База данных для работника деканата очного отделения

Пользователь должен иметь возможность:

• изменять и добавлять данные в таблицы;
• производить выборку данных по различным параметрам;
• печатать отчеты с необходимыми данными.

 

3.2 Разработка базы данных  в СУБД MS Access

Первым шагом разработки любой базы данных будет являться создание таблиц. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц. Таблица – совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а строки – записями. Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска. Допустимое количество полей в записи – 255. У каждой таблицы имеется уникальное имя. В базе данных должна быть представлена отдельная таблица для каждого большого набора элементов, например, для записей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таблицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных. Создавать таблицы можно тремя способами:

• с помощью мастера (если при создании таблицы требуются подсказки об элементах, которые следует в нее включать);
• в режиме конструктора (если вы точно знаете, какие параметры полей вам нужны). В отличие от мастера, этот способ не предполагает пошагового процесса и требует больше усилий по отладке таблицы;
• посредством ввода данных и определения полей в режиме таблицы. Этот способ применяется при необходимости настроить простую таблицу и быстро ввести данные. Однако в отличие от работы с мастером или в режиме конструктора при этом нельзя задать многие параметры таблицы.

Для данной базы данных создается шесть таблиц в режиме конструктора, так как этот режим является наиболее удобным.

1. «Студенты».
2. «Группы».
3. «Преподаватели».
4. «Дисциплины».
5. «Зачет».
6. «Экзамен».

Таблица «Студенты», представленная на рисунке 1, содержит следующие поля:

• «Фамилия»;
• «Имя»;
• «Отчество»;
• «Дата рождения»;
• «Адрес»;
• «Телефон»;
• «Группа».

Рисунок 1 – Таблица «Студенты» в режиме конструктора

 

Таблица « Группы» содержит список групп для использования в других таблицах. Таблица «Дисциплины» имеет идентичную структуру и создана с аналогичной целью.

Таблица «Преподаватели», представленная на рисунке 2, содержит следующие поля:

• «Фамилия»;
• «Имя»;
• «Отчество»;
• «Должность».

Рисунок 2 – Таблица «Преподаватели» в режиме конструктора

Таблицы «Экзамен» и «Зачет», представленные на рисунке 3, содержат поля с наименованием дисциплины, фамилией студента, номером его группы и результатом.

Рисунок 3 – Таблицы «Экзамен» и «Зачет» в режиме конструктора

 

Отличие этих двух таблиц состоит в том что в таблице «Экзамен» поле «Результат» имеет текстовый тип данный с подстановкой значений: неудовлетворительно, удовлетворительно, хорошо, отлично. В то время как в таблице «Зачет» это же поле имеет тип данных логический со значениями «true»/«false», что соответствует – зачтено/не зачтено.

После создания таблиц необходимо спроектировать схему данных с отображением связей между таблицами, как показано на рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема данных

 

Внешняя связь – получается в процессе разбиения первичной схемы на подтаблицы без выполнения алгоритмов нормализации. Они не гарантируют целостность данных.

Внутренняя связь – вызванные выполнением условий алгоритма нормализации. Возникающих на этапе проектирования БД, и остаются на все время ее использования. Сохраняется целостность данных. Различают следующие виды:

1. Один ко многим – одной записи в первой таблице сопоставляются несколько записей в другой. Направление связи определяется в зависимости от направления запроса к БД.
2. Многие к одному – то же самое, что и 1 ко многим, но с другим направлением запроса.
3. Многие ко многим – аналог декартова произведения.
4. Один к одному – полное дублирование обеих таблиц.

Следующим шагом разработки базы данных будет создание запросов на выборку данных по различным параметрам и с различными условиями.

Создается три запроса:

1. Запрос по двоечникам, в котором содержится информация о студентах получившим за экзамен по какой-либо дисциплине оценку «неудовлетворительно».
2. Запрос по отличникам, в котором содержится информация о студентах получившим за экзамен по какой-либо дисциплине оценку «отлично».
3. Запрос по преподавателям, содержащим информацию об отдельно выбранном преподавателе.

Созданные запросы представлены на рисунке 5.

Рисунок 5 – Запросы в режиме конструктора

 

Как видно из рисунка 5, запросы создаются в режиме конструктора, также как и таблицы.

Для выборки в конструкторе запроса необходимо прописать условие отбора под тем полем, по которому будет происходить отбор. В данном случае отбор происходит по полю «Результат». Для запроса по двоечникам в условие отбора прописывается команда «Like ”неудовлетворительно”», что означает – только неудовлетворительно, а для запроса по отличникам – «Like ”отлично”» (только отлично).

Данные условия отбора означают, что в запросы будут выводиться только те строки, значения поля «Результат» которых, соответствует условию отбора.

Для вывода в запросе информации по изменяемому условию, нужно в условие отбора для необходимого поля написать «[Введите Параметр]». Благодаря данной записи, при открытии запроса будет возникать окно в котором нужно указать параметр выборки и в запросе будут отображаться записи удовлетворяющие этому параметру, как это реализовано в запросе по преподавателям, где параметром отбора, показанном на рисунке 6, является фамилия преподавателя.

Рисунок 6 – Параметр отбора

 

Далее необходимо создать отчеты для вывода на печать необходимой информации.

Создается шесть отчетов:

1. «Студенты».
2. «преподаватели».
3. «Дисциплины».
4. «Группы».
5. «Зачет».
6. «Экзамен».

Эти отчеты содержат в себе информацию из таблиц с соответствующими названиями.

Для того чтобы пользователю было удобно работать с разрабатываемой базой данных, необходимо создать формы, главную кнопочную форму и второстепенные формы. Это будет последним этапом разработки базы данных.

В первую очередь, с помощью мастера форм, создаются второстепенные формы. Это формы отображающие информацию из таблиц или забросов базы данных в удобном для восприятия виде. Благодаря этому из таблиц можно легче зрительно «извлечь» информацию, а также улучшить процесс изменения и добавления данных в эти таблицы, так как данные внесенные в форму автоматически сохраняются в соответствующей таблице базы данных.

На рисунке 7 представлены шесть форм отображающих данные из таблиц разрабатываемой базы данных. Они созданы с помощью мастера форм и имеют различное оформление и расположение данных, что говорит о том что каждый может создать себе формы различного вида.

Рисунок 7 – Формы таблиц

 

В отличие от форм таблиц, формы запросов запрещено редактировать, так как запросы являются лишь отображение необходимой информации из таблиц. И благодаря формам отображение информации, как и в предыдущем случае, становиться более воспринимаемым для рядового пользователя.

По подобному принципу разрабатываются и формы для отчетов.

И наконец, чтобы база данных могла считаться полноценной, необходимо разработать главную кнопочную форму, которая будет являться «лицом» разрабатываемой базы данных.

Кнопочная форма создается с помощью «Диспетчера кнопочных форм», как показано на рисунке 8.

Рисунок 8 – Диспетчер кнопочных форм

 

Средствами диспетчера на форме создаются четыре кнопки:

• «Запросы»;
• «Отчеты»;
• «Формы»;
• «Выход».

Кнопка «Запросы» открывает кнопочную форму для просмотра форм запросов, созданных ранее.

Кнопка «Отчеты» открывает форму для просмотра отчетов и вывода их на печать.

Кнопка «Информация» отображает формы с данными из таблиц.

Кнопка «Выход» закрывает базу данных.

Главная кнопочная форма изображена на рисунке 9.

Рисунок 9 – Главная кнопочная форма

 

Далее в настройках устанавливается автозапуск главной кнопочной формы, и разработку базы данных для  работника деканата очного обучения можно считать завершенной.

 

4 Руководство по работе с базой данных

 

Для работы с разработанной базой данных, в первую очередь, ее нужно запустить. Запуск производиться при двойном щелчке левой кнопки мыши но файлу «Деканат очного обучения.mdb».

При запуске перед пользователем возникает окно с главной кнопочной формой, с которой и начинается любая работа с данной базой данных. Как указывалось ранее, главная форма содержит четыре кнопки: «Запросы», «Отчеты», «Формы» и «Выход».

При нажатии на кнопку «Формы» открывается кнопочная форма для просмотра информации таблиц, как представлено на рисунке 10.

Рисунок 10 – Кнопочная форма «Формы»

 

На данной форме расположены кнопки с именами таблиц, и нажатие на каждую из них выводит на экран форму с данными таблиц базы данных. В открываемых формах можно изменять существующие данные в таблицах, а также добавлять в таблицы новую информацию. Кнопка «Выход» позволяет вернуться на главную форму.

При нажатии на кнопку «Запросы» открывается кнопочная форма для просмотра запросов, как представлено на рисунке 11.

Рисунок 11 – Кнопочная форма «Запросы»

 

На данной форме расположены кнопки с именами запросов, и нажатие на каждую из них открывает запрос с идентичным именем. Кнопка «Выход» позволяет вернуться на главную форму.

При нажатии на кнопку «Отчеты» открывается кнопочная форма для просмотра и печати отчетов, как представлено на рисунке 12.

Рисунок 12 – Кнопочная форма «Отчеты»

 

На данной форме расположены кнопки с именами отчетов, и нажатие на каждую из них открывает отчет с идентичным именем для просмотра и печати. Кнопка «Выход» позволяет вернуться на главную форму.

Кнопка «Выход» на главной кнопочной форме закрывает базу данных.

 

Заключение

 

В ходе разработки данного курсового проекта была создана база данных для работника деканата очного отделения, тем самым были решены задачи курсового проекта и достигнута поставленная цель.

Анализ предметной области и объекта проектирования позволил определить функциональные требования к базе данных, на основании которых проводилась разработка базы данных.

С помощью разработанной базы данных работник деканата очного отделения сможет производить учет информации по студентам, группам, преподавателям, дисциплинам и так далее. Благодаря удобным формам можно без труда производить редактирование учтенной информации, а также выводить на печать отчеты с необходимой информацией.

На примере разработанной базы данных для работника деканата очного отделения, предоставлены  к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности СУБД Microsoft Access. Эта программа достаточна проста и удобна в обращении. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и прочее). А при наличии необходимых знаний и навыков позволяет улучшить процесс создания необходимых элементов в режиме конструктора.

На основании выше сказанного можно утверждать что база данных разработанная в СУБД MS Access  в практическом применении удобна и достаточно эффективна. Все зависит от пользователя, объема располагаемых им знаний и умения ими воспользоваться.

 

Список использованных источников

 

1. Агибалов, А.В. Автоматизированные системы обработки экономической информации / А.В. Агибалов. – Воронеж : ВГАУ, 2012. – 78с.
2. Аткинсон, Л.М. MySQL. Библиотека профессионала / Л.М. Аткинсон. – М. : Вильямс-Москва, 2002. – 624 c.
3. Бекаревич, Ю.Б. Самоучитель Microsoft Access / Ю.Б. Бекаревич. – СПб. : БХВ-Петербург, 2009. – 720 с.
4. Гончаров, A.Ю. Microsoft Access в примерах / А.Ю. Гончаров. – М. : ИНФРА-М, 2013. – 256 с.
5. Гончаров, А. Ю. Access 2007. Самоучитель с примерами / А.Ю. Гончаров. – М. : КУДИЦ-ОБРАЗ, 2012. – 272 с.
6. Грабер, М.С. SQL. Справочное руководство / М.С. Грабер. – М. : Лори, 2001. – 354 c.
7. Дейт, К.Дж. Введение в системы баз данных / К.Дж Дейт. – СПб. : Вильямс, 2008. – 848 с.
8. Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработки, реализация / Т.С. Карпова. – СПб. : Питер, 2011. – 303с.
9. Когаловский, М.Р. Технологии баз данных на персональных ЭВМ / М.Р. Когаловский. – М. : Финансы и статистика, 2011. – 45с.
10. Когаловский М.Р. Системы управления базами данных /  М.Р. Когаловский. – М. : Финансы и статистика, 2011. – 245с.
11. Кузнецов, С.Д. СУБД и файловые системы / С.Д. Кузнецов. – М. : Майор, 2010. – 176с.
12. Михеева, В.Д. Microsoft Access / В.Д. Михеева. – СПб. : БХВ-Петербург, 2007. – 1040 с.
13. Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс / С.В.Симонович. – СПб. : Питер, 2008. – 639с.
14. Яргер, Р.Дж. MySQL и mSQL: базы данных для небольших предприятий и Интернета / Р.Дж. Яргер. – СПб. : Символ-Плюс, 2010. – 560 c.
15. Свободная энциклопедия Wikipedia [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа : http://ru.wikipedia.org//
16. Программы для автоматизации работы ИТ-отдела и управления инфраструктурой компании [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – Режим доступа : http://www.hwinspector.com//