в СУБД Microsoft Office Access 2003»

Цель: научиться изменять структуру базы данных, создавать формы просмотра данных, организовывать сортировку и поиск информации в БД с помощью фильтра.

 

Основные теоретические сведения:

Ввод данных в таблицу.

Ввод записей выполняется в  режиме работы с таблицами. Область  таблицы, расположенная слева от ячеек, называется областью выделения строки, а область над ячейками – областью выделения столбца.

 

 

 

 

 

 

В области выделения строки может находиться  один из символов, наглядно отображающих текущее состояние поля таблицы, на которой в данный момент находится курсор:

- изменяемая запись, ещё не сохранена;

- новая запись, в которую можно  вводить данные;

- текущая запись, уже сохранена.

После того, как в поле пустой записи введён первый символ, в  области выделения строки вместо изображения  появится изображение . При окончании ввода в последнее поле текущей записи выполняется автоматический переход к первому полю следующей записи.

Для экономии времени при  вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием (Ctrl + Х), копированием (Ctrl + С) и вставкой в буфер (Ctrl + V). 

Добавление и  удаление записей и полей.

В Microsoft Access таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных с изображением в области выделения строки. Для добавления данных в новую запись перейдите на её первое пустое поле (изображение сменится на ), введите значение и нажмите клавишу Tab для перехода к следующему полю.

Чтобы добавить в таблицу новый  столбец, необходимо сначала выделить тот столбец, перед которым необходимо осуществить вставку, затем задать команду Столбец из выдвижного меню Вставка (или в оперативном меню для данного столбца выбрать команду Добавить столбец).

Удалить выделенную запись можно с  помощью клавиши Delete или команды Удалить запись в оперативном меню области выделения строки. Для удаления подряд идущих записей:

1. Выделите записи для удаления, щёлкнув ЛКМ в область выделения строки слева от первой удаляемой записи и протянув выделение вдоль требуемых записей.
2. Нажмите клавишу Delete или выберите команду Правка – Удалить записи.
3. В появившемся диалоговом окне подтвердите изменения, нажав кнопку ОК.

Чтобы удалить столбец  следует его сначала выделить, затем в выдвижном меню Правка выбрать команду Удалить столбец и в появившемся диалоговом окне подтвердить изменения. Чтобы удалить подряд идущие столбцы таблицы, их надо выделить. Держа нажатой кнопку Shift, и нажимая клавиши перемещения курсора вправо или влево можно выделить рядом расположенные поля. Выделение снимается щелчком ЛКМ в области таблицы.

Просмотр данных в виде формы.

Форма предоставляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Просмотр БД в виде формы позволяет видеть записи в заготовленной форме (ленточная, в столбец и др.). Для автоматического создания простой формы:

1. Щёлкните по названию таблицы в основном окне базы данных.
2. Выберите в выдвижном меню Вставка команду Автоформа для создания формы, в которой значения записи располагаются в один столбец, или команду Форма для создания формы с другими расположениями полей.
3. Сохраните выбранную форму.