Пути и средства повышения эффективности управления организацией на примере ООО ТД «Яркей»

Результаты всех проведенных работ  должны быть формализованы, то есть закреплены в регламентных документах предприятия. Для этого все этапы завершаются  подготовкой соответствующих Положений: Положение о финансовой структуре; Положение о бюджетной структуре; Положение об учетной политике; Положение о планировании; Положение о финансово-экономическом анализе.

Описанный порядок работы иллюстрирует схема на рис. 3.1.

Программный продукт представляет собой инструмент, созданный для решения определенных задач. В качестве программного модуля для автоматизации бюджетированию мы предлагаем приобрести «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое управление», разработанная фирмой 1С при участии КВФ «Инталев». Данная программа требует минимальных затрат на установку и предварительную настройку. В качестве платформы для автоматизации используется учетная многопользовательская система «1С:Предприятие 8.0», которая на нашем предприятии установлена и успешно работает 2,5 года.

Автоматизированная система бюджетирования состоит из следующих составляющих:

1. Система бюджетов. Это карта отчетной информации, по которой руководители будут определять свое состояние, судить о достижении своих целей, или отклонении от них.
2. Финансовая структура. Это отдельные отделы нашего предприятия, у каждой из которых должна стоять своя определенная задача, и должны быть определены свои показатели успешности выполнения этой задачи.
3. Аналитик управленческого учета. Анализ выполнения плана, и особенно анализ отклонений, полезно проводить по дополнительным аналитическим признакам, которые будут добавлять полезную информацию для руководителя и помогать в выработке корректирующего действия.
4. Технических параметров, обеспечивающих хранение и обработку данных. Эти параметры зависят от выбранной программы. В предлагаемой нами программе надо будет определить сценарии планирования, твердую валюту системы, способ ввода фактических данных и т.п.

Схема управления применительно к бюджетированию имеет вид, представленный на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1. «Петля управления» применительно к бюджетированию

Бюджетное управление базируется на данных бюджета о движении денежных средств, показывающий платежеспособность компании; бюджета доходов и расходов (или прибылей и убытков), содержащий информацию о рентабельности деятельности компании; бюджета по балансу, содержащий информацию для определения стоимости компании.

На рисунке 3.2 показан конкретный пример автоматизации процесса планирования для нашего предприятия:

Рисунок 3.2. Логическая схема бюджетов

Рассмотрим на практическом примере  реализацию технологии бюджетирования. Ввод первичных бухгалтерских документов осуществляется в системе «1С:Предприятие 8.0» и одновременно передаются в модуль «1С:Предприятие, Конфигурация «Финансовое планирование», где отражаются в столбце «Факт» соответствующих бюджетов.

Для реализации подобной схемы в  системе разработаны соответствующие  бюджетам документы. Следует отметить, что внесение информации в систему по части бюджетов удобно выполнять не только через документы (в терминах 1С), а через электронные таблицы, которые свободно интегрируются в систему «1С:Предприятие 8.0». Часть данных является расчетными показателями. Для этого в системе разрабатываются соответствующие справочники.

Недостаточно просто разработать  объекты и формы отчетности. Процесс  составления планов – есть коллективный процесс работы менеджеров, в течение  которого планы обсуждаются, корректируются, утверждаются.

Рассмотрим этот процесс на примере  планирования накладный расходов.

1. Финансовый директор (менеджер) делает в системе пометку о начале планирования.
2. Автоматически всем указанным ранее пользователям рассылается сообщение о начале планирования следующего периода, и о сроках предоставления плана. Все это в «1С» можно реализовать.
3. Например, начальник отдела ИТ, в числе прочих ответственных, получает указанное сообщение и начинает планировать, допустим, следующий месяц.
4. Он указывает номер декады (недели, точную дату – все зависит от выбранной модели), статью расхода и сумму. Кстати, планируя закупку нового компьютера, автоматическим можно спланировать его амортизацию по специальному или общему графику, спланировать график оплаты исходя из договора с поставщиком техники и т.д.
5. Завершив планирование, менеджер оценивает свои планы, что-то меняет и ставит отметку.
6. Автоматически система формирует сообщение, что тогда-то такой-то меняет и ставит отметку.
7. Финансовый директор, таким образом, получает автоматически консолидированную информацию от всех отделов.
8. Затем, как правило, полученные планы не удовлетворяют финансового директора (а может – генерального директора). Финансовый директор или дает задания подразделениям что-то изменить, или в пределах дозволенного меняет сам. Но с автоматическим предупреждением всех заинтересованных лиц.
9. В результате в системе формируются приемлемые для всех сторон (естественно, с учетом их веса) <span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439