СЭД Directum

Ключевым элементом СЭД является наличие интеграционных возможностей: решения могут действовать «в связке» с различными программными приложениями и технологиями работы с документами. В процессе движения документов нет необходимости использовать непосредственно утилиты СЭД: необходимые  функции появляются в стандартных  приложениях. Кроме того, в некоторых СЭД предусмотрены возможности интеграции с наиболее распространенными ERP-системами (ERP Галактика, Oracle), что позволяет системам электронного документооборота выступать в качестве связующего звена между элементами информационной системы организации.

 

Основные особенности и проблемы

 

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, сталкивается со многими вопросами и проблемами. Первая заключается в том, что  выбрать.

При выборе СЭД необходимо обратить внимание на несколько важных моментов:

1. Надежность компании-поставщика  СЭД и предлагаемые ею условия  поставки, внедрения и сопровождения;

2. Опыт компании в разработке  и внедрении СЭД в аналогичных  организациях;

3. Возможность доработки СЭД  под специфику предприятия;

Следующий этап — внедрение системы  — также предполагает решение  некоторых проблем, от которых зависит  успех проекта. Все проблемы реализации проектов можно разделить на три  основных блока: организационные, экономические  и технические. Первые связаны с  человеческим фактором — недостаточной  мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем  их технических знаний, иногда ошибочным  или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы — это  в первую очередь необходимость  вложения значительных средств при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложность интеграции с уже действующими системами. Важно помнить, что СЭД — это не только и не столько техническое решение, сколько организационное. Поэтому при подготовке к внедрению электронного документооборота на первом месте находятся организационные вопросы. На этом этапе нужно выполнить по крайней мере три шага:

1. Анализ бизнес-процессов организации,  состояние используемого оборудования  и технологий;

2. Разработка информационно-функциональной  модели предприятия, реинжиниринг  бизнес-процессов;

3. Анализ возможных конфигураций  аппаратно-программных средств,  необходимых для внедрения СЭД.

 

Основные тенденции развития СЭД

 

Наиболее заметными изменениями  в тенденциях развития СЭД можно  назвать переход от чисто «канцелярских» или просто «архивных» СЭД к расширению функциональных возможностей и созданию комплексных систем автоматизации  документооборота, к интеграции с  другими корпоративными приложениями, в том числе с ERP-системами. В  составе корпоративных комплексов всё чаще появляются довольно хорошо развитые автоматизированные подсистемы, блоки, решающие задачи документооборота, имеющие функции электронного архива, обмена и представления информации самых разнообразных форматов и  структур, в том числе неструктурированных  форматов: аудио-, видео-, документального  и изобразительного ряда, интернет-форматов и пр. Эти подсистемы явно выходят за рамки компетенции традиционных ERP-систем, реализованы и работают на тех же платформах в единой информационной базе. Интеграция корпоративных систем — одна из важнейших проблем современных крупных организаций. Через некоторое время эта проблема придет в SMB. По мнению ЮС, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей корпоративной информацией. Таким образом, возможность интеграции СЭД с другими приложениями критически важна и ее важность только возрастет со временем.

Ключевые особенности систем электронного документооборота.

Не так давно, с появлением систем управления базами данных, предприятия  смогли значительно оптимизировать управление данными, представленными  в электронном виде. Такие компании существенно повысили свою эффективность. Существует огромное множество различных  приложений – бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов  и др.

Но у всех их присутствовал один существенный недостаток – работают подобные системы только с хорошо структурированной информацией. В  то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

Именно для организации и  систематизации работы с подобной неструктурированной  информацией, разработаны системы  электронного документооборота.

Рассмотрим системы электронного документооборота на примере СЭД  DIRECTUM.

Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием  DIRECTUM

 

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию  и контроль деловых процессов  на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных  задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

1. Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Visio, CorelDraw, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
2. Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
3. Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
4. Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
5. Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов.
6. Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

 

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM:

Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать  масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с  клиентами.

DIRECTUM – предметно-ориентированного  инструмента быстрой разработки  корпоративных информационных систем IS-Builder.

Территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и  разработчика обмен данными –  документами, задачами, заданиями, справочниками  – между подразделениями организации.

 

Взаимодействие  сотрудников через Интернет и  в Интранет реализовано в DIRECTUM по нескольким направлениям. Сервер веб-доступа обеспечивает работу пользователей с документами и задачами DIRECTUM через интерфейс браузера, а Расширения DIRECTUM для SharePoint предлагают специализированный интерфейс доступа к данным системы DIRECTUM через веб-интерфейс портала.

 

Обмен документами  возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют  передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в  электронном виде на основе отраслевого  формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами  между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа.

 

Инструменты администрирования DIRECTUM позволяют  управлять всеми задачами администрирования  – от регистрации пользователей  до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами.

 

Гибкие технические  требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют  эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

 

Преимущества системы DIRECTUM

1. повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом, а не только служб делопроизводства.
2. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
3. Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов.
4. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-процессы на основе расширяемого набора готовых блоков.
5. Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объема для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
6. Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами.
7. Расширенная реализация механизма электроной цифровой подписи (ЭЦП) для перехода на электронный документоборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты.
8. Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
9. Возможность организации территориально распределенной работы в режиме «off-line» с поддержкой иерархической структуры серверов.
10. Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиента (полноценный Windows-интерфейс) и через веб-клиента (с помощью веб-браузера).
11. Возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
12. Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.
13. Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
14. Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
15. невысокие цены при богатой функциональности и высоком качестве программных продуктов

 

Стоимость системы DIRECTUM

Стоимостные характеристики	Цена, руб.
Программное обеспечение
Сервер системы (включает серверную лицензию, один комплект документации, инсталляционный CD, лицензионное обслуживание на 1 год)	22 800
Клиентская лицензия пользователя (базовые модули 50 клиентских лицензий + модули «Канцелярия», «Управление договорами» а также средства администрирования)	107  600
Клиентская лицензия разработчика IS-Builder (предметно-ориентированный инструмент разработки для модификации и расширения системы)	27 600
Сервер репликации (для создания территориально-распределенных систем, приобретается на каждый вторичный сервер, включает серверную лицензию на вторичный сервер)	49 200
Стоимостные характеристики	Цена, руб. (для 100 пользователей)
Сервер веб-доступа (для обеспечения доступа к электронным документам с помощью Интернет-браузера)	28 500
Дополнительный комплект документации 1 комплект (включает документацию пользователя, администратора и разработчика)	700
Лицензионное обслуживание на 1 год (поставка новых версий и «горячая» линия)	28 920 (20 % от стоимости ПО)
Обучение
Использование базовых модулей  системы DIRECTUM (12 ч.) – 4 человека	1 296
Использование модуля Канцелярия системы DIRECTUM (8 ч.) – 4 человека	864
Администрирование и настройка  системы DIRECTUM (18 ч.) 2 человека	1 680
Модификация системы DIRECTUM с помощью IS-Builder (18 ч.) 2 человека	1 780
Организация распределенной работы системы  на базе IS-Builder (12 ч.) 2 человека	1 450
ИТОГО	272,390 руб.

 
 
Вывод

 

В данной работе мы ознакомились с понятием системы электронного документооборота, определили характерные  особенности хранения информации в  современных организациях и узнали о разделении информации на структурированную и неструктурированную.