Эффективные презентации

Министерство образования  и науки РФ

Федеральное Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Кузбасский Государственный  технический университет имени

Т.Ф. Горбачева»

Кафедра социально-культурного  сервиса и туризма

 

По дисциплине: Мультимедийные технологии в социально-культурном сервисе и туризме

 

Реферат

На тему: «Эффективные презентации»

 

 

 

 

Выполнила:

студентка СТт-091

Поварич Полина

Проверила

ст. преподаватель:

Рейзенбук К.Э.

 

 

 

 

Кемерово 2013

Презентация - это форма представления информации с помощью разнообразных технических средств и без них. Как правило, с помощью презентации представляются новые проекты, товары, акции, услуги, идеи, предложения и т.п. Основная задача презентации – сделать так, чтобы ее объект заинтересовал аудиторию. Для этого составляется план презентации, в соответствии с которым подбираются различные эффекты: графика, видеоряд, раздаточный материал, цветовое и звуковое оформление и другие средства. Презентация должна быть как можно ярче и интереснее, что бы ее было легко понять и запомнить.

Презентации можно разделить на следующие виды по типу их носителя:

1. Бумажные презентации:

Бумажные презентации, как  правило, используются в качестве раздаточного материала во время выступления, либо могут быть представлены отдельным  лицам для индивидуального ознакомления. В плане восприятия они не очень  эффективны. Ведь, если бумажные презентации  используются во время выступления, то источник получения информации не один для всех, а у каждого свой, поэтому при таком виде презентации  бывает сложно добиться синхронизации  внимания и понимания всех участников мероприятия. К тому же возможности  бумаги как источника получения  информации достаточно ограничены: можно  улучшать качество полиграфии и графики, но произвести такой эффект вовлеченности  аудитории, как с помощью интерактивных или мультимедийных презентации не получится.

2. Электронные презентации:

Электронные презентации  демонстрируются на экране монитора, плазменной панели или с помощью  проектора. Этот вид презентаций  имеет все технологические и  функциональные возможности, необходимые, для наиболее понятного визуального представления информации и произведения хорошего впечатления на публику. Такие презентации поддерживают анимацию, видео, звук и интерактивные элементы – все эти возможности можно направить на создание незабываемого эффекта.

Виды электронных презентаций  по технике их демонстрации:

1. Интерактивные презентации, выполняющиеся под управлением пользователя. Используются при демонстрации материала докладчиком перед аудиторией. Процессом демонстрации такой презентации управляет ведущий, сопровождая демонстрацию презентации своими комментариями. Также презентации такого типа могут показываться в выставочных и торговых залах на экранах информационных киосков, только в этом случае презентацией управляет зритель - человек, которому адресована эта информация.
2. Непрерывно выполняющиеся презентации. Презентации такого вида используются без участия пользователя. В основном демонстрируются на плазменных панелях и мониторах в презентационных, торговых залах, выставочных стендах и других местах скопления целевой аудитории.

Виды электронных презентаций  по типу формата:

1. Презентации, выполненные в Power Point. Эти презентации являются наиболее легкими в создании. Power Point позволяет создавать простые презентации в виде слайд-шоу, добавляя анимацию, звук и сценарии. Презентации такого типа могут хорошо выглядеть, если созданы профессиональным дизайнером и все ее ингредиенты – графика, текст, анимация – выполнены в едином стиле.
2. Презентации, выполненные в формате PDF. Презентации такого типа представляют собой набор статичных страниц и идеально подходят для почтовых рассылок или распечатки на принтере. Главными воздействующим факторами в таких презентациях являются красивый дизайн и правильно представленная информация. Основные достоинства – простота, удобство, небольшой размер файла. Недостаток – статичность.
3. Презентации, выполненные в формате Flash. Этот вид презентаций наиболее технологичен и функционален, потому что технология Flash ни чем не ограничивает дизайнера в воплощении творческого замысла. Flash поддерживает векторную, растровую графику, анимацию, видео, звук, скрипты. Создать красивую и функциональную Flash-презентацию способен только профессиональный flash-дизайнер.

Виды электронных презентаций  по способу представления информации:

1. Статичные презентации – вид презентаций, на которых информация представлена в статике в виде картинок и текста.
2. Анимированные презентации – вид презентаций, на которых информация представлена с использованием анимации.
3. Мультимедийные презентации – вид презентаций, в которых применяются анимация, графика, текст, интерактивные элементы, звук, видео.
4. Видео презентации - вид презентаций, в которых информация представлена в виде видеофильма;
5. 3D-презентации - вид презентаций, в которых информация представлена с использованием трехмерной графики и трехмерной анимации.

Виды презентаций по их назначению:

1. Маркетинговые презентации.
2. Обучающие презентации.
3. Научные презентации.

В независимости от выбранного типа и вида презентации, главным остается ее содержание и качество исполнения. Только качественно созданный контент способен оставить хорошее впечатление у аудитории и тем самым помочь воплотить планы в жизнь. Профессиональный дизайнер способен сделать красивую презентацию как в статическом виде, так и в мультимедийном формате.

Подготовка любой эффективной  презентации состоит из нескольких этапов:

1. Анализ аудитории;
2. Разработка вступления, основной части и заключения презентации;
3. Разработка демонстрационно-наглядных материалов;
4. Написание текста презентации;
5. Подготовка ответов на возможные вопросы из аудитории;

Первый этап это анализ аудитории на которую будет ориентирована  информация изложенная в презентации. Это базовый этап презентации, так как именно для аудитории речь и делается, этому этапу необходимо уделить особое значение. Можно добиться лучшего результата, если знать характеристики будущей аудитории и использовать полученные данные в подготовке к речи. Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая, чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

Второй этап в подготовке презентации  это разработка вступления, основной части и заключения презентации. Если не сделать презентацию легкой для понимания, возможно аудитория  не отреагирует на нее нужным образом. Для максимального эффекта и  достижения намеченных целей, после  анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации придавая этому ничуть не меньшее значение.

Вступление текста презентации  должно быть недолгим, должно начинаться с приветствия и знакомства с  аудиторией.

Основная часть, или главная  идея, должна служить стержнем, на который  каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от оратора информацию. Это подобно рекламному девизу, который  напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Главная цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих интересным.

Заключение может содержать  «закрепление» полученной информации аудиторией.

Третий этап, разработка НАГЛЯДНЫХ  МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОв. Наглядные материалы помогают как оратору, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий. Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора. Существуют два основных типа наглядных пособий текстовые и графические. Текстовые помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании. Графические иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании. Как текстовые, так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны, написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой  диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком. Когда представляют наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели одновременно и слушали оратора и извлекали смыл из материалов. Во-первых, нужно удостовериться, что все видят демонстрируемые материалы, дать аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь. Одно наглядное пособие должно выражать одну идею. Иллюстрировать необходимо только главные пункты, а не всю презентацию.

При выступлении не рекомендуется  читать то, что написано на наглядном  пособии, вместо этого нужно перефразировать  и дополнить информацию. Существует несколько вариантов наглядных  пособий:

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от  речи оратора, и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда последствиями.
2. Доски. Когда вы адресуете выступление небольшой группе людей и хотите нарисовать главную мысль, то доски для мела или маркера являются здесь наилучшим средством. Но это в некоторых ситуациях не достаточно формально и отнимает время от вашего выступления.
3. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны, можно повесить несколько таких диаграмм по одной на каждый пункт выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые.
4. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Если цель создать формальную, профессиональную атмосферу, слайды - лучший путь для этого. Кроме того они предлагают самые широкие возможности. Из недостатков следует отметить, что на время показа слайдов оратор теряет контакт с аудиторией, т. к. свет придется выключить.

Четвертый этап это составление  текста для презентации. От текста зависит  то, как будет воспринята информация, которую хотели донести до слушателя. Текст должен быть ярким, грамотным  и легкодоступным в понимании. Как  говорилось выше, то, что представлено на слайдах не должно проговариваться оратором. После того, как текст будет написан, стоит приступить к его тренировке. Когда распланирована и подготовлена вся речь нужно выбрать для себя подходящий вид, их тоже несколько.

1. Запоминание. Используя этот вид речи нужно избегать запоминания речи целиком, особенно, если она длинная. Таким образом, оратор не привязывается к тексту и сможет контролировать любую ситуацию, редактировать речь по ходу выступления и отвечать на вопросы.
2. Чтение. Если речь очень важна и чрезвычайно формальна и не предполагает взаимодействия с публикой, то вполне допускается чтение текста. Однако все равно следует потренироваться, чтобы научиться читать, не теряя контакта с аудиторией.
3. Речь с использованием заметок. Презентация с использованием короткого плана является наиболее эффективной и легкой в приготовлении и проведении. Оратор не теряет контакта со слушателями, становится более гибким, приспосабливается к ситуации, делая речь одновременно и более интересной и запоминающейся для слушателей и делая наибольшую выгоду для себя.
4. Спонтанная речь. Естественно лучше, если речь будет заранее подготовлена, но наверняка в жизни часто бывает, когда возможности для этого просто нет. Например, попросили на каком-либо совещании сказать несколько слов о работнике, в такой ситуации не надо спешить, можно сделать паузу, подумать о чем нужно говорить и говорить, стараясь делать это логично, избегая при этом резкого перехода с темы на тему.

Самое главное это говорить только тогда, когда знаешь о чем говоришь.

Существует один очень эффективный  прием, записать свое выступление на пленку, объективно пронаблюдать результат. Потренировать речь перед зеркалом.

Самое главное в презентации  это успешная речь, которой можно  добиться, преодолев страх и волнение. Во-первых, подготовить материалов больше, чем это необходимо. Лишние знания в комбинации с интересом  к теме очень помогут.

Думать нужно положительно об аудитории, о себе и о том, что вы говорите. Остановка и замешательство только усилят чувство провала презентации. Наилучшим путем для проведения эффективной презентации возможно является попытка концентрации на объекте обсуждения и на публике - не на самом себе. Говорить нужно громко, спокойно, ходить медленно, стоять лицом к аудитории.