Электронный документооборот Globus Professional

 

Содержание

 

 

Введение

 

Индустрия ПО начала зарождаться в середине 50-х годов XIX в., однако почти до конца 60-х ей не уделялось серьезного внимания, поскольку ее доля в компьютерном бизнесе была слишком мала. Серьезный рост начался в 70-х годах XX в., начиная с принятого фирмой IBM в 1969 г. решения о развязывании цен (раздельном назначении цен на аппаратуру, ПО и услуги), и продолжился до конца декады и появления персонального компьютера. Производство ПО сегодня — крупнейшая отрасль мировой экономики, в которой занято около трех миллионов специалистов, называющих себя программистами, разработчиками ПО и т.п. Еще несколько миллионов человек занимают рабочие места, напрямую зависящие от благополучия корпоративных информационных подразделений либо от производителей ПО, таких, как корпорации Microsoft или IBM.

Чтобы понять принципиальные отличия сложного ПО от обычной программы, рассмотрим рис. 1.

В левом верхнем  углу рисунка находится программа. Она является завершенным продуктом, пригодным для запуска только своим автором и только в той системе, где она была разработана.

При перемещении вниз через горизонтальную границу программа превращается в программный продукт. Это программа, которую любой человек может использовать и, возможно, при наличии программистской квалификации, сопровождать, т.е. вносить в нее различные изменения. Она может использоваться в различных операционных системах и с различными данными.

Рис. 1 Отличие комплексного программного продукта от программы

 

Такую программу  нужно тщательно протестировать, чтобы быть уверенным в ее надежности. Для этого нужно подготовить достаточное количество контрольных примеров для проверки диапазона допустимых значений входных данных, обработать эти примеры и зафиксировать результаты. Наконец, развитие программы в программный Продукт требует создания подробной документации, с помощью которой каждый мог бы использовать ее.

При пересечении  вертикальной границы программа  становится компонентом программного комплекса. Он представляет собой набор взаимодействующих программ, согласованных по функциям и форматам данных, предназначенный для решения крупномасштабных задач. Чтобы стать частью программного комплекса, входные и выходные данные и сообщения программы должны удовлетворять точно определенным интерфейсам. Программа должна быть спроектирована таким образом, чтобы использовать точно определенные ресурсы - объем памяти, внешние устройства, процессорное время. Наконец, программу нужно протестировать вместе с прочими системными компонентами во всех сочетаниях, которые могут встретиться.

В правом нижнем углу находится комплексный программный продукт. От обычной программы он отличается во всех перечисленных выше отношениях и стоит соответственно, как минимум, в девять раз дороже. Именно такой продукт представляет собой сложную систему ПО, которая является целью большинства программных проектов.[1 c.15]

Сегодня деятельность разработчиков  СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и  реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие  нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

 

 

 

1 Электронный документооборот Globus Professional

"Globus Professional" - это  система комплексной автоматизации  со встроенными блоками электронного  документооборота и управления  бизнес-процессами.  
Встроенная платформа-конструктор позволяет быстро и без программирования настраивать систему с помощью комплекса средств автоматизации под специфику каждой компании и предоставляет возможности по неограниченному развитию.  
Услуги по комплексной автоматизации позволяют не только провести внедрение ERP системы, а комплексно решить поставленную бизнес-задачу даже в том случае, если она требует применения программных продуктов различных классов и функционала. 
Globus Professional содержит в своем составе комплекс средств автоматизации: полностью готовую систему электронного документооборота, целый ряд дополнительных функциональных блоков, возможность внедрения ERP-компонентов и системы управления бизнес-процессами(BPM\BPMN), которая основана на концепции универсальных бизнес-объектов. Такой подход, равно как и входящие в комплект средства визуального конфигурирования позволяют гибко настроить и быстро внедрить систему в точности отвечающую требованиям бизнеса:

1. Это адаптивная система-конструктор 

Изменения под специфику «Вашего» бизнеса в других системах либо невозможно, либо связано с затратами времени и денег на перепрограммирование. Система Globus Professional, с некоторыми ограничениями, требует меньших трудозатрат благодаря пошаговому мастеру и графическому дизайнеру моделей бизнес-процессов, что делает настройку системы более гибкой, и в большинстве случаев не требует программирования. Эта работа выполняется специалистами – настройщиками непосредственно при внедрении системы, что существенно быстрее и дешевле по сравнению с доработкой в компании разработчике.

2. Это СЭД с дополнительными модулями ERP.

Globus Professional имеет все  классические функции систем  электронного документооборота, в дополнение к которым содержит целый ряд дополнительных компонентов ERP систем.

Этот продукт нацелен  на рыночную нишу между традиционными  системами документооборота и ERP системами, и его нельзя напрямую отнести ни к СЭД, ни к ERP. Самым логичным выводом в данной ситуации видится необходимость соотнесения выгоды от дополнительных модулей и уплачиваемой цены за них. 

 

1.1 Решаемые задачи

 

 

- Переход на электронный оборот документов

- Мотивация и контроль деятельности персонала

- Управление проектами

- Управление денежными ресурсами

- Бюджетирование

- Управление материальными ресурсами

- Управление загрузкой оборудования

- Управление рисками

- Защита от "инсайдеров"

- Оперативная аналитика и отчёты. 

Корпоративная система Globus Professional v2.5 позволяет полностью автоматизировать деятельность компании. Автоматизация  управления бизнесом охватывает как  документооборот, так и все ключевые направления, которые влияют на эффективность бизнес-процессов в организации:  
- управление проектами (PMI)  
- сквозное управление рисками  
- управление документами и формами  
- управление заданиями персонала  
- управление договорной работой  
- управление отношениями с клиентами и партнерами  
- комплексная поддержка СМК ИСО 9001:2008  
- канцелярия  
- работа с нормативно-справочной информацией  
- планирование и учёт финансовых потоков  
- управление бизнес-процессами  
- управление затратами  
- многомерное бюджетирование  
- управленческая аналитика (BI)  
- ведение архивов.

 

1.2 Отличительные особенности

 

"Коробочное" решение.  Может быть установлено и задействовано  незамедлительно. 

Гибкость и адаптивность. Дополнительные функции настраиваются  без программирования. Система не устаревает и меняется сообразно развитию Вашей компании.

Основной инструмент для всех сотрудников. Охватывает все  подразделения, интегрируется с  учетными системами и специальными ПО.

Удобство. Привычный внешний  вид, оперативное обновление информации на экранах, немедленное уведомление об изменениях.

Безопасность. Централизованное хранение всей информации на защищенном сервере.

Всё включено. Нет скрытых  расходов по приобретению необходимого дополнительного программного обеспечения  западных производителей: баз данных, веб-серверов, порталов, офисных программ.

 

2 Система Е1  Евфрат

 

Система Е1 Евфрат — мощный инструмент автоматизации  бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как  в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом Е1 Евфрат полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS, BPM и EMC систем.

Внедрив систему  Е1 Евфрат, можно в полной мере воспользоваться всеми преимуществами данного решения:

• Комплексная автоматизация всего цикла документооборота и бизнес-процессов
• Интуитивно понятный и удобный интерфейс
• Работа с различными СУБД (MS SQL, Oracle; скоро — MySQL)
• Простота внедрения и модификации без программирования
• Удобный графический редактор маршрутов движения документов
• Создание форм документов любой сложности в графическом редакторе без программирования
• Управление правами доступа на уровне документов и их разделов

2.1 Возможности системы

 

 

Система Е1 Евфрат обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

А) Ввод и регистрация документов

Бумажные и  электронные документы могут  быть автоматически импортированы  в систему. Механизм «понимания»  документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

 

Б) Работа с электронными документами

Система обеспечивает хранение документов всех типов в  единой базе и предоставляет такие  возможности как пакетный ввод бумажных документов; автоимпорт и поддержка  версионности документов, полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

 

 

В) Контроль исполнения

Взаимодействие  сотрудников в ходе бизнес-процессов  поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

 

 

Г) Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования  концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе  можно создавать жёсткие и  гибкие маршруты любой сложности, где  блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

 

 

Д) Рассылка документов

Автоматическая  рассылка документов на адреса электронной  почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить  уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

 

 

Е) Хранение документов

Система позволяет  создать единый электронный архив  документов практически неограниченного  объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

 

 

Ж) Внутренняя почта

Система позволяет  осуществлять внутреннюю переписку  между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями  стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

 

 

2.2 Архитектура системы E1

 

 

Система построена  на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря использованию данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.