Применение приложения excel как базы данных

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в  том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид  и легко читаются. Подробный отчет  включает всю информацию из таблицы  или запроса, но содержит заголовки  и разбит на страницы с указанием  верхних и нижних колонтитулов.

В курсовой работе был создан отчет, который отображает данные из таблицы «Автовокзал» с одноуровневой группировкой по типу автобуса.

Отчет называется «Отчет по типам автобусов». В Верхнем колонтитуле указаны заголовки столбцов. В области данных выводятся данные взятые и таблицы «Автовокзал». В нижнем колонтитуле высчитывается текущая дата и номер текущей страницы из общего числа страниц. Отчет можно увидеть на рисунке 4.

Рисунок 16- Отчёт

Формы

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой  целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Вычисляемое поле вычисляется  по значениям других полей, значения которых подставляются из таблицы.

В курсовой работе было создано 1 форма: «Форма-Автовокзал» для для просмотра записей из таблицы «Автовокзал».

 «Форма-Автовокзал» создавалась с помощью мастера форм, были выбраны все поля, которые есть в таблице «Автовокзал».  Тип формы «в один столбец». Далее в режиме конструктора было добавлено вычисляемое поле «общая стоимость». В формуле для вычисления общей стоимости было указано «=[Количество мест]*[Цена билета]». Внешний вид формы можно посмотреть на рисунке 5.

Рисунок 17- Форма

Для большего удобства  я  использовал систему макросов для открытия таблиц, отчётов, запросов и форм. Всего 5 макросов ( открытие таблицы, формы, запросов и отчетов).

Рисунок 18 – Макросы.

Заключение

В настоящее время производство компьютеров значительно возросло. Причины их роста в том, что  они выгодны и удобны в применении. Их мощность постоянно увеличивается, а область применения расширяется.

Excel предназначен для использования в финансовой сфере, в научных расчетах, инженерно-конструкторской деятельности и т.д. Благодаря сводной таблице могут легко организовать свою работу бухгалтера, экономисты, финансисты, так как эти таблицы очень удобны в применении.

Microsoft Access – хорошее решение для предприятий, стремящихся совершенствовать управление бизнесом в условиях постоянно изменяющегося рынка, стремящихся в максимально короткие сроки получить правильное решение. В основном это относится к предприятиям малого и среднего бизнеса, которые составляют большинство среди компаний разных отраслей. Разработкой этого продукта Microsoft занималась более 7 лет, более 2,5 миллионов специалистов мира в области проектирования и разработки приложений используют Microsoft Access в своих решениях.

Список литературы

1.  Бекаревич, Ю., Пушкина, Н., - Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. – 480 стр.
2. Вейскас, Д., - Эффективная работа с Microsoft Access 2. С.- Петербург: «Питер Пресс», 1996. - 856 стр.
3. Додж, M., Кината, К., Стинсон К., - "Эффективная работа Microsoft Excel 97", издательство "Питер"; Санкт-Петербург, 1998г.
4. Материалы сайта  http://www.citforum.ru
5. Материалы сайта  http://www.microsoft.ru