Комп'ютерні системи керування документообігом у сфері охорони здоров'я (на прикладі відділу охорони здоров'я м. Краматорська)

 

1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО

Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.

Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.

«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.

• позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства
• позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов
• предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов
• масштабируемо – система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством
• поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства
• поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

 

1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот

Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:

• повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;
• создание единого информационного пространства предприятия;
• обеспечение надежности учета и хранения документации;
• организация эффективной защиты информации.

http://www.evfrat.ru/about/ – 2ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:

1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;
2. организовывать контроль исполнения поручений;
3. формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП1 при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

 

1.1.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow

Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Использование системы в практической деятельности организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:

• Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.
• Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.
• Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.
• Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.
• Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.
• Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.
• Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.
• Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.

 

1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs

Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
• корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
• система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;
• система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.

Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.

 

1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт – это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:

• Повысить скорость принятия решений и их качество
• Усилить контроль исполнительской дисциплины
• Повысить управляемость организации
• Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:

• Крупные коммерческие предприятия и холдинги
• государственные органы власти
• Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
• Территориально распределённые предприятия
• Компании со сложной организационной структурой
• Компании с большим объёмом документооборота
• Небольшие, стремительно растущие компании.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:

• Работа с внутренними документами организации
• Обработка входящих и исходящих документов
• Управление внешними контактами
• Работа с договорами организации
• Организация новостных каналов и конференций
• Ведение справочника организации в электронном виде
• Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
• Организация и планирование мероприятий.

 

1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM

DIRECTUM – корпоративная система  электронного документооборота  и управления взаимодействием, нацеленная  на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:

Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:

Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.

 

1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc – качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:

• система является лидером среди систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом «Компьютерра» в октябре 2005 года);
• низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии со справочником «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения»);
• простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
• гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
• веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
• кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;
• возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
• возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.