Экономическая информация в автоматизированных информационных системах

 

 

 

6.4. Создание схемы данных и  корректировка БД 

 

Схема данных является удобным и наглядным средством отображения логических связей таблиц БД. Связи используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных запросов, форм и отчетов. Если создается  связь с поддержкой целостности данных, то можно предусмотреть  в БД следующие каскадные операции (операции по корректировке БД):

• каскадное обновление связанных полей – изменение значений ключа в записи главной таблицы влечет автоматическое изменение значений вторичного ключа в подчиненных записях;
• каскадное удаление связанных записей  - удаление записи из главной таблицы  приводит к автоматическому удалению всех подчиненных записей.

Для создания схемы данных вводится команда Сервис / Схема данных. Затем необходимо:

• в окне Добавление таблицы на вкладке Таблицы поочередно выделять значки связываемых таблиц и нажимать  [Добавить], после чего нажать  [Закрыть];
• в окне Схема данных разместить списки полей таблиц, представленные в отдельных окнах,  согласно логической структуре БД и приступить к связыванию таблиц. Для установки связи между двумя таблицами следует перетащить первичный ключ на вторичный;
• в окне Изменение связей задать целостность данных, после чего – каскадные операции. При необходимости изменить способ объединения записей, заданный по умолчанию, воспользовавшись кнопкой «Объединение». После нажатия [Создать]  произойдет возврат к окну Схема данных. В этом окне  между таблицами установится связь, обозначенная на схеме, например, как 1:1, 1:

При создании схемы данных возможны неточные действия пользователя:

• добавление таблицы лишний раз. Тогда для исключения лишнего списка полей из окна Схема данных он выделяется и нажимается клавиша Delete;
• перетаскивание первичного ключа не на вторичный ключ. Для удаления образовавшейся в этом случае линии связи она выделяется и нажимается клавиша Delete.

Для печати схемы данных используется команда

Файл / Печать схемы данных 

Для изменения параметров существующей связи  выполняется:

• открытие окна Схема данных;
• двойной щелчок по линии связи, подлежащей изменению;
• изменение параметров связи в появившемся окне Изменение связей.

 

 

 

6.5. Работа с  таблицей 

 

Работа с таблицей осуществляется в режиме таблицы. В этом режиме возможны операции, описанные в нижеследующих таблицах.  

 

Таблица 3

Операции со значениями полей  и их выполнение 

 

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Редактирование значения поля	щелчок на значении поля;
Поиск значения в поле	выделение поля; ввод команды Правка  / Найти
Замена значения в поле	выделение поля; ввод команды Правка  / Заменить

 

 

Таблица 4

Операции с записями и их выполнение  

 

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Добавление записи	ввод команды Вставка / Новая запись
Удаление записи	выделение записи; ввод команды Правка  / Удалить
Сортировка записей	выделение поля, по которому будут сортироваться записи; ввод команды Записи / Сортировка
Фильтр по выделенному	выделение значения поля; ввод команды Записи / Фильтр / Фильтр по выделенному
Обычный фильтр	ввод команды Записи / Фильтр / Изменить  фильтр; выбор значений, по которым будет осуществляться отбор записей; ввод команды Фильтр / Применить фильтр
Расширенный фильтр	ввод команды Записи / Фильтр / Расширенный фильтр; очистка бланка фильтра и формирование условия отбора записей; ввод команды Фильтр / Применить фильтр
Отображение подчиненных записей для записи главной таблицы	выбор подчиненной таблицы по команде Вставка / Подтаблица; щелчок на значке «+» (плюс) слева от записи
Отображение всех подчиненных записей в главной таблице	ввод команды Формат / Подтаблица / Развернуть все

Примечание. Фильтр временно разделяет записи таблицы на два подмножества, одно из которых будет показано, а другое – нет.    Для отмены фильтра используется команда Записи / Удалить фильтр.

2. Для отмены отображения  подчиненных записей у записи главной таблицы производится щелчок на значке «-» (минус) слева от записи; всех подчиненных записей - применяется команда Формат / Подтаблица  / Свернуть все. 

 

Таблица 5

Операции со столбцами и их выполнение 

 

Наименование операции	Обеспечивающие действия и команды
Переименование столбца	двойной щелчок на заголовке столбца
Вставка столбца	выделение столбца, перед которым осуществляется вставка; ввод команды Вставка / Столбец
Удаление столбца	выделение столбца; ввод команды Правка / Удалить столбец
Скрытие столбца	выделение столбца; ввод команды Формат / Скрыть столбцы
Перемещение столбца	выделение столбца; ухват мышью заголовка столбца и указание его нового расположения
Закрепление столбца	выделение столбца, который должен быть крайним левым при прокрутке таблицы вправо; ввод команды Формат / Закрепить столбцы

Примечание. Для отмены скрытия столбца используется команда Формат / Отобразить   столбцы; для отмены закрепления столбца – команда Формат / Освободить столбцы.

Возможно также изменение макета таблицы, а именно:

• изменение ширины столбцов (Формат / Ширина столбца) и высоты строк (Формат / Высота строки);
• специальное оформление таблицы, задание линий сетки, их цвета и типа, фона и типа границы таблицы (Формат /  Режим таблицы)

и проверка орфографии в текстовых полях (Сервис / Орфография).

 

7. Формирование запросов  в СУБД Access

 

7.1. Возможности, типы  и способы создания запросов 

 

Запрос – это важнейший инструмент для извлечения информации из одной или нескольких таблиц БД. Посредством запроса можно  вносить изменения в саму БД. Запрос может служить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Его результатом является новая таблица, которая может быть просмотрена, проанализирована, а затем сохранена или не сохранена.

Запросы позволяют решать многие задачи, не прибегая к программированию. Например, представлять данные в агрегированном виде, производить вычисления над полями БД, группировать записи и находить для полей итоговые значения с помощью статистических функций: Sum, Avg (соответственно сумма, среднее значений поля); Max, Min (соответственно максимальное, минимальное значение поля); Count (число значений поля) и др.

СУБД  Access  позволяет создавать запросы трех типов: запросы выбора, перекрестные запросы, запросы действия.

Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. Он дает возможность: выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора; включать в результирующую таблицу  поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке; осуществлять вычисления над полями БД; выполнять статистические расчеты для групп записей. Разновидностью запроса выбора является запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующее пользователя значение критерия отбора записей.

Перекрестный запрос представляет собой специальный запрос итогового типа. Он отображает результаты итоговых статистических расчетов  над  значениями некоторого  поля в виде перекрестной таблицы. В ней   значения одного или нескольких столбцов слева образуют заголовки строк,  верхняя строка – заголовки столбцов из значений определенного поля, а на пересечении строк и столбцов – итоговые значения.

Запрос действия   – это запрос, который вносит изменения в саму БД. Существует четыре типа запросов действия:

1) запрос на удаление - удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц БД, для которых задано каскадное удаление связанных записей;

2) запрос на обновление - служит для изменения информации в полях таблицы БД;

3) запрос на добавление - производит добавление записей из таблицы с результатами запроса в таблицу БД;

4) запрос на создание таблицы - создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц БД. Этот запрос полезен в случае: создания таблицы для экспорта в другую БД Access; создания страниц доступа к данным, отображающих данные соответственно указанному моменту времени; создания резервной копии таблицы; создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

СУБД Access позволяет создавать запросы  с помощью Мастеров и с помощью Конструктора. Мастера используются для создания следующих запросов:

• простого запроса на выборку полей из источника запроса и подведение итогов;
• перекрестного запроса;
• запроса на поиск повторяющихся записей в таблице;
• запроса на поиск записей, не имеющих  подчиненных им записей в другой таблице.

С помощью Конструктора можно создать любой запрос выбора, перекрестный запрос, запрос действия. 

 

 

 

7.2. Создание запроса  выбора 

 

Для создания запроса выбора с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора запроса, выполнив действия:

Окно БД Þ объект Запросы Þ [Создать] Þ

окно Новый запрос Þ выбрать Конструктор Þ

окно Добавление таблицы Þ выбрать таблицы-источники запроса Þ

[Закрыть].

Окно Конструктора запроса имеет вид как на рис. 1. 

 

Рис. 1. Окно Конструктора запроса  

 

Оно разделено на две панели.  

Верхняя панель содержит схему данных запроса. В ней  представлены списки полей, выбранных в качестве источника запроса таблиц и запросов. Если ранее была создана связь между этими таблицами, то она показывается на схеме  данных. В противном случае может отображаться связь, автоматически созданная системой Access. Пользователь может сам установить новую связь между таблицами.

Нижняя панель  есть бланк запроса по образцу (QBE-запроса). Он представлен в виде таблицы, предназначенной для определения структуры  результирующей таблицы запроса и задания условий отбора данных из таблиц. Каждый столбец бланка относится к одному полю таблицы. Строки бланка имеют следующее назначение:

• Поле – указывает имена полей, участвующих в формировании  запроса;
• Имя таблицы - указывает имена  таблиц, которым принадлежат эти поля;
• Сортировка – дает возможность отсортировать записи в результирующей таблице запроса;
• Вывод на экран – позволяет управлять отображением полей в этой таблице;
• Условие отбора – служит для задания условий отбора записей;
• или – позволяет объединять условия отбора логической операцией ИЛИ. При этом условия отбора могут указываться в нескольких строках бланка запроса.

Включение отдельных полей в бланк запроса можно выполнить одним из следующих способов: