Разработка информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

 Учет движения книжного  фонда проводит библиотекарь, он  является непосредственным исполнителем  ряда работ, в ходе которых  обязательно образуются самые разные документы (формуляр читателя, электронные книги, журналы и газеты, акт о списании книг и т. п.).  Качество управленческой документации отражает качество управленческого процесса. Грамотное управление рождает грамотные документы. Недаром внешние проверки управления библиотекой основываются на оценке управленческой документации - отчетов, ведомостей, справок и т. п.  И наоборот,  качество документов часто влияет на конкретные действия персонала: чем грамотнее документ оформлен, тем эффективнее деятельность персонала. Не менее важна четкая работа с документами в ходе исполнения конкретных действий. Правильное оформленное и сохраняемое требование на поставку необходимой литературы, грамотно составленный акт списания книжного фонда и т.д. [9]

Все это неотъемлемая часть, составляющей работы, за которую отвечает библиотекарь.

Библиотекарь при автоматизации должен вводить данные  по  книжному фонду из первичных документов: счет-фактура, формуляр читателя, акт о списании  книжного фонда в компьютеры и сформировать соответствующие отчеты.

Затем библиотекарь сдает главному бухгалтеру всю отчетность за отчетный период на проверку.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет в библиотеке в зависимости от объемов учетной работы может вестись самостоятельным структурным подразделением, централизованной бухгалтерией или непосредственно главным бухгалтером (бухгалтером) при отсутствии соответствующего структурного подразделения. В данном случае учет движения книжного фонда возложен на библиотекаря.

Теперь, рассмотрев процесс движения документооборота в библиотеке, мы можем сформулировать требования к создаваемому программному продукту.

Требуется создать автоматизированную систему учета для библиотеки РГГУ, которая позволит выдавать книги читателям, отслеживать задолженности читателя и формировать отчеты по совершенным операциям за заданный период.

В программе должны фиксироваться следующие события:

• Выдача книг читателю из библиотеки на определенный срок.
• Продление книги.
• Возврат книги читателем в библиотеку.
• Потеря книги читателем.

Для каждого события в конфигурации необходимо предусмотреть соответствующий документ.

Правила работы библиотеки следующие:

• Читатель может взять в библиотеке только определенное количество книг (задается директором библиотеки).
• Читатель берет книги обычно на месяц, но может сразу взять книгу на больший срок, если явно скажет об этом.
• Читатель может продлевать книгу, т.е. сообщать о том, что он вернет ее позже указанного ранее срока.
• При просрочке возврата книги, читатель получает предупреждение.
• Когда предупреждений у читателя накапливается больше определенного предела, он лишается правом пользования библиотекой на 1 месяц.
• При потере книги читатель лишается правом пользования библиотекой на 1 месяц, независимо от количества предупреждений.

В программе реализовать возможность формирования библиотечной выписки, которая показывает все совершенные операции за заданный период. Необходимо предусмотреть возможность выбора операции только по указанному читателю и/или по указанной книге.

В программе предусмотреть вывод информации по задолженностям каждого читателя на данный момент, т.е. какие книги у него сейчас на руках и когда он должен их вернуть.

В конфигурации разработать возможность поиска нужной книги по следующим критериям:

• Названию.
• Автору.
• Жанру.

Каждому читателю и каждой книге должен быть присвоен уникальный код. В экранных формах выбор читателя должен производится путем введения кода, программа должна найти читателя или книгу в справочнике по коду.

 

 

Денежные расчеты.

Каждая книга имеет определенную цену.  При потере книги читатель должен заплатить штраф и стоимость утерянной книги. Предусмотреть реализацию этой функции.

Отмена документов.

При отмене проведения документов все изменения, которые, он сделал в системе, должны быть также отменены. Для сохранения непротиворечивости  базы данных, отмена  документов  должна  проводиться в обратном порядке для каждого читателя и книги.

Для решения задачи «Автоматизация учета книжного фонда в библиотеке» используются следующие формы первичных документов:

• Счет-фактура.
• Акт о списании книжного фонда.
• Формуляр читателя.

На основании этих документов составляются входные файлы:

• «Поступление» - содержит информацию о поступлении книг.
• «Списание» - содержит информацию о списанной литературе.

• «Выдача читателям»- содержит информацию о книгах, выданных читателям на руки.

На основании имеющейся информации сформировать отчеты:

• Библиотечная выписка.
• Перечень книжных изданий.
• Читатели.
• Долги читателя.
• Список задолжников.
• Отчет о работе библиотеки РГГУ.
• Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам.

При работе с данными использовать следующие расчетные формулы:

• сумма по приходу  книг = стоимость за единицу * количество;
• сумма по списанию книг = стоимость за единицу * количество;
• сумма по остатку книг = остаток книг * стоимость за единицу;

Источником входной информации является библиотекарь.

Получателем результатной информации является библиотекарь и бухгалтерия.

Для установки данной автоматизированной системы и ее нормального функционирования необходимы следующие минимальные требования к системе:

• процессор Pentium III и выше;
• ОЗУ 256 Мбайт и выше;
• VGA монитор;
• объем жесткого диска 2 Гб и выше;
• операционная система Windows 98/2000/Me/XP;
• принтер;
• 1С:Предприятие 7.7.

Потребителями результатной информации являются библиотекарь и бухгалтерия.

 

2.2.  Обзор и анализ существующего программного обеспечения для решения задач

Система автоматизации библиотек АИБС "МАRC"

Автоматизированная информационно-библиотечная система "МАRC" (АИБС "МАRC") предназначена для автоматизации наиболее трудоемких библиотечных процессов, связанных с комплектованием, обработкой первоисточников, печатью стандартных выходных форм от оформления предварительного заказа до списания, регистрацией читателей и их обслуживанием.

 Система позволяет  заменить привычный карточный  каталог литературы так называемым электронным каталогом, с помощью которого можно высокоэффективно организовать следующие процессы:  

• Текущее комплектование
• Комплектование периодических изданий
• Прием, учет и обработка поступающих изданий (книг, журналов)

• Ведение, редактирование и использование любых каталогов и                                                                                                                                                   картотек
• Создание, ведение и использование справочно-библиографического аппарата

• Справочно-библиографическое обслуживание

• Информационно- библиографическое обслуживание
• Рекомендательная библиография
• Библиотечное обслуживание читателей
• Организация библиотечных фондов
• Анализ работы библиотеки
• Администрирование автоматизированных библиотечных процессов.

Использование АИБС "МАRC" совместно с Генератором выходных форм позволяет самим библиотекарям спроектировать и распечатать практически любые выходные формы (документы), своевременно и без дополнительных затрат реагируя на любые изменения стандартов, а также внутренних нормативных актов по ведению библиотечной документации.

 АИБС "МАRC" позволяет  библиотечным работникам практически  полностью избавиться от ручного  ввода в ЭВМ литературы путем  получения от автоматизированных  библиотек региона, из централизованных  источников, а также из-за рубежа, уже имеющихся на дискетах (магнитных лентах и т.д.) описаний первоисточников. [4]

Одной из новых разработок является автоматизированная информационно- библиотечная система "MARC - Web". Используя это программное средство, можно производить поиск информации в базах данных других библиотек через Internet. Удаленный пользователь, обратившись на Web- страницу библиотеки может произвести санкционированный поиск информации и получить результаты поиска. При наличии дополнительных прав доступа пользователь сможет переписать себе необходимую информацию из базы данных в различных видах (например, в MARC - формате). Такой принцип позволяет осуществлять межбиблиотечный обмен данными на качественно новом уровне. Таким образом, с помощью "MAРК - Web" библиотека становится получателем информации из Internet и других сетей, и передатчиком собственной накопленной информации другим пользователям, т.е. становится полноценным участником мирового рынка информации.

Многие наработки, сделанные при создании и эксплуатации АИБС "MARC - Web", легли в основу другой автоматизированной системы - "MARC - SQL". Автоматизированная информационно- библиотечная система АИБС "MARC-SQL" представляет собой информационную систему для автоматизации библиотечных процессов и предназначена для использования в библиотеках различного уровня и принадлежности.

 АИБС "MARC-SQL" (Internet) относится  к системе третьего поколения  и обеспечивает комплексную автоматизацию  всех библиотечных процессов: комплектование  литературы, ведение электронных  каталогов, систематизацию, обработку поступающих изданий, учет библиотечных фондов, справочно-информационное обслуживание читателей, межбиблиотечный абонемент. АИБС "MARC-SQL" (Internet) позволяет предоставить доступ к вашему Электронному Каталогу через Internet для поиска и просмотра документов. Обеспечена полная преемственность базы данных для пользователей, которые создавали базы данных с помощью однопользовательского или сетевого варианта.

 АИБС "MARC-SQL" позволяет  осуществлять автоматизацию библиотечных  процессов на базе новейших  информационных технологий. Создание электронного каталога, доступ к каталогу через Internet, формирование и печать выходных форм, обслуживание читателей, ведение статистической и управленческой отчетности, заказ через Internet. Эта система предназначена для работы, как на отдельных компьютерах, так и в сети. Система может работать с операционными средами Windows 95/ NT, UNIX. По набору библиотечных функций новая система соответствует однопользовательскому варианту АИБС "МАRC", но выполняет эти функции на качественно высоком уровне, используя все свои преимущества, которые предоставляет Windows. В зависимости от типа и конфигурации используемой базы данных система может работать как в локальном, так и в сетевом режиме. При этом "MAРК - SQL"может работать практически со всеми типами SQL- серверов, в операционных средах Windows 95/ NT, UNIX. АИБС "MARC - SQL" имеет модульную структуру.

АИБС "MARC-SQL" базируется на архитектуре "клиент - сервер" и функционирует под WINDOWS 95/98/2000. Основные функции АИБС "MARC-SQL" реализованы в виде модульной структуры, реализован дружественный графический интерфейс, осуществляется поддержка диалогового режима работы. АИБС "MARC-SQL" состоит из пяти модулей: Администратор, Комплектование, Каталогизация, Абонемент, Поиск.

АИБС "MARC-SQL" обладает мощными поисковыми возможностями. В системе реализованы различные виды поиска: простой, расширенный, фиксированный, по словарям, по фильтрам, которые рассчитаны как на неподготовленного, так и на опытного пользователя. Поиск информации может осуществляться по любым элементам библиографического описания и их сочетания.[15]