Разработка информационного обеспечения системы управления «поддержки деятельности Ж/Д касс вокзала»

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать  структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться  следующими основными принципами:

• Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной  таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также  исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться  адреса и телефоны учеников.

 

 

 

 

• Каждая  таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Сведения  на каждую тему обрабатываются намного  легче, если содержаться они в  независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы учеников хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о ученике осталась в базе данных.

3. Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица  содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными  о преподавателях могут содержаться  поля с названием специальность, факультет, курс, номер группы. При  разработке полей для каждой таблицы  необходимо помнить:

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
• В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
• Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

4. Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте  и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые определяют уникальность каждой записи в таблице. Такое поле или  набор полей называют первичным  ключом.

5. Определение связей между таблицами

После распределения  данных по таблицам и определения  ключевых полей необходимо выбрать  схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Желательно  изучить связи между таблицами  в уже существующей базе данных.

6. Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру  базы данных и выявить возможные  недочеты. Желательно это сделать  на данном этапе, пока таблицы не заполнены  данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и  ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать  черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

7. Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры  таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем  можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8. Использование средств анализа в Microsoft Access

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа  таблиц исследует таблицу, в случае

 

необходимости предлагает новую ее структуру и  связи, а также переделывает ее.

Анализатор  быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

 

 

 

                         

                      5.5 Разработка и создание форм

 

Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления.

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощи авто-формы на основе таблицы  или запроса. С помощью авто-форм можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

При помощи мастера на основе одной  или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

Вручную в  режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

Создание форм в  режиме Мастера форм.

• В окне базы данных выберите Формы в списке Объекты.
• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
• В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.
• Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма. Примечание. Если в списке выбран "Мастер форм" или "Сводная таблица", то этот шаг не обязателен— источник записей для формы можно указать позднее.
• Нажмите кнопку OK.
• Следуйте инструкциям мастера.

Созданную форму  можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы или сводной  диаграммы.

 

4.1 Конструктор форм « Преподаватели » и « Группы »

 

 

 

4.2 Объединённая форма(состоит из главной формы « Преподаватели » и второстепенной « Группы »)  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

                 5.6 Организация запросов

 

Запрос –  это средство отбора данных из одной  или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Его удобно использовать и в качестве «буфера» между таблицами и формой. В запросе можно сортировать и отбирать данные. При этом информация в исходных таблицах остается неизменной.

Запросы в Microsoft Access можно создать либо автоматически, с помощью мастеров, либо самостоятельно, в окне конструктора запросов. Доработать и оптимизировать инструкцию запроса  можно в режиме SQL.

Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов  пользователя на поставленные вопросы. Мастер простого запроса на выборку  используется для создания запросов для получения данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера  можно также вычислять суммы, число записей и средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей, возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

• В окне базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
• В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Простой запрос и нажмите кнопку OK.
• Следуйте инструкциям в диалоговых окнах мастера. Последнее диалоговое окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.
• Если получился не тот запрос, который был нужен, можно снова создать запрос с помощью мастера или изменить этот запрос в режиме конструктора.

Работа с  запросами в режиме конструктора.

• В окне базы данных в списке Объекты выберите Запросы и на панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать.
• В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите кнопку OK.
• В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе.
• Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите кнопку Закрыть.
• Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса и, если необходимо, укажите условия и порядок сортировки.
• Для просмотра результатов запроса на панели инструментов нажмите кнопку Вид.

Запросы могут нам в основном понадобиться для создания отчетов. Или для распечатки выборочных данных. Для этой базы данных в запросах есть необходимость. Создадим запрос по дате.

 

 

2. Схема запроса на  выборку

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          

          

           

                      5.7 Разработка и создание отчетов

 

Отчет является эффективным средством представления  данных в печатном формате. Имея возможность  управлять размером и внешним  видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Отчеты во многом схожи с формами. При проектировании отчетов используются многие технологии, применяемые для форм.

Большинство отчетов являются присоединенными  к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Присоединенный  отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные такие  как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

Связь между  отчетом и его источником данных создается при помощи графических  объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена  и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие  данные и улучшающие внешний вид  отчета.

Мастера помогают быстро создать  отчеты различных типов. Мастер наклеек  используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать  диаграмму, а мастер отчетов создавать  стандартные отчеты. Мастер выводит  на экран вопросы и создает  отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет  возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Можно настроить  отчет следующими способами.

Источник  записей. Измените таблицу или запрос, на котором основан отчет.

Сортировка  и группировка данных. Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете.

Окно отчета. Можно добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, изменить текст заголовка и другие элементы окна отчета.

Разделы. Можно добавить, удалить, скрыть или изменить размер подписи, примечания и области данных отчета. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид отчета на экране и при печати.

Элементы  управления. Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В отчет можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.

 

 

 

 

 

                                          5.8 Создание макросов и модулей БД

 

Макросы в приложении Access можно рассматривать как упрощенный язык программирования, который позволяет добавлять  функциональные возможности в БД. Например, кнопке команды в форме  можно назначить макрос, который будет запускаться при нажатии этой кнопки Макрос содержит последовательность действий  для выполнения определенной задачи, например для открытия отчета, выполнения запроса или закрытия БД. Большинство операций с базой данных, выполняемых вручную, можно автоматизировать с помощью макросов, которые позволяют существенно экономить время.

 

1. Итак, для создания макроса  открываем нашу БД и переключимся

 на вкладку   «  макрос»               

 

            

 

2. Чтобы создать новый  макрос, надо щелкнуть на кнопке  создать, откроется окно

     конструктора  макроса.

 

 

3. В этом окне надо  выбрать  макрокоманду из выпадающего  списка, щелкнув на кнопке открытия  списка макрокоманд. 

В списке насчитывается около 50 различных макрокоманд  для  выполнения действий.

 

 

 

 

4. Выберем макрокоманду из выпадающего  списка, например макрокоманду 

«ОткрытьЗапрос», которая открывает  какой либо запрос, а затем выберем  имя запроса из всех существующих запросов    нашей БД. Далее  необходимо сохранить созданный  макрос.

  

 

.

 

         

6. Запустим макрос, и он  выполнит все действия которые  в нем записаны.т.е. откроет  запрос на выборку.

 

 

 

        Макрос можно изменить, например, выполнить в одном макросе несколько действий. Для этого надо открыть макрос в режиме конструктора и добавить требуемые действия.