Понятие коммерческой информации и её виды

                                                 СОДЕРЖАНИЕ

 
ВВЕДЕНИЕ 
1. КОММЕРЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИИЯ И ЕЕ ЗАЩИТА                                                 
1.1 Понятие коммерческой информации и её виды                                 1    
1.2 Виды закрытых документов и сведений                                             4     

1.3 Товарная информация                                                                           9  
2. КОММЕРЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ ЗАЩИТА В

ООО «САТЕЛЛИТ»                                                                                  13     
3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ                                                       17   
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ                                                                                                     
                                                                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ 
Переход к рыночной экономике, появление большого разнообразия организационно – правовых форм предприятий, широкое распространение частной инициативы и предпринимательства способствовали развитию оптовой и розничной торговли. За время рыночных преобразований, в торговле сложилась настоящая конкурентная среда. 
 
Ежедневно в оптовые торговые предприятия, в магазины поступает огромное количество товаров, тары, денежных средств. Многообразие торговых предприятий, их высокая насыщенность товарной массой, способствовали появлению большого числа рабочих мест. 
 
В современных условиях рыночных отношений успешно работать могут только те фирмы, руководство и специалисты которых располагают полной, достоверной и своевременной информацией, которая представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность. Для предпринимателя зачастую наиболее ценной является информация, которую он использует для достижения целей фирмы и разглашение которой может лишить его возможностей реализовать эти цели, то есть создает угрозы безопасности предпринимательской деятельности. Конечно, не вся информация может, в случае ее разглашения, создавать эти угрозы, однако существует определенная ее часть, которая нуждается в защите. 
ЗАДАЧИ:

- дать понятие коммерческой  информации и ее виды ;

- распознать виды закрытых  документов и сведении;

- выявить товарную информацию;

- раскрыть коммерческую  информацию и ее защиту в  ООО «Сателлит»;

- дать рекомендации по  улучшению деятельности предприятия.

1.КОММЕРЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИИЯ И ЕЕ ЗАЩИТА                                                 
1.1. Понятие коммерческой информации и её виды 
Коммерческая информация – это сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг. 
Во всех фирмах и предприятиях создается информационная база, которая хранит и учитывает данные, содержащиеся в научных отчетах, научно – исследовательских организаций и вузов, в статистических материалах различных ведомств, в результатах маркетинговых исследований рынка и др.

Под маркетинговым исследованием рынка понимается целенаправленное изучение отдельных элементов рынка: система планирования ассортимента и объема выпускаемых изделий; определение цен; распределение товаров между выбранными рынками и стимулирование их сбыта с целью удовлетворения потребностей. В процессе маркетингового исследования определяют рыночную проблему, разрабатывают план исследований. Потом организуют сбор информации, такими методами как: эксперимент, наблюдение, опрос, исследование. Анализируют собранные данные и обобщают результаты в общем отчете, которые используют в маркетинговой и коммерческой деятельности фирм. 
Виды коммерческой информации 
·        информация о потенциальных возможностях торгового предприятия, его конкурентоспособности. 
Она необходима для оценки сильных и слабых сторон деятельности предприятия, правильного определения направлений развития. Целью является обеспечение устойчивого экономического положения. Анализируются результаты хозяйственной деятельности предприятия и его экономический потенциал. 
 

                                                       1

При оценке конкурентоспособности предприятия учитывают использование передовой технологии и новой техники, финансовую устойчивость, наличие конкурентоспособного товара на рынке. Всё это и многое другое определяют конкурентоспособности предприятия на рынке и спланировать укрепление его позиций. 
·        информация о конъюнктуре рынка. 
Включает в себя сведения о спросе и предложениях на рынке, его сегментах, ёмкости, характере, уровне цен, рыночной конкуренции и т.д. Под конъюнктурой рынка понимается состояние рыночных отношений в определенный период, определенным состоянием спроса и предложения на товар, т.е. фактическими розничными ценами на них. 
При изучении информации о спросе и предложении нужно учитывать их соответствие. При повышении спроса над предложением, возникает неудовлетворенный спрос.

При нехватке спроса, накапливаются излишки товаров. Так же учитывают географическое положение и месторасположение рынка, его границы и региональные различия, ёмкость и степень открытости, степень насыщенности товарами и уровень цен. 
·        информация о покупателях и мотивах покупок. 
Основа для принятия коммерческих решений. В неё входят: численность населения, состав, традиции и обычаи, уровень доходов, типы покупателей и т.д. Анализ снижает риск выпуска или закупки неходовых товаров, обеспечивает увеличение объёмов реализации товаров, укрепляет финансовую устойчивость торгового предприятия.   
·        информация о конкурентной среде. 
 

 

                                                        2

Содержит данные о конкурентах – поставщиках товаров и о конкурентах – покупателях. Информация о конкурентной среде позволяет коммерческим структурам объективно оценивать их реальное положение на рынке. Изучая конкурентов – поставщиков, выявляют их позицию на рынке, характеристику предлагаемых ими товаров, финансовое положение, надежность и гарантии договорных обязательств и др. Изучая конкурентов – покупателей, выделяют их сильные и слабые стороны, оценивают позицию своего предприятия на рынке. 
·        информация о требованиях рынка  к товару.  
Необходима для правильного выбора товаров и услуг. Коммерческие службы должны хорошо знать потребительские свойства и особенности товаров, их состав, производство и применение. Рассматривать товары в динамике, учитывать спрос покупателей и объём продаж на протяжении всего периода, когда товар покупается на рынке. 
Коммерсанты должны учитывать соответствие цены товара с его качеством, так же учитывают престижность товара – степень его признания на рынке, положительное общественное мнение о товаре, соответственно высокая цена. В зависимости от дохода покупателя, он приобретает товар соответствующий его общественному положению. Поэтому предприятие должно иметь представление о верхних и нижних пределах цен. Упаковка товара и рекламное оформление должны подчеркивать преимущества товара и способствовать ускорению его реализации. 
На основе анализа коммерческой информации торговые предприятия принимают коммерческие решения, связанные с куплей – продажей товаров.  

 

 

                                                      3

1.2. Виды закрытых документов  и сведений 
Выделяют следующие виды коммерческой информации: 
1. Деловая информация: 

• сведения о контрагентах;
• сведения о конкурентах;
• сведения о потребителях;
• сведения о деловых переговорах;
• коммерческая переписка;
• сведения о заключенных и планируемых контрактах.

2. Научно-техническая информация: 

• содержание и планы научно-исследовательских работ;
• содержание “ноу-хау”, рационализаторских предложений;
• планы внедрения новых технологий и видов продукции;

3. Производственная информация: 

• технология;
• планы выпуска продукции;
• объем незавершенного производства и запасов;
• планы инвестиционной деятельности.

 
                                                      4

4. Организационно-управленческая  информация: 

• сведения о структуре управления фирмой не содержащиеся в уставе;
• оригинальные методы организации управления;
• система организации труда.

5. Маркетинговая информация: 

• рыночная стратегия;
• планы рекламной деятельности;
• планы обеспечения конкурентных преимуществ по сравнению с продукцией других фирм;
• методы работы на рынках;
• планы сбыта продукции;
• анализ конкурентоспособности выпускаемой продукции.

6. Финансовая информация: 

• планирование прибыли, себестоимости;
• ценообразование – методы расчета, структура цен, скидки;
• возможные источники финансирования;
• финансовые прогнозы.

 

 

                                                     5

7. Информация о персонале  фирмы: 

• личные дела сотрудников;
• планы увеличения (сокращения) персонала;
• содержание тестов для проверки вновь принимаемых на работу.

8. Программное обеспечение: 

• программы;
• пароли, коды доступа к конфиденциальной информации, расположенной на электронных носителях.

Как правило, именно перечисленная выше информация в наибольшей степени интересует конкурентов, партнеров, банки, криминальные структуры. 
Процесс обеспечения сохранности документов, содержащих коммерческую информацию, осуществляется в соответствии с основными стадиями “жизненного” цикла документа. Этими стадиями являются: 
1.     Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф (степень конфиденциальности информации), должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка. 

                                                        6

2.     Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается. 
3.     Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ, и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений). 
4.     Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др. 

 

                                                      7

Сотрудники фирмы, работающие с секретными документами и отвечающие за их сохранность, использование и своевременное уничтожение, должны быть защищены от соблазна простым, но надежным способом – высокой заработной платой.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.  
Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки.

 Бланк – лист бумаги  с оттиском углового или центрального  штампа, либо с напечатанным любым  способом текстом (или рисунком), используемый для составления  документа.